Visão Geral do SPED
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SPED e a inteligência fiscal
A unificação de dados fiscais e contábeis para atendimento das obrigações legais
Atender às obrigações fiscais brasileiras não é tarefa fácil. É preciso atenção no preenchimento de dados nos sistemas do Fisco como ECD (SPED Contábil Digital), EFD (SPED Fiscal Digital) e PIS/Cofins, além de preencher às exigências das legislações federais, estaduais e municipais. As médias e grandes empresas, em sua maioria, possuem seus dados contábeis e fiscais armazenados em seus ERPs, mas isso não significa que elas consigam eliminar inconsistências ou erros nos lançamentos contábeis e fiscais. Para isso, é preciso cruzar os dados e garantir o preenchimento correto das informações que serão entregues às Secretarias de Fazenda de cada Estado.
Como as informações são tratadas de forma individual e como existe uma dificuldade dos ERPs em fazer este cruzamento com todas as regulamentações e leis, é grande o risco de erro ao prestar contas ao Fisco. E um pequeno equívoco pode gerar multas a curto ou médio prazo e, consequentemente, prejuízos significativos no futuro. A entrega das informações, portanto, não garante o fim da responsabilidade tributária pelas empresas junto ao Fisco.
Uma analogia pode ser feita com o que acontece com milhões de brasileiros todos os anos, quando entregam o Imposto de Renda Pessoa Física (IRPF) à Receita Federal. O sistema aceita a declaração, mas devido às inconsistências nas informações, caem na malha fina e são chamados para esclarecimentos.
Assim como as pessoas não querem problemas com o Leão, as empresas também precisam evitar irregularidades fiscais. Já existem sistemas que podem auxiliá-las nessa difícil tarefa de atender a tantas leis e regulamentações. Só no Brasil existem 88 tributos, mais de 100 tipos de documentos fiscais e mais de 170 obrigações acessórias. E, segundo levantamento feito pelo Instituto Brasileiro de Planejamento Tributário (IBPT), em média, são editadas duas normas tributárias a cada hora no País.
A unificação dos dados fiscais e contábeis já é um grande aliado no cumprimento dessas obrigações. O sistema, combinado com o data mining – processo analítico projetado para explorar grandes quantidades de dados –, contempla tanto a auditoria fiscal, quanto o controle dos documentos. Mas o que a maioria das empresas não conhece é a vantagem de unificar as informações com o objetivo de diminuir a sua exposição junto ao Estado.
As soluções para evitar as inadimplências estão cada vez mais acessíveis às empresas. O que antes era feito manualmente por auditores autônomos, hoje é possível fazer por um processo de inteligência sistêmico que permite auditar e cruzar as informações, detalhando os dados um a um, e examinando possíveis inconsistências de preenchimento das informações que serão enviadas ao Fisco. As empresas devem estar atentas a estas informações internas, além de buscar soluções que já estão disponíveis no mercado que auxiliam na auditoria dos dados e minimiza problemas futuros. |
Débitos com a Receita Federal poderão ter novo programa de refinanciamento
O Projeto de Lei 1201/11 prevê novo programa de refinanciamento de débitos tributários com a Receita Federal e com a Procuradoria Geral da Fazenda Nacional, nos moldes do Refis (Programa de Recuperação Fiscal).
De acordo com a proposta, elaborada pelo deputado Nilton Capixaba (PTB-RO), poderão ser parcelados em até 180 meses os débitos de pessoas físicas ou jurídicas vencidos até 31 de dezembro de 2010, tendo ou não inscrição em dívida ativa da União, mesmo em fase de execução fiscal.
Descontos
O texto estabelece diversos descontos nas multas e juros devidos, segundo o período de parcelamento. Na data de requerimento, a dívida será consolidada e dividida pelo número de prestações indicadas pelo devedor.
Ainda, cada parcela não poderá ser inferior a R$ 50 para pessoas físicas e a R$ 100 para empresas.
Beneficiados: setor privado e Estado
O deputado Nilton Capixaba acredita que a medida vai ajudar o setor privado, já que permite o reestabelecimento da saúde financeira das empresas endividadas, além de garantir a manutenção das atividades e de empregos.
A proposta também é favorável ao Estado, uma vez que possibilita o aumento da arrecadação, com o recolhimento de dívidas de tributos atrasados que seriam de difícil recuperação, cuja cobrança envolveria altos custos administrativos.
Tramitação
O projeto será analisado pelas comissões de Finanças e Tributação e de Constituição e Justiça e de Cidadania.
