Diga-me como são suas reuniões e eu direi em que empresa você trabalha

Nem sempre o óbvio é devidamente entendido e praticado. O fato é que não pode haver sinergia numa empresa se não houver sinergia em suas reuniões. Reuniões produtivas são essenciais para que se tenha alto desempenho organizacional, gerencial e de equipes, sejam elas permanentes ou de projetos. Se constituem numa ferramenta indispensável para a efetividade do trabalho coletivo e podem ter as mais diversas finalidades, tais como: planejamento estratégico, tomada de decisão, solução de problemas, negociação, comunicação/informação, feedback e avaliação, resolução de conflitos e treinamento. Pesquisas mostram que executivos/gerentes gastam 40%, ou mais, do seu tempo em reuniões. Nos Estados Unidos, por exemplo, são realizadas mais de dois milhões de reuniões por dia.

Portanto, não resta a menor dúvida de que, não apenas as reuniões têm importância incontestável, como também não há quem não tenha muita prática e experiência com elas, pois todos nós já participamos de centenas, ou até milhares, de reuniões. E é justamente nisto que se encontra o grande paradoxo, pois apesar da importância, da prática e da experiência, o que se constata é que, em geral, a efetividade das reuniões é bastante baixa, sendo que, estudos sobre administração do tempo mostram que estão entre as maiores causas de desperdício.

Quem já não participou de uma reunião para discutir o que já havia sido discutido na reunião anterior, ou para constatar que nada foi feito a respeito das decisões tomadas? Ou de reuniões em que se ficam horas e horas em discussões que não levam a lugar nenhum, e cujo produto final foi apenas o de marcar a próxima reunião? O fato é que, apesar de todos estes pontos, as pessoas continuam a se reunir sem parar para pensar e identificar o que seria necessário para que se obtivessem reuniões verdadeiramente efetivas. Continuam a fazê-las quase que automaticamente, como se fossem um castigo, um peso, que tem que carregar. Uma tragédia inevitável.

Portanto, a seguinte questão se coloca: É possível fazer reuniões produtivas, ou isto é uma impossibilidade, em que teremos que concordar com os mais céticos que costumam dizer que um camelo é o resultado do trabalho de uma equipe que pretendia fazer um cavalo para competir em corridas. Ou então, endossar os que dizem que quando não se quiser chegar a lugar nenhum, basta convocar uma reunião. A minha resposta é: Podemos fazer reuniões altamente produtivas, desde que saibamos como fazê-las. Escrevo isto baseado na minha experiência de consultor e em função de resultados efetivamente alcançados. Mas para tanto, três coisas devem ser consideradas:

Reuniões altamente produtivas exigem muita competência, isto porque, se trata de algo extremamente complexo, em que estão envolvidos não apenas os aspectos relativos ao objetivo da reunião, mas sobretudo, os da dinâmica comportamental, como comunicação e administração de conflitos.

Fazer somente um curso sobre reuniões não basta – e este é um erro bastante comum, pois é preciso que se mudem comportamentos. Para que se mudem comportamentos é necessário que se saiba como fazê-lo e que se invista neste sentido. Em geral, as pessoas não aprendem a fazer boas reuniões porque, em vez de entendimento, dedicação e aprendizagem, querem algo bem “facilzinho”, como macetes e dicas. E neste caso, macetes e dicas servem para muito pouco. A grande questão, é que a mudança comportamental passa obrigatoriamente por três fases.

Primeiro vem a consciência da necessidade, que é o momento em que uma pessoa fica internamente convencida e com um forte desejo de mudar. Em que tem plena consciência dos ganhos que terá com reuniões produtivas e dos prejuízos que está tendo e continuará a ter, não apenas em termos profissionais, mas também com desgastes emocionais e estresse. Sem consciência da necessidade não há mudança, pois por mais importante que sejam as reuniões, para a vida profissional e pessoal de alguém, não haverá a força da automotivação.

A segunda fase da mudança comportamental consiste na identificação dos conhecimentos, habilidades e estados mentais necessários para que se tenham reuniões produtivas e da implementação dos procedimentos e práticas necessárias para se adquirir domínio destes aspectos. É nesta fase que aparece a tão conhecida resistência à mudança, em que as pessoas acabam encontrando uma serie de autojustificativas, racionalizações e autocomplascência para continuarem com os comportamentos ineficazes. É sempre preciso ter em mente que a persistência, neste caso, tem um alto retorno.

Finalmente, a terceira fase, que é a da segunda natureza, em que os conhecimentos, habilidades e estados mentais são completamente assimilados e passam a fazer parte do repertório comportamental da pessoa. É neste momento que fazer reuniões produtivas passa a ser uma coisa natural, em que os desvios são prontamente identificados e corrigidos.
Quem não se propuser a passar por estas três fases pode desistir da idéia de ter reuniões produtivas e pode continuar se lamentado pelo tempo perdido com suas reuniões.

