Relatórios contábeis: converse sobre eles
As Empresas de Contabilidade são geradoras de informações para gestão de todas as empresas. São relatórios que direcionam a diminuição de custos operacionais, avalia crescimento patrimonial, apresenta carga tributária, dentre outras tantas informações.
O fato é que pequenos empresários não tem o hábito de fazer a leitura desses relatórios e aplicá-los. Alguns dizem não entender, outros não compreendem a importância e outros não tem qualquer interesse.
É importante lembrar que todas as grandes empresas valem-se dessas informações contábeis aliadas a outras de gestão empresarial para dar direcionamento aos negócios e definir metas financeiras, de produção, de remanejamento de pessoal, etc.
Outra vantagem de entender os relatórios contábeis desde sempre é que, conforme a empresa for crescendo e as exigências forem aumentando, o empresário já está acostumado com as demandas e com a leitura dos relatórios, o que simplificará quando tiver que aprender novas ferramentas.
A Contabilidade é uma Ferramenta de gestão muito importante e, independe do tamanho da empresa para que seja necessária.
Faça uso desse instrumento e descubra quantas coisas pode mudar e ajustar na sua empresa.
Qual a vantagem de uma Contabilidade em dia?
Contabilidade, para alguns, pode significar somente montanhas de papéis, burocracia, atrasos e desperdício de tempo.
Para os mais esclarecidos, contabilidade é uma ciência, aplicável ao patrimônio, que resulta em importantes informações gerenciais para empreendedores, administradores, investidores e gestores das organizações, além de ser base para outros usos de caráter obrigatório (como legislação fiscal, trabalhista, previdenciária e societária).
Mas a contabilidade precisa “estar em dia”, isto é, atualizada, ou pode ser meramente um reflexo dos eventos mais distantes?
Contabilidade “em dia” não significa somente que a contabilidade representa os fatos econômicos ocorridos recentemente (20, 30 dias atrás), mas também que as contas que agrupam os valores (como conta Clientes) estão devidamente conciliados, isto é, condizentes com a realidade. Daí resultando em balancetes (ou mesmo balanço) de fatos recentes, “fechando o mês” no dia 5, 10, 15 ou no máximo 20 do mês subsequente.
A vantagem de uma contabilidade “em dia” é óbvia: gerar informações para uso imediato, de forma que o gestor, investidor, administrador ou empreendedor pode tomar decisões mais confiáveis na condução da organização ou na decisão de investimentos.
Uma contabilidade atualizada permitirá, por exemplo, aferir se as alterações organizacionais (em vendas, marketing, finanças) estão produzindo o resultado esperado ou se novas mudanças são necessárias. Devemos reduzir preços para aumentar vendas e assim lucrar mais? Ou devemos fechar a filial “B” e investir recursos na filial “C” para alavancar a margem de contribuição desta última filial? São perguntas importantes – e uma vez tomada a decisão, nada mais importante do que acompanhar seus efeitos com uma contabilidade devidamente atualizada!
Caminhar sem contabilidade, ou com uma contabilidade “antiga” é caminhar no escuro. As vantagens de uma contabilidade “em dia” são por demais óbvias para serem desprezadas.
Quanto a “montanhas de papel”, “burocracia” e outros possíveis “defeitos” da contabilidade (alegado por alguns), vai aí uma dica: que tal dinamizar as informações, de forma que os sistemas sejam integrados à contabilidade, evitando os trâmites de papéis? Que tal reduzir o número de “carimbos” e realizar uma simplificação nos procedimentos, de forma que imediatamente à recepção do documento na empresa o mesmo já seja contabilizado (por sistema integrado) e possa – independentemente de seu trâmite interno – ser conhecido por todos os gestores que utilizam os dados contábeis?
Contabilidade “em dia”, para não ter a empresa “atrasada” na avaliação de seus negócios!
Dados inconsistentes: um dos maiores desafios do eSocial
Anunciado em meados do ano passado, o eSocial, também conhecido como SPED Trabalhista e Previdenciário, é considerado pelos especialistas como o projeto mais complexo apresentado até o momento. Ele é um dos pilares do programa de Sistema Público de Escrituração Digital que vem sendo implementado pelo governo brasileiro, cujo objetivo é viabilizar a garantia dos direitos previdenciários e trabalhistas, simplificar o cumprimento das obrigações e aprimorar a qualidade das informações de relações de trabalho, previdenciárias e fiscais.
O primeiro e talvez mais importante passo para o sucesso da adesão ao eSocial é assegurar que os dados cadastrais estejam corretos. Nesta fase, conhecida como “saneamento”, as bases de dados serão revisadas e as inconsistências encontradas serão corrigidas. Caso esta etapa não seja minuciosamente realizada, e a base de dados não estiver correta, o resultado final será comprometido.