OS TEMPOS MODERNOS PARA OS CONTABILISTAS
A importância da Ciência Contábil para o Brasil e para o mundo não decorre de uma necessidade contemporânea, mas denota uma prática manifesta desde os tempos mais antigos.
O exercício da contabilidade passou a ser praticado a partir da necessidade de registros do comércio, atividade essa habitual inicialmente entre os fenícios. A atividade comercial de troca (escambo) de mercadorias por outras já ensejava, naquela época, a importância de mensuração do valor desses bens e o controle, ainda que arcaico para a atualidade, dos bens trocados e recebidos através da elaboração de simples relatórios.
A contabilidade é suscitada até mesmo na Bíblia, onde Jesus relata no capítulo 16, versos 1 a 7, a fraude manifestada pelo administrador quanto à alteração de valores a receber de seus devedores.
Nos tempos modernos, destaca-se a figura do Frei Luca Pacioli, matemático que instituiu o Tratado sobre Contabilidade e Escrituração, também muito vinculado à divulgação das partidas dobradas.
Passado o período científico da contabilidade, destaca-se a evolução da sua escrituração, iniciada pelos homens através de desenhos em pedras; na década de 60, através da escrituração com gelatina de folhas datilografadas ou redigidas manualmente; na década de 90, mediante o surgimento dos primeiros computadores; até chegar à era digital, onde todas as informações da entidade são consolidadas e declaradas aos órgãos fiscalizadores através do SPED.
Saindo da esfera da escrituração e adentrando à interpretação e à aplicação das normas contábeis, tínhamos, até meados de 2007, a prática contábil brasileira consubstanciada principalmente em uma única norma, qual seja a Lei nº 6.404/76, que por divergir das normas internacionais, não permitia qualquer padronização de conduta ou prática contábil do Brasil com os demais países do mundo.
Com a publicação da Lei nº 11.638/07, que alterou importantes dispositivos da Lei das S/A, viabilizou-se a internacionalização das normas contábeis. Essa padronização permite que entidades de todo o mundo se comuniquem, assim como sugere a era da globalização, e pratiquem o registro dos atos e fatos contábeis de forma isonômica, o que permite a integral compreensão pelos profissionais da área.
Vejamos, pois bem, que a evolução da contabilidade no que se refere ao sistema de escrituração e à prática contábil nunca, em hipótese alguma, dispensa o bom saber do profissional. A facilidade na escrituração dos atos e fatos contábeis pelos softwares de contabilidade não basta para que uma entidade cumpra com as exigências contábeis. É preciso mais que isso. É necessário que o profissional saiba gerenciar com maestria a alocação dos atos e fatos contábeis no seu plano de contas.
Não devemos confundir facilidade com substituição. Os softwares facilitam o exercício da contabilidade, substituem as antigas gelatinas que eram utilizadas, para um resultado, que, acima de tudo, se apresenta visivelmente mais estético. Em contrapartida, o exercício dos contabilistas apenas foi facilitado, nunca substituído, uma vez que vivemos a época principalmente do conhecimento intelectual e da interpretação das normas internacionais de contabilidade, que não conseguem ser superados pela criação de qualquer máquina, uma vez que máquina não pensa, apenas executa!
CUIDADOS COM OS CUSTOS INVISÍVEIS
Você conhece todos os custos de sua empresa? Eles são apurados de forma consistente e considerados apropriadamente na composição dos preços? Será que não existe nenhum custo escondido relevante que você não está computando em sua planilha?
Possivelmente, as respostas não serão iguais, mas acredito que a maioria esmagadora afirmará que todos os custos são conhecidos e com maior ou menor grau de acertividade são computados em suas bases de dados e nas planilhas para determinação dos preços.
Será que essa provável conclusão é verdadeira? Será que as empresas estão atentas a todas as questões que podem onerar seus custos?
A realidade é que as pessoas e as empresas trabalham com evidências e fatos e; consequentemente, somente os dados quantificáveis e/ou valorizáveis são considerados na apuração dos custos. Assim, neste tópico não vamos tratar dos custos quantificáveis, variáveis ou fixos, mas sim daqueles que sabemos existir, os quais nos habituamos a conviver e que, no entanto, são capazes de corroer as bases de tantas empresas – como a sua – solidamente constituídas.
Mas de que custos estamos falando?
Para facilitar a compreensão, vamos agrupá-los em seis diferentes campos, a saber:
I – Relações Humanas.
II – Controles.
III – Pessoal.
IV – Recursos Materiais.
V – Gestão.
VI – Treinamento / Qualidade.
I – Relações Humanas
1. O custo de um clima organizacional ruim, gerado, entre outras, pela permissividade em relação aos boatos, fofocas e politicagem interna.
