Como abrir seu próprio escritório de contabilidade
Quando um contador decide abrir um escritório de contabilidade, ele precisa cumprir alguns requisitos que ajudam no desenvolvimento do empreendimento, pois, além de prestar serviços para as empresas em geral, ele precisa conseguir ter lucratividade para que o seu negócio prospere, gere rendimentos e se mantenha por muitos anos no mercado.
Existem muitos profissionais da área que possuem espírito empreendedor e só precisam de um empurrão na direção certa para consolidarem uma carreira como gestores e donos de sua própria empresa. Veja como abrir seu escritório de contabilidade!
Planejamento
Para qualquer tipo de empreendimento, planejar é fundamental. É importante que você tenha um plano de negócios para o seu escritório de contabilidade, que nada mais é que a definição dos objetivos do negócio.
Como forma de increqmentar os serviços, muitos escritórios se integram com outros segmentos prestando serviços em áreas diversas, como advocacia, consultoria e etc. Pense sobre essa necessidade, analise o mercado, estude a concorrência e reflita com carinho em cada passo antes de montar o escritório.
Além disso, conheça todas as exigências burocráticas e providencie toda a documentação necessária para regularizar a abertura do seu escritório de contabilidade em todos os órgãos.
Localização
Apesar desse tipo de empresa não precisar de muita visibilidade física (como uma loja de roupas, por exemplo), é preciso que o escritório esteja bem localizado, perto dos principais centros comerciais da sua cidade, para estar próximo aos clientes e potenciais clientes.
Outro fator importante é que você vai precisar se deslocar para ir aos órgãos como Receita Federal, Secretaria da Fazenda, Secretaria de Finanças, Junta Comercial e outros, por isso, é importante que o escritório esteja em uma região de fácil acesso para esses lugares.
Estrutura
Leve em consideração o tamanho da equipe de trabalho para pensar na infraestrutura de que você vai precisar. Uma sala para reuniões, espaço para arquivo, uma recepção e a sala para realização dos serviços nas áreas contábil, fiscal e trabalhista, por exemplo, é mais ou menos o básico.
A forma de organização vai de acordo com a sua vontade e estilo, no entanto, vale a pena prezar pela beleza, conforto e aconchego do local de trabalho. Além disso, preocupe-se com a estrutura de equipamentos para a boa execução dos serviços contábeis: cadeiras, mesas, armários, computadores, impressoras multifuncionais, estantes, telefones, meios de backup, sistema de gestão contábil, e etc.
Equipe de trabalho
Muitos contadores trabalham sozinhos quando começam a empreender. No entanto, à medida que o número de clientes cresce, você vai precisar de mais gente ao seu lado para que o serviço mantenha a qualidade e satisfaça os clientes.
Alguns profissionais podem auxiliar na execução dos serviços contábeis do seu escritório:
Secretária;
Contador (inicialmente o empreendedor realiza essa função);
Assistente contábil;
Assistente de Setor Fiscal;
Profissional de Recursos Humanos;
Assistente de Setor Pessoal;
Auxiliar de Serviços Gerais;
Auxiliar de Serviços Externos (office boy);
Divulgação e marketing do escritório de contabilidade
A divulgação do empreendimento precisa entrar no seu planejamento. Encontre maneiras de divulgar sua empresa sem ferir o código de ética contábil. Você pode investir na criação de um site, anúncio em revistas empresariais, etc. Tudo isso depende do valor que você tem para investir no seu marketing, claro. Além disso, você pode apresentar um portfólio a sua rede de contatos e mostrar, de maneira ética (sem fazer uso de concorrência desleal), os seus serviços e os resultados que você pode oferecer aos clientes.
Procure ajuda especializada e coloque o seu negócio em destaque no mercado.
Organização do processo de produção
A criação de rotinas para execução das atividades precisa ser bem definida, de forma que o escritório atenda a todas as obrigações contábeis, fiscais e trabalhistas. A contabilidade precisa cumprir uma série de obrigações acessórias (SPED Contábil, SPED Fiscal, eSocial, DIRF, GFIP, CAGED, RAIS e outros) que, caso não sejam entregues dentro do prazo, vão gerar multas pecuniárias para os clientes — e isso acaba com a reputação sobre a qualidade do serviço prestado por um escritório.
Apresente aos clientes toda a rotina de apresentação da documentação nas diversas áreas, de forma que seu escritório trabalhe com tempo suficiente para executar as atividades com qualificação e sem erros.
A organização do processo de produção dos serviços contábeis pode definir o sucesso ou o fracasso de um escritório de contabilidade. Um atendimento de qualidade é o que vai te destacar no mercado e permitir, até mesmo, trabalhar com uma cobrança diferenciada de honorários.