Que se deve conhecer, dominar e seguir os 6 pontos fundamentais para que se tenham reuniões produtivas, que são os seguintes: seguir o processo administrativo, saber separar processo de conteúdo, definir e seguir as etapas do processo de realização da tarefa, dar atenção aos aspectos comportamentais e de relacionamento, definir papéis a serem seguidos e difundir e implantar uma cultura organizacional em que reuniões produtivas sejam consideradas um valor.

Vamos a cada um destes pontos fundamentais:

1 – Toda reunião tem que ser conduzida de acordo com as 3 etapas do processo administrativo, isto quer dizer, preparar/planejar, executar/fazer e controlar/avaliar.

A primeira pergunta da preparação deve ser: esta reunião é de fato necessária, ou seria melhor mandar um email, conversar por telefone, ou mesmo pessoalmente com alguém? Sempre tenha presente que uma reunião é uma alternativa para se chegar a determinado resultado. Só faça uma reunião se ela for, de fato, a melhor alternativa. Caso contrário, não perca o seu tempo nem o dos outros.

Outras questões que devem ser consideradas na preparação:

Para que fazer uma reunião? Quais são os seus objetivos e expectativas? Que tipo de reunião quer fazer (planejamento, solução de problemas, tomada de decisão, etc.)? Quem deve ser convocado? Como deve ser arrumada a sala? Como e com que antecedência os participantes deverão ser convocadas para que possam estar devidamente preparados? Quais devem ser os itens da agenda para que a reunião alcance a todos os objetivos da sua convocação? Como serão implementadas as decisões tomadas?

Uma boa parte do sucesso de uma reunião está na qualidade da sua preparação. Sem uma boa preparação, não espere por milagres. Espere por reuniões mal conduzidas e ineficazes.

A execução da reunião deve ter como base o código de conduta. Este código estabelece uma série de regras, entre as quais podemos incluir as seguintes: todos devem participar e são responsáveis pelo resultado da reunião; o clima deve ser amigável; criticar as idéias e não as pessoas; toda pergunta deve ser feita; prestar atenção em quem está falando.

Não deve haver muitas regras. Somente devem ser consideradas aquelas que são indispensáveis para o sucesso da reunião.

Finalmente, após a reunião deve haver o controle/avaliação com dois objetivos: primeiro para efetuar uma breve avaliação do que foi a reunião. Segundo, para acompanhar e implementar as resoluções efetivadas. Deve-se, inclusive, enviar aos participantes, uma breve ata da reunião, o que com, o auxílio da intranet, se tornou bastante fácil.

2 – Saber separar processo de conteúdo.

Tenha presente que qualquer atividade sempre tem, pelo menos, duas dimensões, que são conteúdo e processo. O conteúdo é o tópico ou assunto que está sendo abordado na reunião. Os assuntos podem ser os mais variados, tais como aumento de vendas, redução de custos ou falta de motivação. O processo é a maneira como estes assuntos são abordados, é a seqüência, são as etapas a serem seguidas. Normalmente as pessoas só se preocupam com o assunto (conteúdo) e não dão importância ao processo. E este é um erro que pode ter conseqüências extremamente negativas para a reunião.

De qualquer forma, nesta questão de processo e conteúdo, parece existir alguma coisa bastante interessante que, em certo sentido, se assemelha a um fenômeno que é constatado no estudo da luz. Esta pode se manifestar sob a forma de partícula e sob a forma de onda e, o que se verifica, é que não se pode observar os dois fenômenos ao mesmo tempo. Assim, quem estuda a luz deve escolher se quer tratar do aspecto onda ou do aspecto partícula. Em reunião há algo parecido. É muito difícil que quem procure ver o conteúdo também veja o processo e vice-versa. Assim, pode ser necessário que hajam pessoas diferentes cuidando destes dois aspectos. E quanto mais complexa for a reunião mais haverá necessidade desta diferenciação.

3 – Definir e seguir as etapas do processo de realização da tarefa.

Quer as pessoas queiram, ou não, gostem ou não, não existe nenhuma atividade que não seja feita através de um processo. O fato de não se estar consciente disto é outra historia que, como consequência, ocasiona a adoção de processos com etapas mal definidas e incompletas. Vejamos como exemplo, o processo de tomada de decisão e solução de problemas. Este processo deve ter as seguintes etapas: 1- definição do problema, 2 – diagnóstico da situação, 3 – formulação de alternativas, 4 – escolha da solução e 5 – implantação da decisão. Quando as pessoas não estão conscientes do processo, acabam pulando etapas ou passam superficialmente por elas, freqüentemente se prendendo em aspectos periféricos e de somenos importância.