2. O custo da aceitação natural de críticas destrutivas, boicotes e resistências.
3. O custo de sistemas de comunicação ineficientes que alimentam mal-entendidos e inviabilizam a harmonia interna.
4. Os custos em não saber aproveitar e direcionar adequadamente os talentos internos.
5. Os custos decorrentes da inexistência ou falta de diálogo e da falta de sintonia entre as pessoas.
6. Os custos gerados pela falta de autenticidade, falsidade e desgastes entre as pessoas.
7. Os custos da apatia e do isolamento das pessoas.
II – Controles
1. Os custos gerados pela desconfiança e criação de controles internos em excesso.
2. Os custos oriundos do excesso de informação e de dados desnecessários, que não agregam nenhum valor.
3. O custo da inexistência ou falta de controle.
4. O custo da falta de organização.
5. Os custos decorrentes do excesso de burocracia.
III – Pessoal
1. O custo da falta de motivação e interesse.
2. Os custos da inexistência de cooperação entre as pessoas.
3. Os custos da competição predatória.
4. Os custos da exteriorização de riqueza, exibicionismo e necessidade de “status”.
5. Os custos que bloqueiam o aprendizado, gerados pela prepotência e arrogância de muitas pessoas.
6. Custos da permissividade em relação aos “quebra-galhos”, “mais ou menos” e “gambiarras”.
7. O custo da desmotivação e da postura “não é problema meu!”.
8. Os custos gerados pela inexistência ou falta de criatividade e bom humor.
IV – Recursos Materiais
1. Os custos gerados pela ociosidade dos Ativos.
2. Os custos decorrentes do mau uso dos bens e instalações.
3. Os custos advindos da utilização de tecnologias ultrapassadas e obsoletas.
4. Os custos da conveniência e manutenção de estoques de “segurança” acima do razoável.
5. Os custos da falta de manutenção ou da manutenção excessiva.
6. Os custos da aceitação de estruturas superdimensionadas.
V – Gestão
1. Os custos da utilização de sistemas e processos obsoletos.
2. Os custos da falta de austeridade no trato de tudo que se relaciona à empresa.
3. Os custos da falta de planejamento e do planejamento focado no “curto prazo”.
4. Os custos da falta de lideranças naturais e da existência de lideranças omissas e ausentes.
5. Os custos do “turnover” de funcionários.
6. Os custos da execução de trabalhos em duplicidade.
7. Os custos da morosidade no processo decisório.
8. Os custos decorrentes de decisões baseadas em análises superficiais.
9. Os custos de negociações mal conduzidas e com baixo nível de compromisso e exigência.
10. Os custos em querer “reinventar a roda”.
11. Os custos decorrentes da incoerência nas decisões entre produzir internamente ou terceirizar.
12. Os custos de manter procedimentos e tomar decisões baseadas na “memória institucional”, do tipo: “foi assim que nós crescemos!”, “isso sempre deu certo!”.
VI – Treinamento / Qualidade
1. Os custos do refazer, do corrigir e/ou do compensar os erros.
2. Os custos não apurados dos desperdícios dos itens não produtivos.
3. Os custos da “qualidade a qualquer preço”.
4. Os custos da falta de reciclagem de materiais.
5. Os custos da falta de profissionalismo, da ineficiência, ineficácia e do funcionário desempenhando atribuições para as quais não foi adequadamente preparado.
6. Os custos de fazer o que não é mais necessário.
7. Os custos de atender pedidos “urgentes”.
Embora tenhamos relacionado 45 circunstâncias, ocorrências e situações que geram custos que poderíamos chamar de invisíveis – ou seria “inquantificáveis?” – para as organizações, seguramente elas não esgotam o assunto.
O principal objetivo em trazer este tema para reflexão e discussão é chamar a atenção de nossos gestores – proprietários, diretores, gerentes, coordenadores, supervisores, encarregados, líderes, etc. – uma vez que todas as empresas convivem com algumas ou muitas dessas situações e circunstâncias e nada ou pouco fazem para mudar. Embora não seja regra, observamos que as causas mais comuns que conduzem as empresas nessa atitude são:
– Gerenciamento permissivo e tolerante com muitas ocorrências que embutem custos não valorizados e com isso incentivam o desenvolvimento de condutas e atitudes em geral, que além de não agregarem nenhum valor, contribuem para um ambiente interno negativo, sem comprometimento, cooperação e profissionalismo.
– Cultura interna construída com base em valores discutíveis sob o ponto de vista ético e comportamental.