Isso acontece, pois, além de padronizar e unificar as informações e obrigações acessórias, o eSocial viabilizará o cruzamento de dados e a efetividade da fiscalização do cumprimento da legislação vigente. Ou seja, com estes processos, o governo objetiva cruzar dados cadastrais, como CPF, PIS, nome e data de nascimento, com as informações já registradas nos sistemas governamentais, evitando divergências ou duplicidades que podem gerar, dentre outros problemas, dificuldades na solicitação da aposentadoria ou benefícios da previdência.
Segundo dados da KMPG, obtidos a partir da plataforma tecnológica da empresa para revisão dos cadastros, nenhuma empresa tem 100% de conformidade em seus registros.
Todas as companhias têm demonstrado um percentual elevado de inconsistências para a maior parte dos principais campos das bases de dados de funcionários e autônomos. Dentre os registros mais importantes, a média de incompatibilidade para o CPF é o campeão, com 21,14% de dados que precisam de correção. Na sequência estão a data de nascimento, com 15,96% de inconsistência; o NIS, com 13,70%; e o nome do colaborador (0,86%).
Recentemente, o governo informou que o prazo para adequação das empresas é de um ano após a publicação da versão definitiva do manual de orientação, que deve ocorrer ao longo deste ano para os diferentes regimes tributários. Além do prazo desafiador, o leiaute técnico do eSocial possui 45 tipos de arquivos distintos que contêm mais de 2 mil campos. De todas as obrigações fiscais do SPED, é a que contempla o maior e mais diversificado conjunto de informações.
Problemas no cadastro das informações dessas bases ocasionam em registros inconsistentes e/ou incompletos, o que exige o saneamento do banco de dados, o primeiro grande desafio para adequação ao eSocial. Executar a revisão das informações das bases de dados, apontar e sanear as principais divergências dos cadastros são etapas extremamente necessárias para atingir o nível de qualidade necessário exigido.
Erros na contabilidade transformam candidatos em ‘milionários’
Erros e omissões distorcem a contabilidade dos partidos e dificultam a tarefa de quem tenta descobrir quanto dinheiro circula pelas campanhas eleitorais. A vereadora Eliza Virgínia Fernandes (PSDB), de João Pessoa, gargalhou ao saber que, como candidata a deputada estadual, declarou ter recebido R$ 89 milhões de doações na prestação de contas entregue ao Tribunal Superior Eleitoral (TSE).
A bolada faz da campanha de Eliza a terceira mais “rica” até agora, perdendo apenas para as de Édio Correa Filho (PP-RJ) e da presidente Dilma Rousseff. Candidato a deputado estadual no Rio, Correa Filho arrecadou, segundo os registros entregues ao TSE, mais de R$ 251 milhões, o dobro do que a campanha de Dilma recebeu. Trata-se de mais um erro.
maior doador da campanha de Correa Filho é o deputado federal Júlio Lopes, candidato à reeleição também pelo PP. Ele teria repassado R$ 251.185.000 ao correligionário, segundo a prestação de contas. A assessoria de Lopes, porém, afirma que o deputado federal doou apenas um cheque de R$ 5 mil, além de material de campanha. Ao estimar o valor de panfletos, cartazes e faixas, a equipe de Correa Filho deve ter digitado um número com zeros a mais, na casa dos milhões, segundo a assessoria de Lopes.
Eliza Virgínia disse também suspeitar que houve erro de digitação em sua prestação de contas. “Não tinha nem ideia e agora vou pedir para o contador retificar. É uma grande piada estar entre os candidatos mais ricos”, afirmou. A candidata, entretanto, brincou que o erro a faria sair no jornal, tornando-a mais “famosa”.
Escritório de contabilidade tem de indenizar por desvios de funcionário
O patrão responde por ato culposo de seu empregado ou preposto. Assim, se o funcionário apropriou-se indevidamente de valores, durante a prestação de serviços, cabe a empresa indenizar o cliente lesado, conforme previsto no artigo 884 do Código Civil.
O argumento levou a 5ª Câmara Cível do Tribunal de Justiça do Rio Grande do Sul a reformar totalmente a sentença que indeferiu ação indenizatória movida por uma empresa de engenharia contra o escritório de contabilidade que lhe prestava serviços.
O juízo de primeiro grau não viu nenhuma responsabilidade do contador no ato do seu funcionário, que não pagava as contribuições previdenciárias e ficava com o dinheiro.