Assim, é muito comum as pessoas procurarem encontrar a solução de um problema, sem antes terem feito bem o diagnóstico. Ou, por não conhecerem bem tudo o que é necessário fazer na etapa da escolha da solução, não se dar conta dos efeitos secundários da solução escolhida, e acabam gerando problemas maiores do que aquele que queriam resolver. Definindo-se o processo, os participantes da reunião sempre podem avaliar se estão no caminho certo.

4- Dar atenção aos aspectos comportamentais e de relacionamento.

Aqui está um dos maiores obstáculos à existência de reuniões produtivas. Existem três tipos de comportamentos numa reunião, que são os de tarefa, manutenção e os voltados para o eu. Os comportamentos de tarefa são aqueles que se referem ao conteúdo e aos processos a serem seguidos. Os de manutenção se referem aos relacionamentos entre os participantes, ao clima que deve existir. Visa obter a contribuição de todos e integração. Os comportamentos voltados para o eu são comportamentos destrutivos. São as agendas ocultas, que ao se manifestarem fazem com que os participantes da reunião percam o foco, caiam em conflitos de personalidade e tentativas de dominação dos demais. São as conversas paralelas, as manipulações e invejas. É aquele: “se não puder ser eu, então não será mais ninguém”.

Estes comportamentos voltados para o eu, muitas vezes, se manifestam de forma sutil, dificilmente perceptíveis. As vezes, sob a forma de colaboração há um movimento para derrubar o outro. De qualquer forma, é preciso estar atento a dois tipos de pessoas, os cobras e os egos inflados. Os cobras conseguem envenenar qualquer situação. Os egos inflados ocupam todo o espaço da sala e não deixam nem os demais respirarem.

Saber identificar e tratar com estes três tipos de comportamentos, tarefa, manutenção e voltados para o eu, é essencial. Sem isto, não há esperança de reuniões produtivas.

5 – Definir os papéis a serem exercidos durante a reunião.

Existem 4 papéis a serem exercidos durante uma reunião que são o de líder, facilitador, registrador e membros do grupo. O líder é o principal responsável ou interessado no assunto ou conteúdo a ser tratado na reunião. Pode ser um gerente ou um coordenador de projeto, por exemplo. Pode ter ou não autoridade formal sobre os demais participantes. O facilitar é o responsável pelos processos e pelos aspectos comportamentais e de relacionamento. O registrador é responsável por anotar e fazer a ata da reunião. Os outros, que não exercem nenhum destes papéis, são os membros do grupo.

Estes papéis ou funções, podem ser exercidos com exclusividade ou combinados. Quando alguém exerce o papel de facilitador ou de registrador, com exclusividade, não pode participar das discussões sobre o assunto objeto da reunião. Tem que se ater exclusivamente ao exercício do seu papel. Entretanto, um facilitador ou registrador, quando exerce o papel de forma combinada ou mesclada, pode participar da discussão dos assuntos da reunião, assumindo, portanto, outros papéis como o de líder ou de membro do grupo.

Assim, uma das questões mais importantes é saber se o objeto da reunião demanda que estes papéis sejam exercidos de forma exclusiva ou podem ser exercidos de forma combinada. Isto porque, é praticamente impossível que alguém exerça bem mais de um papel, pois há uma tendência a se privilegiar um deles, em detrimento do outro.

Portanto, quanto mais complexo e importante for o objeto da reunião, mais haverá necessidade desta diferenciação e do exercício exclusivo de cada um dos papéis. O mais importante de tudo isto é que a experiência mostra que uma pessoa que não for altamente treinada, dificilmente vai exercer bem o papel de facilitador, entre outras coisas, porque existem fenômenos comportamentais que se manifestam de forma bastante sutil e quem não for extremamente capacitado e atento não vai poder percebê-los e observá-los e, consequentemente, ter um desempenho eficaz.

6 – Difundir e implantar uma cultura organizacional em que reuniões produtivas sejam consideradas um valor.

Todo ser humano está sujeito às influências do conjunto de forças do meio ambiente em que se encontra inserido. Se você estiver numa organização em que não se valorize reuniões eficazes e produtivas, o trabalho para obtê-las será muito maior e os resultados muito menores. Assim, há necessidade de se trabalhar no sentido de se mudar a cultura da organização. Valorizar, por exemplo, que as reuniões sejam sempre bem preparadas. Que comecem e terminem na hora agendada. Que se tenha sempre em conta o princípio da economia, ou seja, obter o máximo com o mínimo, e consequentemente, maximizar a relação benefício/custo. Este princípio se opõe ao que é adotado, com muita freqüência em reuniões, que é o do esforço e desperdício máximo, com o mínimo de resultados.

Em suma, que todos sejam estimulados a fazerem reuniões dentro da máxima eficácia. Mas para que isto aconteça, é preciso competência, esforço e determinação. Mas creia que as recompensas virão sob a forma de uma empresa mais ágil, flexível e competitiva, em que as pessoas costumam dizer: ”Aqui as reuniões funcionam e valem o tempo que se gasta com elas”.