Dados inconsistentes: um dos maiores desafios do eSocial

Anunciado em meados do ano passado, o eSocial, também conhecido como SPED Trabalhista e Previdenciário, é considerado pelos especialistas como o projeto mais complexo apresentado até o momento. Ele é um dos pilares do programa de Sistema Público de Escrituração Digital que vem sendo implementado pelo governo brasileiro, cujo objetivo é viabilizar a garantia dos direitos previdenciários e trabalhistas, simplificar o cumprimento das obrigações e aprimorar a qualidade das informações de relações de trabalho, previdenciárias e fiscais.

O primeiro e talvez mais importante passo para o sucesso da adesão ao eSocial é assegurar que os dados cadastrais estejam corretos. Nesta fase, conhecida como “saneamento”, as bases de dados serão revisadas e as inconsistências encontradas serão corrigidas. Caso esta etapa não seja minuciosamente realizada, e a base de dados não estiver correta, o resultado final será comprometido.

Isso acontece, pois, além de padronizar e unificar as informações e obrigações acessórias, o eSocial viabilizará o cruzamento de dados e a efetividade da fiscalização do cumprimento da legislação vigente. Ou seja, com estes processos, o governo objetiva cruzar dados cadastrais, como CPF, PIS, nome e data de nascimento, com as informações já registradas nos sistemas governamentais, evitando divergências ou duplicidades que podem gerar, dentre outros problemas, dificuldades na solicitação da aposentadoria ou benefícios da previdência.

Segundo dados da KMPG, obtidos a partir da plataforma tecnológica da empresa para revisão dos cadastros, nenhuma empresa tem 100% de conformidade em seus registros.

Todas as companhias têm demonstrado um percentual elevado de inconsistências para a maior parte dos principais campos das bases de dados de funcionários e autônomos. Dentre os registros mais importantes, a média de incompatibilidade para o CPF é o campeão, com 21,14% de dados que precisam de correção. Na sequência estão a data de nascimento, com 15,96% de inconsistência; o NIS, com 13,70%; e o nome do colaborador (0,86%).

Recentemente, o governo informou que o prazo para adequação das empresas é de um ano após a publicação da versão definitiva do manual de orientação, que deve ocorrer ao longo deste ano para os diferentes regimes tributários. Além do prazo desafiador, o leiaute técnico do eSocial possui 45 tipos de arquivos distintos que contêm mais de 2 mil campos. De todas as obrigações fiscais do SPED, é a que contempla o maior e mais diversificado conjunto de informações.

Problemas no cadastro das informações dessas bases ocasionam em registros inconsistentes e/ou incompletos, o que exige o saneamento do banco de dados, o primeiro grande desafio para adequação ao eSocial. Executar a revisão das informações das bases de dados, apontar e sanear as principais divergências dos cadastros são etapas extremamente necessárias para atingir o nível de qualidade necessário exigido.