Com a reviravolta do caso, a empresa receberá do escritório de contabilidade os R$ 23,5 mil desviados, devidamente corrigidos, a título de indenização por dano material, mais R$ 10 mil de reparação moral.
O desembargador Jorge Luiz Lopes do Canto, relator, citou a Súmula 341 do Supremo Tribunal Federal: “É presumida a culpa do patrão ou comitente pelo ato culposo do empregado ou preposto”.
Ele ainda baseou-se no artigo 932, inciso II, do Código Civil. O dispositivo responsabiliza o empregador, empregados ou prepostos a repararem os danos causados a terceiros na esfera civil, desde que verificados no exercício do trabalho ou em razão dele.
Canto observou que o contador, mesmo sabendo que seu funcionário já tinha se apropriado de valores em outra empresa, não o afastou de suas funções. Com isso, tornou-se conivente com a conduta delituosa.
‘‘Note-se, ainda, que, diferentemente do que sustentou o réu, a parte autora não efetuou o pagamento dos valores ao preposto do demandado por sua conta e risco, mas por conta de uma relação de confiança estabelecida com o próprio réu, que desde 1994 prestava serviços de contabilidade’’, escreveu no acórdão.
Ação indenizatória.
A empresa de engenharia narrou, na ação indenizatória, que sempre entregou os cheques para pagamento das obrigações fiscais ao mesmo funcionário do escritório de contabilidade que o atendia.
Num determinado período, porém, percebeu que alguns cheques emitidos não foram utilizados no pagamento de tributos. Constatada a apropriação indébita, o caso rendeu Inquérito Policial e, posteriormente, resultou na condenação do funcionário por crime de estelionato.
Em sua defesa, o contador alegou que o escritório não era responsável pelo pagamento dos débitos fiscais, mas pela emissão das guias de recolhimento. Argumentou que o funcionária da empresa de engenharia entregava os cheques ao funcionário do escritório de contabilidade por sua própria conta e risco, já que tinha ciência de que não prestava tal serviço. No curso do processo, o funcionário foi incluído na lide, mas ficou fora por não ter sido encontrado.
Sentença improcedente.
A juíza de Ivortiz Tomazia Marques Fernandes, da 1ª Vara Cível do Foro do Sarandi (Porto Alegre), julgou a demanda improcedente, por entender que a empresa não fez prova da responsabilidade do escritório de contabilidade com os fatos descritos na inicial.
A seu ver, o escritório — dada à natureza da prestação deste tipo de serviço — não tem qualquer responsabilidade sobre os pagamentos dos tributos oriundos da atividade da autora.
Destacou que o fato de o funcionário não ter efetuado o pagamento não imputa ao escritório de contabilidade a responsabilidade pelo inadimplemento, mas evidencia a responsabilidade da própria autora em deixar o pagamento a cargo de uma pessoa não autorizada.
Carteira de trabalho poderá ser emitida por meio eletrônico
A Câmara dos Deputados analisa o Projeto de Lei 7705/14, do Senado Federal, que permite a emissão da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) por meio eletrônico, se houver requerimento escrito do trabalhador.
O projeto acrescenta artigo à Consolidação das Leis do Trabalho (CLT- Decreto-Lei 5.452/43). Pelo texto, o titular da carteira de trabalho expedida em meio físico poderá optar pela sua emissão em meio eletrônico, na forma do regulamento, que disciplinará a transferência das informações contidas no documento físico para o meio eletrônico. Caso seja transformada em lei, a medida entrará em vigor 180 dias após a sua publicação.
O autor da proposta, ex-senador Blairo Maggi, lembra que a carteira de trabalho armazena todas as informações relativas à vida profissional do trabalhador. Para ele, o formato atual da carteira não acompanhou a evolução dos meios de armazenamento de informações. “A informatização da CTPS a protege contra a perda dos dados”, aponta.
Tramitação.
De caráter conclusivo, a proposta será analisada pelas comissões de Trabalho, de Administração e Serviço Público; e de Constituição e Justiça e de Cidadania.
5 Dicas para lidar com tráfego das despesas da empresa para contabilidade
A médio prazo, não haverá mais troca de informações através de papel entre as empresas. Haverão apenas sistemas conversando entre si e nós, profissionais habilitados, analisando esse fluxo de informações e compilando dados para geração de relatórios fiscais e contábeis.
No entanto, por enquanto ainda temos essa demanda de tráfego de informações impressas e devemos nos ajustar a ela. Seguem algumas dicas que podem ajudar bastante nesse processo:
QUAIS DOCUMENTOS MANDAR PARA CONTABILIZAR? Todos! Todos os comprovantes de pagamentos de qualquer tipo de despesa da empresa devem ser contabilizados, assim como, todos os comprovantes de entradas de dinheiro também devem. São estas informações consolidadas que nos ajudam a levantar os RESULTADOS FINANCEIROS da empresa.
