Ajustes às novas regras pedem investimentos em tecnologia

A empresa paulista Almeida, Porto & Associados – Assessoria Contábil desembolsou R$ 1,2 milhão nos últimos quatro anos, para atender às exigências do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) . Além de treinamento e contratação de pessoal, os recursos foram gastos na compra de computadores e equipamentos para garantir a segurança das informações e a maior capacidade de armazenamento de dados e no licenciamento de software. Apenas no ano passado, foram adquiridas 50 máquinas.

Em maior ou menor medida, de acordo com a carteira de clientes e a estrutura já instalada, a iniciativa da Almeida, Porto & Associados se multiplica pelos escritórios de contabilidade do país, em um processo de adequação aos padrões do Sped e ao eSocial, que a partir deste ano vai unificar o envio pelo empregador de todas as informações dos trabalhadores.

O projeto integra diferentes áreas, como recursos humanos, medicina e saúde, jurídica e fiscal, com a obrigatoriedade de informação de 44 tipos de eventos, entre eles, férias, ações judiciais e retenção de contribuição previdenciária.

Hoje, para atender os 460 clientes, o escritório paulista conta com dois servidores de grande porte e 110 estações de trabalho. A capacidade de banda larga teve de ser ampliada. “Conforme a Prosoft atualiza os sistemas, também atualizamos a estrutura”, afirma o sócio Sérgio Juliano dos Santos. O quadro de funcionários está 5% maior, com 120 colaboradores.

Para os pequenos

O mesmo movimento tem sido feito pela J.J.Lima Serviços Contábeis, do Rio de Janeiro. Além do investimento em capacitação, a empresa adquiriu computadores, sistemas de escrituração fiscal e contábil e contratou pessoal para reforçar o atendimento de 200 clientes de pequeno e médio portes. O sócio André Lima informa que já foram gastos R$ 8 mil para fortalecer a estrutura da empresa, que conta com 26 funcionários. Especializada na área de construção civil, Almeida considera que o eSocial exigirá muito trabalho extra para adequar os processos, já que se trata de um setor de alta rotatividade de mão de obra, e não raro contratações e demissões são feitas na última hora.

“Estamos promovendo ações educativas para que os clientes se conscientizem das mudanças, percebam a necessidade de dar maior agilidade aos processos e façam os ajustes necessários”, afirma Dinoã Dias, sócia da DDS Contabilidade. A empresária chegou a fazer testes na plataforma do eSocial liberada por algum tempo no site da Receita Federal. Conseguiu incluir dados de metade dos seus clientes e identificar divergências.

O diretor jurídico da Associação Brasileira das Empresas de Software (Abes), Manoel dos Santos, destaca a importância da realização de testes o quanto antes. “Só na prática é possível ter certeza de que o programa funciona da forma necessária, muitas vezes acontecem imprevistos, como a falta de conexão com a impressora do cliente, por exemplo”, afirma Santos. O executivo diz que na implantação do Sped Fiscal e Contábil muitos usuários não sabiam utilizar o software para garantir o nível de informações exigidas. Considerando a complexidade do eSocial, que integrará diferentes sistemas, também o presidente da Associação Brasileira de Automação Comercial (Afrac), Araquen Pagotto, alerta para os cuidados na escolha dos fornecedores dos sistemas e considera que o melhor é optar por empresas com mais de dez anos de mercado.

“Mesmo as que têm 20 anos ou mais estão apanhando”, afirma. “É o tipo de mudança que precisa planejar demais para ter uma transmissão tranquila”, diz o presidente da Assespro-São Paulo, Marcos Sakamoto.

Por isso mesmo, Dinoã ressalta que não abre mão do suporte da fornecedora de tecnologia e do IOB, que filtra informações sobre as novas leis e mantém a empresa atualizada, além do acompanhamento feito pela própria DDS. A empresária conta que dois anos atrás era difícil entender as mensagens que retornavam da plataforma governamental apontando as divergências nos envios pelo padrão Sped. O jeito era apelar para o conhecimento do fornecedor da solução.

A DDS tem seis funcionários, 26 clientes e até agora gastou R$ 25 mil em treinamento, aquisição de máquinas mais velozes, aumento da capacidade do servidor e compra de laptops e tablets. Adquiriu ainda um nobreak mais potente, para garantir maior tempo de autonomia nos casos de falta de energia elétrica, e conta com dois equipamentos 3G para não ficar fora da web nos casos de problemas com a internet tradicional. A capacidade de banda larga mais do que triplicou, para 20 mega.

Dinoã estima que vai precisar gastar ainda outros R$ 8 mil a R$ 9 mil na aquisição de um scanner profissional, que suporte as novas necessidades do escritório. A empresária diz acreditar, entretanto, que em um primeiro momento seu custo para fazer uma folha de pagamento, por exemplo, será multiplicado por dez, mas, a mais longo prazo, haverá economia significativa. “Para dar uma ideia, só de papel A4 gastava seis resmas por semana.”

A expectativa é de que todo esse preparo possa se traduzir também em um aumento da carteira de clientes. “A tendência é de obter uma receita extra com a implantação do eSocial, até porque algumas empresas não vão mais fazer esse trabalho”, diz Juliano dos Santos, que projeta alta de 10% para este ano.

A DDS firmou parcerias com dois escritórios para dar suporte a esses serviços, informa Dinoã, cuja expectativa é de elevar em 40% o faturamento.