– Lucros muito expressivos no passado ou no presente podem desenvolver um nível inaceitável de tolerância e acomodação.
– Paternalismo, muito comum nas pequenas e médias empresas, dificulta a implantação de uma gestão profissional.
– Estruturas de pessoal construídas há muitos anos e em bases que não mais se sustentam diante dos desafios atuais.
– Preparação, treinamento e atualização profissional insuficientes.
Com o nível de competição atual, é preciso estar atento a todos os detalhes que envolvem as relações humanas (tanto no âmbito interno, quanto externo), observando o comportamento de todos os colaboradores com uma visão madura e equilibrada; mantendo controles eficientes e eficazes que possam ser traduzidos em dados e informações consistentes para tomadas de decisões; sabendo extrair o máximo dos recursos materiais disponíveis; desenvolvendo um estilo de gestão profissional, responsável, criativo, inovador, participativo, pró-ativo e principalmente, que saiba compartilhar os resultados alcançados e finalmente, jamais descuidar-se da necessidade de fornecer meios para que todos os colaboradores possam ser treinados e preparados para enfrentar os novos desafios.
Todos devem lembrar-se daquele velho ditado: “o que os olhos não veem o coração não sente!”. Pois é, pode até ser uma verdade para as pessoas, porém, no mundo das empresas, quando “os olhos não veem – ou não querem ver – as organizações sofrem, enfraquecem-se, perdem competitividade e muitas até deixam de existir!”
Convido todos a aproveitar a relação dos custos identificados e relacionados anteriormente e fazer uma avaliação sincera de como sua empresa lida com eles.
Bom trabalho!
ESCRITURAÇÃO FISCAL DIGITAL (EFD-PIS/COFINS) – ALTERAÇÃO DO PRAZO DE ENTREGA
1. PRAZO PARA APRESENTAÇÃO DA EFD-PIS/COFINS
A EFD-PIS/COFINS será transmitida mensalmente ao SPED até o 5º dia útil do 2º mês subsequente a que se refira a escrituração, inclusive nos casos de extinção, incorporação, fusão e cisão total ou parcial.
Entretanto, de acordo com a Instrução Normativa RFB nº 1.161/11 que alterou a Instrução Normativa RFB nº 1.052/10, para prorrogar o prazo para apresentação da EFD-PIS/COFINS, excepcionalmente, poderão efetuar a transmissão da EFD-PIS/COFINS até o 5º dia útil do mês de fevereiro de 2012:
I – em relação aos fatos geradores ocorridos no período de abril a dezembro/2011, as pessoas jurídicas sujeitas a acompanhamento econômico-tributário diferenciado, nos termos da Portaria RFB nº 2.923/09, e sujeitas à tributação do Imposto sobre a Renda com base no Lucro Real (redação dada pela Instrução Normativa RFB nº 1.085/10);
II – em relação aos fatos geradores ocorridos no período de julho a dezembro/2011, as demais pessoas jurídicas sujeitas à tributação do Imposto sobre a Renda com base no Lucro Real.
O prazo para entrega da EFD-PIS/COFINS será encerrado às 23h59min59s (vinte e três horas, cinquenta e nove minutos e cinquenta e nove segundos), horário de Brasília, do dia fixado para entrega da escrituração.
2. APRESENTAÇÃO DE ARQUIVOS DIGITAIS
A apresentação da EFD-PIS/COFINS, nos termos da Instrução Normativa RFB nº 1.052/10 e do Manual de Orientação do Leiaute da Escrituração Fiscal Digital da Contribuição para o PIS/PASEP e da COFINS, supre, em relação aos arquivos correspondentes, a exigência contida na Instrução Normativa SRF nº 86/01, que estabelece normas para apresentação de arquivos digitais.
Note-se que a geração, o armazenamento e o envio do arquivo digital não dispensam o contribuinte da guarda dos documentos que deram origem às informações neles constantes, na forma e nos prazos estabelecidos pela legislação aplicável.
3. PENALIDADE PELA FALTA DE APRESENTAÇÃO
Não é demais lembrar que a falta de apresentação da EFD-PIS/COFINS no prazo fixado acarretará a aplicação de multa no valor de R$ 5.000,00 por mês-calendário ou fração.
Fonte: Editorial Cenofisco
Burocracia Estatal Encarece Custo de Operação de Negócios no Brasil
Entre as obrigações para uma empresa começar a operar há em torno de 10 livros fiscais, comerciais e trabalhistas; 4 números diferentes de identificação da empresa; inscrições e matriculas da mesma empresa em diversos órgãos de controle específico das atividades (como nos Conselhos Profissionais Regionais e Vigilância Sanitária); além de obrigações municipais relativos a alvará e pagamento e retenção do ISS.
