As 10 principais dúvidas sobre a DIRF
São várias as obrigações tributárias acessórias devidas pelas empresas e cada uma delas tem suas peculiaridades e legislação específica. Por esse motivo, o domínio de suas regras representa um desafio para os profissionais dos departamentos fiscal, trabalhista e contábil. Dentre as inúmeras obrigações anuais da pessoa jurídica está a Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF), cujo preenchimento e transmissão pode gerar uma série de dúvidas.
O objetivo de tal obrigação é informar corretamente à Receita Federal do Brasil os rendimentos pagos a pessoas físicas e jurídicas domiciliadas no país, o montante do Imposto de Renda e das Contribuições retidas na fonte, os pagamentos a planos de saúde contratados pela empresa em benefício de seus funcionários, além de informações relacionadas a pagamentos e remessas a residentes ou domiciliados no exterior. Conheça agora a resposta para as 10 principais dúvidas sobre a DIRF e esteja preparado para orientar seus clientes sobre o processo:
- Pessoas obrigadas à entrega da DIRF
Ao contrário da Declaração de Ajuste Anual do Imposto sobre a Renda da Pessoa Física (DIRPF), que deve ser preenchida e entregue por cada contribuinte pessoa física, a DIRF fica a cargo das pessoas físicas e jurídicas que efetuam a retenção na fonte do imposto de renda e das contribuições incidentes sobre a folha de salário de seus funcionários.
Os obrigados à entrega da DIRF estão elencados nos artigos 2º e 3º da Instrução Normativa nº 1.503 de 2014 e incluem, dentre outros, as pessoas jurídicas de direito privado, inclusive as isentas ou imunes, pessoas jurídicas de direito público, pessoas físicas, empresas individuais, condomínios edilícios e comitês financeiros dos partidos políticos.
- Obrigatoriedade do uso do Certificado Digital
Todas as pessoas jurídicas estão obrigadas à utilização do Certificado Digital para que possam enviar a DIRF, com exceção daquelas optantes pelo SIMPLES Nacional. Da mesma forma, os condomínios edilícios, as pessoas físicas e os cartórios administrados por pessoas físicas não estão obrigados ao uso do Certificado Digital para fins de remessa da DIRF.
- Centralização da obrigação acessória
Havendo mais de um estabelecimento por empresa, o preenchimento e transmissão da DIRF deve ser centralizado na matriz, que deverá consolidar todas as suas informações e também as de todas as suas filiais em apenas um arquivo eletrônico.
- Prazo para entrega
Conforme estabelecido pela IN 1.503 de 2014, o prazo para entrega da DIRF no ano de 2015 é até as 23h59min59s do dia 27 de fevereiro. É importante observar que esse prazo é diferente daquele estabelecido para a entrega da Escrituração Contábil Fiscal (ECF) do imposto de renda, que veio substituir a extinta DIPJ, cujo prazo para transmissão é o último dia útil do mês de setembro do ano subsequente ao período que está sendo declarado.
- Possibilidade de retificação da DIRF
Caso seja verificada alguma informação incorreta ou incompleta, bem como qualquer inconsistência na obrigação acessória, o contribuinte tem o prazo de 5 anos a partir da data da entrega da DIRF para efetuar a sua retificação e corrigir eventuais erros. No entanto, o contribuinte está sujeito a questionamentos por parte do Fisco caso as incorreções apresentadas no documento sejam detectadas. Nesse caso, havendo notificação da Receita Federal, o contribuinte passa a ter 30 dias para efetuar a retificação da DIRF, contados a partir da data de recebimento da notificação.
- Informação de rendimentos isentos
A DIRF possui uma ficha específica para a informação de rendimentos isentos de imposto de renda tais como a distribuição de lucros de empresa inserida no regime do Lucro Presumido e pagamentos efetuados em razão da rescisão do contrato de trabalho, como férias proporcionais, ? de férias e férias indenizadas.
- Penalidades aplicadas
O contribuinte que deixar de entregar a obrigação acessória ou entregá-la fora do prazo estabelecido pela legislação, bem como aquele que apresentar a obrigação com incorreção ou omissão de informações, estará sujeito ao pagamento de multas calculadas da seguinte forma:
Aplicação do percentual de 2% ao mês-calendário ou fração, incidente sobre o valor dos tributos e contribuições informados no documento, ainda que pagos em sua integralidade, no caso de falta de entrega da DIRF ou sua entrega após o prazo, até o limite de até 20%;
Cobrança de R$20 para cada grupo de 10 incorreções ou omissões apresentadas no documento;
Multa mínima no valor de R$200 para as pessoas físicas, pessoas jurídicas inativas e pessoas jurídicas optantes pelo SIMPLES Nacional;
Multa no valor de R$500 nos demais casos.
- Possibilidade de redução das penalidades impostas
Caso a DIRF seja apresentada após o prazo estabelecido pela legislação, mas antes que tenha sido instaurado qualquer procedimento de ofício, as multas aplicadas serão reduzidas em 50%. Por outro lado, caso seja instaurado procedimento de ofício, a multa aplicada será reduzida em 25% caso a DIRF seja apresentada dentro do prazo fixado pela intimação.
- Programa Gerador de Declaração
A Receita Federal possui um programa próprio para preenchimento, validação e envio da DIRF, o qual encontra-se disponível em sua página. Todo ano é lançada uma nova versão do PGD contendo as últimas alterações tributárias trazidas pelas instruções normativas e demais dispositivos legais, sendo necessário que o contribuinte atualize o programa anualmente antes do prazo previsto para envio da DIRF.
- Gestão das obrigações acessórias
A parametrização de procedimentos é um dos pontos essenciais para que se tenha um controle efetivo sobre as obrigações tributárias de uma empresa, tanto as principais, quanto as acessórias a elas atreladas. Grande parte das empresas atualmente utiliza softwares para a administração de impostos e esses têm se mostrado a melhor forma de validar e gerenciar a escrituração e o envio de documentos para as autoridades fiscais.
Além de otimizar o preenchimento das obrigações, os sistemas de gerenciamento possuem diversas funcionalidades que agilizam a rotina do departamento fiscal, trabalhista e contábil, como o download de guias de pagamento, a importação de Notas Fiscais, a atualização automática das leis aplicáveis, a emissão de relatórios e a integração com os sistemas das autoridades fiscais municipais, estaduais e federais.
É importante que se opte por um sistema confiável, que ofereça funcionalidades realmente úteis à realidade da empresa e que seja constantemente atualizado, em razão da mutabilidade da legislação tributária brasileira, para que o contribuinte não corra o risco de ser posteriormente questionado pelo Fisco.
Agora que você já sabe responder as principais dúvidas sobre a DIRF, pode assessorar seus clientes durante a declaração e garantir mais segurança no procedimento. Ainda tem alguma dúvida sobre o assunto? Deixe um comentário e entre em contato conosco!