ATENÇÃO COM COMPROVANTES INVÁLIDOS – Como dito em matérias anteriores, para cada operação de venda de produtos ou serviços, existem documentos certos para comprovação fiscal e contábil daquela operação. Não se pode substituir a Nota de Venda de Mercadorias, por exemplo, pelo PEDIDO ou ORÇAMENTO.
Esses são documentos gerenciais do vendedor que servem apenas para documentar a relação entre as partes e não os ajustes com o Fisco e com as Leis de Contabilidade. Da mesma forma, nenhum COMPROVANTE DE VENDA, substitui um ECF. Pense nisso quando estiver fazendo uma compra. Da mesma forma que você tem obrigações a cumprir enquanto contribuinte, os outros colegas, parceiros ou vendedores também tem, portanto ninguém pode negar o documento hábil.
EXTRATOS BANCÁRIOS – a escrituração financeira da empresa nos balanços é obrigatória por Lei. Ou seja, para apurar resultados efetivos, deve-se demonstrar todas as operações da empresa, incluindo o que acontece nas contas bancárias. Os profissionais das Empresas de Contabilidade estão aptos para receber e compilar essas informações com sigilo absoluto das informações fornecidas. Por isso é importante conhecer e manter contato para que a confiança se consolide ao longo do tempo.
ANALISE DE RELATÓRIOS – depois de mandar tudo direitinho para a Empresa de Contabilidade levantar os dados, é importante ver os resultados desse trabalho JUNTOS. Ver para onde foram tantas informações e que tipo de INDICADORES elas são capazes de gerar. Quer ter uma empresa de sucesso? Entenda o que os números contábeis estão dizendo a você.
TOME DECISÕES – depois de organizar periodicamente os documentos e mandar para contabilizar, receber relatórios com informações importantes para o crescimento da empresa, agora tome decisões. Converse e entenda o que está impactando os resultados e mude o que precisar ser mudado. Muitas pequenas empresas podem falecer precocemente por falta de conhecimento ou informações relevantes ao seu desempenho. Não tenha medo de saber, ouse acreditar. Mude o que precisar!
Pesquisa aponta profissões em alta no Brasil em 2014; Contabilidade em primeiro
Pesquisa da Robert Half, empresa de recrutamento especializado, mapeou as profissões mais demandadas em 2014 no Brasil. O levantamento inclui as áreas de finanças e contabilidade, mercado financeiro, vendas, marketing, engenharia, seguros e jurídico.
Os cargos em alta são: gerente contábil, gerente de riscos, gerente de vendas, gerente de marketing, engenheiro de vendas, gerente comercial/novos negócios e advogado sênior especializado em consultivo tributário.
O aumento na demanda por esses cargos pode ser explicado em função do momento econômico do país. “Em cenários menos favoráveis, a regra é alavancar vendas, controlar custos e melhorar a eficiência das operações”, afirma Fernando Mantovani, diretor de operações da Robert Half no Brasil.
Confira a lista dos profissionais mais procurados:
1) Finanças e contabilidade: Gerente contábil
O mercado de finanças e contabilidade sofre com uma contínua escassez de profissionais que tenham conhecimentos em inglês e perfil “parceiro do negócio”.
Perfil esperado: formação em contabilidade, com CRC ativo, inglês fluente, atualizado com as normas contábeis brasileiras e internacionais, que seja capaz de entender e influenciar o negócio e que tenha boa comunicação.
2) Mercado financeiro: Gerente de riscos (mercado, crédito, liquidez, operacional)
Os bancos têm se readequado às novas legislações e às regulações do Banco Central. Para isto, a demanda em áreas de controles, compliance e risco está aquecida.
Perfil esperado: Formação em cursos como administração, economia e engenharia, Profissionais analíticos, com perfil organizado e de processos. Inglês fluente é mandatório.
3) Vendas: Gerente de vendas
Momento econômico tem forçado as empresas a apostar na força de vendas para alavancar os resultados e a rentabilidade. A profissionalização de alguns setores, especialmente os relacionados a serviços, vem impactando ainda mais a demanda na área de vendas das empresas.
Perfil esperado: consultivo, com foco na necessidade do cliente e visão global de negócios. O nível da formação acaba ficando em segundo plano e a experiência conta, principalmente, quando se trata de produtos e serviços específicos e relacionamento prévio com clientes-chave.