Além de tais custos, as empresas e contabilistas devem estar atentos à manutenção destes cadastros, e obrigações anuais declaratórias, como o Imposto de Renda dos sócios, RAIS, DIRF, DCTF, DACON e outros.
Infelizmente, o quadro burocrático, pelo menos a curto prazo, não deve se modificar. Segundo pesquisa do IBPT – Instituto Brasileiro de Planejamento Tributário – a cada hora são expedidas em torno de 2 legislações, inovando ou alterando regras tributárias, trabalhistas, previdenciárias ou assemelhadas.
EMPRESAS PODEM APURAR IMPOSTOS FEDERAIS DE 3 MANEIRAS DISTINTAS
As empresas podem apurar o Imposto de Renda – IRPJ, a Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido – CSLL, o PIS e a COFINS de três formas:
1. Lucro Real (apuração anual ou trimestral);
2. Lucro Presumido e
3. Simples Nacional (opção exclusiva para Microempresas e Empresas de Pequeno Porte).
Há de se considerar, em primeiro lugar, os impeditivos para opção de cada regime. No caso do Simples Nacional, por exemplo, caso a empresa obtiver receita bruta anual superior a R$ 2,4 milhões estará impedida de optar pelo regime. Já no caso do Lucro Presumido, o limite anual de receita é R$ 48 milhões.
Definidos os impedimentos, parte-se para a análise do lucro contábil, ajustado pelas adições e exclusões previstas na legislação, determinando-se assim o lucro real, a partir do qual a empresa pagará o IRPJ e CSLL. Mas esta análise tem que considerar também a questão da não cumulatividade do PIS e da COFINS.
Somente após esta segunda análise, é que o administrador poderá, junto com os demais responsáveis (contador, gerente da área fiscal, consultor tributário, etc.) ter condições de estipular qual regime tributário a empresa adotará.
A opção deve recair para aquela modalidade em que o pagamento de tributos, compreendendo não só o IRPJ e a CSLL, mas também o PIS, COFINS, IPI, ISS, ICMS e INSS se dê de forma mais econômica, atendendo também às limitações legais de opção a cada regime.
Escritórios Contábeis são Invioláveis
Não são absolutos os poderes de que se acham investidos os órgãos e agentes da administração tributária, pois o Estado, em tema de tributação, inclusive em matéria de fiscalização tributária, está sujeito à observância de um complexo de direitos e prerrogativas que assistem, constitucionalmente, aos contribuintes e aos cidadãos em geral.
A administração tributária, por isso mesmo, embora podendo muito, não pode tudo.
Nenhum agente público, ainda que vinculado à administração tributária do Estado, poderá, contra a vontade de quem de direito, ingressar, durante o dia, sem mandado judicial, em espaço privado não aberto ao público, onde alguém exerce sua atividade profissional, sob pena de a prova resultante da diligência de busca e apreensão assim executada reputar-se inadmissível.
Desta forma, conclui-se que a invasão, por agentes fiscais, trabalhistas, previdenciários ou de outra área aos escritórios contábeis – sem respectiva autorização judicial, além de ilícito, permite concluir que as provas colhidas na “invasão” são nulas.
Base: STF/HC 93.050-RJ – julgamento em 10-6-08, DJE de 1º-8-2008
REFIS IV TEM NOVA ETAPA DE CONSOLIDAÇÃO DE DÉBITOS
As Pessoas Jurídicas optantes pelas modalidades de parcelamento previstas nos artigos 1o ou 3o da Lei nº 11.941/2009 ou pelos artigos 1º ou 3º da MP nº 449/2008 precisarão informar à Receita Federal do Brasil, a partir do dia 07.06.2011, três diferentes dados para fins de consolidação dos débitos tributários.
Nesta etapa, que vai até 30.06.2011, as informações deverão ser prestadas pelas empresas devedoras que:
1) estejam submetidas ao acompanhamento econômico-tributário diferenciado e especial no ano de 2011; ou
2) que optaram pela tributação do Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica – IRPJ e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido – CSLL no ano-calendário de 2009 com base no Lucro Presumido.
As informações a serem prestadas à RFB referem-se à:
a) Indicar os montantes disponíveis de créditos decorrentes de Prejuízo Fiscal ou de Base de Cálculo Negativa da CSLL;
b) confessar demais débitos não previdenciários em relação aos quais o contribuinte esteja desobrigado à entrega de Declaração;
c) prestar informações necessárias à consolidação, tais como: selecionar os débitos parceláveis e indicar o número de prestações.
