A TI (Tecnologia da Informação) chega à Contabilidade

Uma revolução digital está acontecendo na tecnologia da informação com a implantação da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), o que interfere diretamente na Contabilidade. A vida das empresas, em nível nacional, será impactada por uma verdadeira mudança em relação à emissão de nota fiscal, trazendo integração entre as Administrações Tributárias federal, estadual e municipal. Com a adoção da escrituração digital surge uma grande discussão referente aos benefícios esperados com a implantação desse novo modelo de escrituração, e o problema a ser abordado neste artigo é: quem de fato será beneficiado com o projeto da NF-e: o Fisco ou as empresas?
A Tecnologia da Informação, juntamente com a Contabilidade, permitiu que fossem dadas novas características às transações e análises econômicas e financeiras das empresas, com a introdução de novos modelos gerenciais, fazendo com que, atualmente, a Contabilidade possa utilizar-se de documento eletrônico que oferece mais rapidez e agilidade no trânsito das informações.
O projeto da Nota Fiscal Eletrônica foi inspirado num modelo chileno. Teve início em abril de 2005, no Encontro Nacional de Administradores Tributários Estaduais (ENCAT). Consiste na implantação de um modelo nacional de documento fiscal eletrônico que vem substituir a sistemática atual de emissão do documento fiscal em papel. A NF-e tem validade em todos os estados brasileiros e substituirá as Notas Fiscais Modelos 1 e 1-A em todas as hipóteses previstas na legislação em que esses documentos possam ser utilizados.
A NF-e reduz drasticamente custos com formulários contínuos e obrigações acessórias, mas traz outras implicações que não se resumem em emissões eletrônicas, e sim em um processo maior, o Sistema Público de Escrituração Digital – SPED, que praticamente permite à Administração Pública acompanhar online a atividade fiscal do contribuinte, o que extingue a prática comum de ajuste de balanços e estoques. Esta nova sistemática de escrituração fiscal irá unificar informações fiscais dos contribuintes obrigados, substituindo a escrituração de livros fiscais no formato físico, trazendo uma surpresa já no primeiro momento: o cruzamento de entradas e saídas nos últimos cinco anos, revelando o inventário real do contribuinte.
Teremos então e-entradas, e-saídas, e-inventário e e-lalur, enfim, uma contabilidade totalmente digital e online. O sistema extingue a Autorização para Impressão de Documentos Fiscais (AIDF), que é a autorização para o contribuinte confeccionar blocos ou formulários contínuos de Nota Fiscal, mas, na prática, a cada emissão de nota fiscal haverá o acompanhamento do Fisco. Verdadeiro Big Brother Fiscal.
O SPED, numa análise maior, permite que o contabilista se modernize e se capacite em relação à nova tecnologia, tendo, portanto, mais tempo para atuar como parceiro de negócio da empresa, com visão crítica da atividade que realiza.
As vantagens para as empresas com a NF-e são: redução de custos de impressão, aquisição de papel, envio de documento fiscal, armazenagem de documentos fiscais; eliminação de digitação de notas fiscais; redução de erros de escrituração e simplificação de obrigações acessórias, e dispensa de AIDF. Por outro lado, as desvantagens também existem: gastos com impressão do DANFE e investimentos com equipamentos de informática para adaptação do sistema. Não existe hoje agilidade no processo de escrituração do DANFE, portanto, o retorno financeiro será possível apenas em longo prazo e o tempo de emissão da NF-e não será menor do que o tempo gasto com a nota em papel.
Para o Fisco, as vantagens são o aumento na confiabilidade da Nota Fiscal, a melhoria no processo de controle fiscal, a redução de custos no processo de controle das notas fiscais capturadas pela fiscalização e a inibição de atos ilícitos fiscais. Mas o Fisco também esbarra com a falta de estrutura de hardware, comunicação e software.
O investimento em tecnologia é essencial para garantir o pleno funcionamento do novo processo de contabilidade tributária e a NF-e é apenas o primeiro passo para a modernização principalmente das pequenas e médias empresas, já que o investimento em softwares de gestão, além de agilizar este processo, permite o controle e o gerenciamento completo de todos os processos e departamentos da empresa.
Segundo Fábio Vieira, diretor da APEC (Associação dos Escritórios Contábeis do Brasil), este novo processo de escrituração fiscal muda também o trabalho do Contador, que precisa estar sempre atualizado em relação à legislação tributária, aumentando cada vez mais suas responsabilidades no gerenciamento da atividade, que deixa para trás os talões de notas fiscais em papel e dá espaço ao registro da operação por meio do processamento eletrônico e online dos dados. Ele aconselha que as empresas invistam em um sistema de gestão empresarial onde o Contador possa ter acesso às informações em tempo real dentro ou fora do escritório do cliente.
Vale ressaltar, como conclusão, que, como o projeto ainda não é obrigatório em todos os segmentos, estão previstos benefícios a princípio para o Fisco e, em longo prazo, para as empresas. Mas o primeiro passo já foi dado. Estamos caminhando, empresa e Fisco, para uma modernização importante na Contabilidade Tributária no Brasil, com benefícios de redução de custos e agilidade operacional e de processos, que esperamos revolucionar as nossas operações comerciais.