4) Marketing: Gerente de marketing
A área de marketing vem passando por um momento de reestruturação nos últimos semestres. As organizações optaram por estruturas mais enxutas, ganho de sinergia e agrupamento de mais responsabilidades sob equipes menores. O gerente de marketing com experiência e visão de negócios é mais valorizado nesse cenário.
Perfil esperado: Formação em faculdades de primeira linha, experiência internacional e línguas são valorizadas, principalmente em empresas globais.
5) Engenharia: Engenheiro de vendas
O engenheiro consultivo e integrado ao negócio vem sendo cada vez mais demandado em diferentes indústrias, principalmente quando se trata da área comercial técnica. A indústria dá preferência a contratar engenheiros nas áreas comerciais, pois a formação técnica permite que ele entenda a necessidade do cliente de forma específica para propor soluções completas.
Perfil esperado: Além dos conhecimentos técnicos, as empresas valorizam cada vez mais habilidades como comunicação, visão estratégica, negociação e relacionamento interpessoal. Inglês fluente continua a ser uma exigência para muitos cargos. Formação em faculdades renomadas é um diferencial.
6) Seguros: Gerente comercial/novos negócios
Com a profissionalização e o desenvolvimento da indústria de seguros e resseguros no país, cresceu a demanda por foco em desenvolvimento de relacionamento em novas contas.
Perfil esperado: Capacidade de conquistar novos clientes para aumentar a carteira, além de experiência e habilidade estratégica para identificar as melhores oportunidades no mercado.
7) Jurídico: Advogado sênior especializado em consultivo tributário
Com o aumento da preocupação das empresas em desenvolver planejamentos tributários que possibilitem economia financeira, cresce a demanda por advogados com conhecimento na área.
Perfil esperado: tanto para empresas, quanto para escritórios, os profissionais devem ter formação de primeira linha, especialmente em direito e contabilidade. Para os escritórios é essencial a formação jurídica e para empresas, dependendo do escopo, apenas o contábil supre as necessidades, mas o profissional mais valorizado é o que possui as duas formações. É valorizada a experiência pregressa em empresas de auditoria.
Diga-me como são suas reuniões e eu direi em que empresa você trabalha
Nem sempre o óbvio é devidamente entendido e praticado. O fato é que não pode haver sinergia numa empresa se não houver sinergia em suas reuniões. Reuniões produtivas são essenciais para que se tenha alto desempenho organizacional, gerencial e de equipes, sejam elas permanentes ou de projetos. Se constituem numa ferramenta indispensável para a efetividade do trabalho coletivo e podem ter as mais diversas finalidades, tais como: planejamento estratégico, tomada de decisão, solução de problemas, negociação, comunicação/informação, feedback e avaliação, resolução de conflitos e treinamento. Pesquisas mostram que executivos/gerentes gastam 40%, ou mais, do seu tempo em reuniões. Nos Estados Unidos, por exemplo, são realizadas mais de dois milhões de reuniões por dia.
Portanto, não resta a menor dúvida de que, não apenas as reuniões têm importância incontestável, como também não há quem não tenha muita prática e experiência com elas, pois todos nós já participamos de centenas, ou até milhares, de reuniões. E é justamente nisto que se encontra o grande paradoxo, pois apesar da importância, da prática e da experiência, o que se constata é que, em geral, a efetividade das reuniões é bastante baixa, sendo que, estudos sobre administração do tempo mostram que estão entre as maiores causas de desperdício.
Quem já não participou de uma reunião para discutir o que já havia sido discutido na reunião anterior, ou para constatar que nada foi feito a respeito das decisões tomadas? Ou de reuniões em que se ficam horas e horas em discussões que não levam a lugar nenhum, e cujo produto final foi apenas o de marcar a próxima reunião? O fato é que, apesar de todos estes pontos, as pessoas continuam a se reunir sem parar para pensar e identificar o que seria necessário para que se obtivessem reuniões verdadeiramente efetivas. Continuam a fazê-las quase que automaticamente, como se fossem um castigo, um peso, que tem que carregar. Uma tragédia inevitável.
Portanto, a seguinte questão se coloca: É possível fazer reuniões produtivas, ou isto é uma impossibilidade, em que teremos que concordar com os mais céticos que costumam dizer que um camelo é o resultado do trabalho de uma equipe que pretendia fazer um cavalo para competir em corridas. Ou então, endossar os que dizem que quando não se quiser chegar a lugar nenhum, basta convocar uma reunião. A minha resposta é: Podemos fazer reuniões altamente produtivas, desde que saibamos como fazê-las. Escrevo isto baseado na minha experiência de consultor e em função de resultados efetivamente alcançados. Mas para tanto, três coisas devem ser consideradas:
Reuniões altamente produtivas exigem muita competência, isto porque, se trata de algo extremamente complexo, em que estão envolvidos não apenas os aspectos relativos ao objetivo da reunião, mas sobretudo, os da dinâmica comportamental, como comunicação e administração de conflitos.
