Solução de TI, para um bom negócio.
Mudar a mentalidade do empresário hoje compensa a redução de gastos da empresa no futuro? Pelo menos no que diz respeito a adotar soluções de TI na gestão de processos administrativos, sim – principalmente em relação aos gastos com viagens corporativas, que podem cair até 30% com o controle minucioso dessas despesas. É o que revela pesquisa patrocinada pela empresa de tecnologia Argo IT, que aponta que 52% dos entrevistados não utilizam nenhuma solução para auxiliar nesses processos. Por outro lado, 74% dos que utilizam ferramentas de mercado como OBT (ou Online Booking Tool, para gestão), e outros 70%, que usam a Expense Management (que administra as despesas), consideram a redução de custos como os principais atributos do uso de ambas. O levantamento, realizado pela Multifocus e gerenciado pela Academia de Viagens entre março e abril, abrangeu 257 gestores de empresas de todos os portes em 13 estados.
De acordo com Alexandre Arruda, diretor geral da Argo TI, o foco da pesquisa foi entender o mercado para esse tipo de solução como um todo. E a conclusão, além da crença geral sobre os altos custos de implantação, é que boa parte das empresas têm grande resistência interna em implantar esse tipo de ferramenta, motivadas pela falta de percepção sobre sua relevância – e os benefícios que ela pode trazer. “Principalmente no caso das PMEs, a gestão (não só de viagens, mas de RH ou contábil) é mais informalizada. Por isso, a tendência é essas empresas não verem valor em implementar soluções de tecnologia – mesmo que possam ser adequadas a empresas de qualquer porte”, diz.
Rodrigo Zulim, diretor da divisão de consultoria de gestão da BDO, lembra que o mercado tem inúmeras soluções de tecnologia a custos não tão elevados – a despeito de os gestores “tradicionais” ainda acharem esse tipo de despesa desnecessário: afinal, “é melhor não mexer em time que está ganhando”. Ele dá exemplos de soluções de TI para gestão a custos menores, como as que utilizam o celular, já que uma simples foto de um comprovante de despesa pode ser enviada para o banco de dados do sistema de gestão da empresa. “Sem dúvida, além de excelente, essa solução é muito mais prática. Passar informações diretamente para o sistema via mobile garante a gestão mais segura do negócio”, ressalta.
O grande desafio norteado pela pesquisa e que pode ser aplicado por todas as empresas de TI, de acordo com Alexandre Arruda, é mostrar que é necessário estar mais próximo desses gestores e apontar os diferenciais dessas soluções para que sejam percebidos pelo cliente final. Também é preciso ser mais agressivo na comunicação – em especial para os clientes de pequeno porte, para que vejam que há ferramentas mais simples que atendem a todos os mercados, mas não deixam de ser robustas e completas. “Esse cliente precisa de um pouco mais de auxílio e capacitação para mapear processos internos – e aí sim partir para o processo de implantação, no menor tempo possível”.
Quando começar – Há momento ideal para começar a usar esse tipo de ferramenta? Na opinião de Zulim, o momento certo é quando se começa o planejamento do negócio. Dependendo do empreendimento, o crescimento é muito rápido, e sem esse planejamento as empresas ficam despreparadas. “O ideal é prever tudo isso já com as ferramentas – e começar com elas desde o início para fugir das planilhas de Excel”, destaca o executivo.
Para evitar prejuízos na escolha, Zulim reforça a importância do bom planejamento e muita pesquisa em relação às ferramentas disponíveis no mercado, além de avaliar cases de sucesso –inclusive entre as mais simples –, para descobrir se quem já as utiliza está satisfeito. “É interessante que essa empresa de TI abra cases para que o empresário conheça, visite e converse com o gestor. Normalmente, quando não se tem nada a esconder, ele se sente mais seguro”, afirma.
Por outro lado, o diretor da BDO lembra que uma decisão errada pode levar a um “prejuízo tremendo”. “Já vi muitos investirem em uma ferramenta ótima, mas sem planejamento adequado. Depois, perderam todo esse investimento e tiveram que começar do zero”, alerta.
No caso das PMEs, o executivo da BDO afirma que é preciso mais cuidado, pois, por serem especialistas em seu negócio, costumam só pensar em formas de aumentar a produtividade com o mínimo de custo possível. “Mas há sistemas que podem gerir o negócio por ele enquanto ele se concentra onde conhece bem – por isso vale gastar dinheiro com estrutura de TI. Em resumo: é mudar a mentalidade hoje para constatar que compensa no futuro”, finaliza Zulim.