Fazer somente um curso sobre reuniões não basta – e este é um erro bastante comum, pois é preciso que se mudem comportamentos. Para que se mudem comportamentos é necessário que se saiba como fazê-lo e que se invista neste sentido. Em geral, as pessoas não aprendem a fazer boas reuniões porque, em vez de entendimento, dedicação e aprendizagem, querem algo bem “facilzinho”, como macetes e dicas. E neste caso, macetes e dicas servem para muito pouco. A grande questão, é que a mudança comportamental passa obrigatoriamente por três fases.
Primeiro vem a consciência da necessidade, que é o momento em que uma pessoa fica internamente convencida e com um forte desejo de mudar. Em que tem plena consciência dos ganhos que terá com reuniões produtivas e dos prejuízos que está tendo e continuará a ter, não apenas em termos profissionais, mas também com desgastes emocionais e estresse. Sem consciência da necessidade não há mudança, pois por mais importante que sejam as reuniões, para a vida profissional e pessoal de alguém, não haverá a força da automotivação.
A segunda fase da mudança comportamental consiste na identificação dos conhecimentos, habilidades e estados mentais necessários para que se tenham reuniões produtivas e da implementação dos procedimentos e práticas necessárias para se adquirir domínio destes aspectos. É nesta fase que aparece a tão conhecida resistência à mudança, em que as pessoas acabam encontrando uma serie de autojustificativas, racionalizações e autocomplascência para continuarem com os comportamentos ineficazes. É sempre preciso ter em mente que a persistência, neste caso, tem um alto retorno.
Finalmente, a terceira fase, que é a da segunda natureza, em que os conhecimentos, habilidades e estados mentais são completamente assimilados e passam a fazer parte do repertório comportamental da pessoa. É neste momento que fazer reuniões produtivas passa a ser uma coisa natural, em que os desvios são prontamente identificados e corrigidos.
Quem não se propuser a passar por estas três fases pode desistir da idéia de ter reuniões produtivas e pode continuar se lamentado pelo tempo perdido com suas reuniões.
Que se deve conhecer, dominar e seguir os 6 pontos fundamentais para que se tenham reuniões produtivas, que são os seguintes: seguir o processo administrativo, saber separar processo de conteúdo, definir e seguir as etapas do processo de realização da tarefa, dar atenção aos aspectos comportamentais e de relacionamento, definir papéis a serem seguidos e difundir e implantar uma cultura organizacional em que reuniões produtivas sejam consideradas um valor.
Vamos a cada um destes pontos fundamentais:
1 – Toda reunião tem que ser conduzida de acordo com as 3 etapas do processo administrativo, isto quer dizer, preparar/planejar, executar/fazer e controlar/avaliar.
A primeira pergunta da preparação deve ser: esta reunião é de fato necessária, ou seria melhor mandar um email, conversar por telefone, ou mesmo pessoalmente com alguém? Sempre tenha presente que uma reunião é uma alternativa para se chegar a determinado resultado. Só faça uma reunião se ela for, de fato, a melhor alternativa. Caso contrário, não perca o seu tempo nem o dos outros.
Outras questões que devem ser consideradas na preparação:
Para que fazer uma reunião? Quais são os seus objetivos e expectativas? Que tipo de reunião quer fazer (planejamento, solução de problemas, tomada de decisão, etc.)? Quem deve ser convocado? Como deve ser arrumada a sala? Como e com que antecedência os participantes deverão ser convocadas para que possam estar devidamente preparados? Quais devem ser os itens da agenda para que a reunião alcance a todos os objetivos da sua convocação? Como serão implementadas as decisões tomadas?
Uma boa parte do sucesso de uma reunião está na qualidade da sua preparação. Sem uma boa preparação, não espere por milagres. Espere por reuniões mal conduzidas e ineficazes.
A execução da reunião deve ter como base o código de conduta. Este código estabelece uma série de regras, entre as quais podemos incluir as seguintes: todos devem participar e são responsáveis pelo resultado da reunião; o clima deve ser amigável; criticar as idéias e não as pessoas; toda pergunta deve ser feita; prestar atenção em quem está falando.
Não deve haver muitas regras. Somente devem ser consideradas aquelas que são indispensáveis para o sucesso da reunião.
Finalmente, após a reunião deve haver o controle/avaliação com dois objetivos: primeiro para efetuar uma breve avaliação do que foi a reunião. Segundo, para acompanhar e implementar as resoluções efetivadas. Deve-se, inclusive, enviar aos participantes, uma breve ata da reunião, o que com, o auxílio da intranet, se tornou bastante fácil.
2 – Saber separar processo de conteúdo.
Tenha presente que qualquer atividade sempre tem, pelo menos, duas dimensões, que são conteúdo e processo. O conteúdo é o tópico ou assunto que está sendo abordado na reunião. Os assuntos podem ser os mais variados, tais como aumento de vendas, redução de custos ou falta de motivação. O processo é a maneira como estes assuntos são abordados, é a seqüência, são as etapas a serem seguidas. Normalmente as pessoas só se preocupam com o assunto (conteúdo) e não dão importância ao processo. E este é um erro que pode ter conseqüências extremamente negativas para a reunião.
De qualquer forma, nesta questão de processo e conteúdo, parece existir alguma coisa bastante interessante que, em certo sentido, se assemelha a um fenômeno que é constatado no estudo da luz. Esta pode se manifestar sob a forma de partícula e sob a forma de onda e, o que se verifica, é que não se pode observar os dois fenômenos ao mesmo tempo. Assim, quem estuda a luz deve escolher se quer tratar do aspecto onda ou do aspecto partícula. Em reunião há algo parecido. É muito difícil que quem procure ver o conteúdo também veja o processo e vice-versa. Assim, pode ser necessário que hajam pessoas diferentes cuidando destes dois aspectos. E quanto mais complexa for a reunião mais haverá necessidade desta diferenciação.
3 – Definir e seguir as etapas do processo de realização da tarefa.
Quer as pessoas queiram, ou não, gostem ou não, não existe nenhuma atividade que não seja feita através de um processo. O fato de não se estar consciente disto é outra historia que, como consequência, ocasiona a adoção de processos com etapas mal definidas e incompletas. Vejamos como exemplo, o processo de tomada de decisão e solução de problemas. Este processo deve ter as seguintes etapas: 1- definição do problema, 2 – diagnóstico da situação, 3 – formulação de alternativas, 4 – escolha da solução e 5 – implantação da decisão. Quando as pessoas não estão conscientes do processo, acabam pulando etapas ou passam superficialmente por elas, freqüentemente se prendendo em aspectos periféricos e de somenos importância.
Assim, é muito comum as pessoas procurarem encontrar a solução de um problema, sem antes terem feito bem o diagnóstico. Ou, por não conhecerem bem tudo o que é necessário fazer na etapa da escolha da solução, não se dar conta dos efeitos secundários da solução escolhida, e acabam gerando problemas maiores do que aquele que queriam resolver. Definindo-se o processo, os participantes da reunião sempre podem avaliar se estão no caminho certo.
4- Dar atenção aos aspectos comportamentais e de relacionamento.
Aqui está um dos maiores obstáculos à existência de reuniões produtivas. Existem três tipos de comportamentos numa reunião, que são os de tarefa, manutenção e os voltados para o eu. Os comportamentos de tarefa são aqueles que se referem ao conteúdo e aos processos a serem seguidos. Os de manutenção se referem aos relacionamentos entre os participantes, ao clima que deve existir. Visa obter a contribuição de todos e integração. Os comportamentos voltados para o eu são comportamentos destrutivos. São as agendas ocultas, que ao se manifestarem fazem com que os participantes da reunião percam o foco, caiam em conflitos de personalidade e tentativas de dominação dos demais. São as conversas paralelas, as manipulações e invejas. É aquele: “se não puder ser eu, então não será mais ninguém”.
Estes comportamentos voltados para o eu, muitas vezes, se manifestam de forma sutil, dificilmente perceptíveis. As vezes, sob a forma de colaboração há um movimento para derrubar o outro. De qualquer forma, é preciso estar atento a dois tipos de pessoas, os cobras e os egos inflados. Os cobras conseguem envenenar qualquer situação. Os egos inflados ocupam todo o espaço da sala e não deixam nem os demais respirarem.
Saber identificar e tratar com estes três tipos de comportamentos, tarefa, manutenção e voltados para o eu, é essencial. Sem isto, não há esperança de reuniões produtivas.
5 – Definir os papéis a serem exercidos durante a reunião.
Existem 4 papéis a serem exercidos durante uma reunião que são o de líder, facilitador, registrador e membros do grupo. O líder é o principal responsável ou interessado no assunto ou conteúdo a ser tratado na reunião. Pode ser um gerente ou um coordenador de projeto, por exemplo. Pode ter ou não autoridade formal sobre os demais participantes. O facilitar é o responsável pelos processos e pelos aspectos comportamentais e de relacionamento. O registrador é responsável por anotar e fazer a ata da reunião. Os outros, que não exercem nenhum destes papéis, são os membros do grupo.
Estes papéis ou funções, podem ser exercidos com exclusividade ou combinados. Quando alguém exerce o papel de facilitador ou de registrador, com exclusividade, não pode participar das discussões sobre o assunto objeto da reunião. Tem que se ater exclusivamente ao exercício do seu papel. Entretanto, um facilitador ou registrador, quando exerce o papel de forma combinada ou mesclada, pode participar da discussão dos assuntos da reunião, assumindo, portanto, outros papéis como o de líder ou de membro do grupo.
Assim, uma das questões mais importantes é saber se o objeto da reunião demanda que estes papéis sejam exercidos de forma exclusiva ou podem ser exercidos de forma combinada. Isto porque, é praticamente impossível que alguém exerça bem mais de um papel, pois há uma tendência a se privilegiar um deles, em detrimento do outro.
Portanto, quanto mais complexo e importante for o objeto da reunião, mais haverá necessidade desta diferenciação e do exercício exclusivo de cada um dos papéis. O mais importante de tudo isto é que a experiência mostra que uma pessoa que não for altamente treinada, dificilmente vai exercer bem o papel de facilitador, entre outras coisas, porque existem fenômenos comportamentais que se manifestam de forma bastante sutil e quem não for extremamente capacitado e atento não vai poder percebê-los e observá-los e, consequentemente, ter um desempenho eficaz.
6 – Difundir e implantar uma cultura organizacional em que reuniões produtivas sejam consideradas um valor.
Todo ser humano está sujeito às influências do conjunto de forças do meio ambiente em que se encontra inserido. Se você estiver numa organização em que não se valorize reuniões eficazes e produtivas, o trabalho para obtê-las será muito maior e os resultados muito menores. Assim, há necessidade de se trabalhar no sentido de se mudar a cultura da organização. Valorizar, por exemplo, que as reuniões sejam sempre bem preparadas. Que comecem e terminem na hora agendada. Que se tenha sempre em conta o princípio da economia, ou seja, obter o máximo com o mínimo, e consequentemente, maximizar a relação benefício/custo. Este princípio se opõe ao que é adotado, com muita freqüência em reuniões, que é o do esforço e desperdício máximo, com o mínimo de resultados.
Em suma, que todos sejam estimulados a fazerem reuniões dentro da máxima eficácia. Mas para que isto aconteça, é preciso competência, esforço e determinação. Mas creia que as recompensas virão sob a forma de uma empresa mais ágil, flexível e competitiva, em que as pessoas costumam dizer: ”Aqui as reuniões funcionam e valem o tempo que se gasta com elas”.
Ciências Contábeis é o quarto curso mais procurado, segundo o MEC
O Ministério da Educação (MEC) e o Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais (Inep) divulgaram, no dia 9 de setembro de 2014, os dados do Censo da Educação Superior 2013. O curso de Ciências Contábeis está entre os mais procurados pelos estudantes de graduação e ocupa a quarta colocação no ranking, com 328.031 futuros profissionais.
Em 2013, foram realizadas 7.509.694 matrículas em cursos de nível superior, 7.305.977 em cursos de graduação e 203.717 na pós-graduação. Comparando os resultados de 2012 e 2013, o curso de Ciências Contábeis subiu uma posição na lista de cursos mais procurados, passando da quinta para a quarta colocação, ficando atrás apenas de administração, direito e pedagogia.
Foram 328.031 alunos matriculados em 2013, contra 313.174 no ano anterior. A área contábil sozinha representa quase 5% de todos os cursos de graduação no país, o que significa que um em cada 20 estudantes do nível superior pretende se formar Contador.
A alta procura demonstra ainda o crescimento da profissão contábil, que recentemente atingiu a marca de 500 mil profissionais registrados em todo o Brasil. Os profissionais da Contabilidade paulistas representam quase um terço do total, com 146.152 registros no CRCSP.
O Censo da Educação Superior é publicado anualmente e reúne informações sobre os cursos de graduação e pós-graduação, presenciais e a distância, de todo o país. Os dados foram coletados entre os dias 3 de fevereiro e 15 de maio de 2014 por meio de questionários preenchidos pelas Instituições de Ensino Superior (IES).
O levantamento será utilizado no cálculo dos indicadores de qualidade do MEC, como o Conceito Preliminar de Curso (CPC) e o Índice Geral de Cursos (IGC). O relatório final do Censo da Educação Superior 2013 será publicado no site do Inep.
