Nem sempre o \u00f3bvio \u00e9 devidamente entendido e praticado. O fato \u00e9 que n\u00e3o pode haver sinergia numa empresa se n\u00e3o houver sinergia em suas reuni\u00f5es. Reuni\u00f5es produtivas s\u00e3o essenciais para que se tenha alto desempenho organizacional, gerencial e de equipes, sejam elas permanentes ou de projetos. Se constituem numa ferramenta indispens\u00e1vel para a efetividade do trabalho coletivo e podem ter as mais diversas finalidades, tais como: planejamento estrat\u00e9gico, tomada de decis\u00e3o, solu\u00e7\u00e3o de problemas, negocia\u00e7\u00e3o, comunica\u00e7\u00e3o\/informa\u00e7\u00e3o, feedback e avalia\u00e7\u00e3o, resolu\u00e7\u00e3o de conflitos e treinamento. Pesquisas mostram que executivos\/gerentes gastam 40%, ou mais, do seu tempo em reuni\u00f5es. Nos Estados Unidos, por exemplo, s\u00e3o realizadas mais de dois milh\u00f5es de reuni\u00f5es por dia.<\/p>\n
Portanto, n\u00e3o resta a menor d\u00favida de que, n\u00e3o apenas as reuni\u00f5es t\u00eam import\u00e2ncia incontest\u00e1vel, como tamb\u00e9m n\u00e3o h\u00e1 quem n\u00e3o tenha muita pr\u00e1tica e experi\u00eancia com elas, pois todos n\u00f3s j\u00e1 participamos de centenas, ou at\u00e9 milhares, de reuni\u00f5es. E \u00e9 justamente nisto que se encontra o grande paradoxo, pois apesar da import\u00e2ncia, da pr\u00e1tica e da experi\u00eancia, o que se constata \u00e9 que, em geral, a efetividade das reuni\u00f5es \u00e9 bastante baixa, sendo que, estudos sobre administra\u00e7\u00e3o do tempo mostram que est\u00e3o entre as maiores causas de desperd\u00edcio.<\/p>\n
Quem j\u00e1 n\u00e3o participou de uma reuni\u00e3o para discutir o que j\u00e1 havia sido discutido na reuni\u00e3o anterior, ou para constatar que nada foi feito a respeito das decis\u00f5es tomadas? Ou de reuni\u00f5es em que se ficam horas e horas em discuss\u00f5es que n\u00e3o levam a lugar nenhum, e cujo produto final foi apenas o de marcar a pr\u00f3xima reuni\u00e3o? O fato \u00e9 que, apesar de todos estes pontos, as pessoas continuam a se reunir sem parar para pensar e identificar o que seria necess\u00e1rio para que se obtivessem reuni\u00f5es verdadeiramente efetivas. Continuam a faz\u00ea-las quase que automaticamente, como se fossem um castigo, um peso, que tem que carregar. Uma trag\u00e9dia inevit\u00e1vel.<\/p>\n
Portanto, a seguinte quest\u00e3o se coloca: \u00c9 poss\u00edvel fazer reuni\u00f5es produtivas, ou isto \u00e9 uma impossibilidade, em que teremos que concordar com os mais c\u00e9ticos que costumam dizer que um camelo \u00e9 o resultado do trabalho de uma equipe que pretendia fazer um cavalo para competir em corridas. Ou ent\u00e3o, endossar os que dizem que quando n\u00e3o se quiser chegar a lugar nenhum, basta convocar uma reuni\u00e3o. A minha resposta \u00e9: Podemos fazer reuni\u00f5es altamente produtivas, desde que saibamos como faz\u00ea-las. Escrevo isto baseado na minha experi\u00eancia de consultor e em fun\u00e7\u00e3o de resultados efetivamente alcan\u00e7ados. Mas para tanto, tr\u00eas coisas devem ser consideradas:<\/p>\n
Reuni\u00f5es altamente produtivas exigem muita compet\u00eancia, isto porque, se trata de algo extremamente complexo, em que est\u00e3o envolvidos n\u00e3o apenas os aspectos relativos ao objetivo da reuni\u00e3o, mas sobretudo, os da din\u00e2mica comportamental, como comunica\u00e7\u00e3o e administra\u00e7\u00e3o de conflitos.<\/p>\n
Fazer somente um curso sobre reuni\u00f5es n\u00e3o basta – e este \u00e9 um erro bastante comum, pois \u00e9 preciso que se mudem comportamentos. Para que se mudem comportamentos \u00e9 necess\u00e1rio que se saiba como faz\u00ea-lo e que se invista neste sentido. Em geral, as pessoas n\u00e3o aprendem a fazer boas reuni\u00f5es porque, em vez de entendimento, dedica\u00e7\u00e3o e aprendizagem, querem algo bem \u201cfacilzinho\u201d, como macetes e dicas. E neste caso, macetes e dicas servem para muito pouco. A grande quest\u00e3o, \u00e9 que a mudan\u00e7a comportamental passa obrigatoriamente por tr\u00eas fases.<\/p>\n
Primeiro vem a consci\u00eancia da necessidade, que \u00e9 o momento em que uma pessoa fica internamente convencida e com um forte desejo de mudar. Em que tem plena consci\u00eancia dos ganhos que ter\u00e1 com reuni\u00f5es produtivas e dos preju\u00edzos que est\u00e1 tendo e continuar\u00e1 a ter, n\u00e3o apenas em termos profissionais, mas tamb\u00e9m com desgastes emocionais e estresse. Sem consci\u00eancia da necessidade n\u00e3o h\u00e1 mudan\u00e7a, pois por mais importante que sejam as reuni\u00f5es, para a vida profissional e pessoal de algu\u00e9m, n\u00e3o haver\u00e1 a for\u00e7a da automotiva\u00e7\u00e3o.<\/p>\n
A segunda fase da mudan\u00e7a comportamental consiste na identifica\u00e7\u00e3o dos conhecimentos, habilidades e estados mentais necess\u00e1rios para que se tenham reuni\u00f5es produtivas e da implementa\u00e7\u00e3o dos procedimentos e pr\u00e1ticas necess\u00e1rias para se adquirir dom\u00ednio destes aspectos. \u00c9 nesta fase que aparece a t\u00e3o conhecida resist\u00eancia \u00e0 mudan\u00e7a, em que as pessoas acabam encontrando uma serie de autojustificativas, racionaliza\u00e7\u00f5es e autocomplasc\u00eancia para continuarem com os comportamentos ineficazes. \u00c9 sempre preciso ter em mente que a persist\u00eancia, neste caso, tem um alto retorno.<\/p>\n
Finalmente, a terceira fase, que \u00e9 a da segunda natureza, em que os conhecimentos, habilidades e estados mentais s\u00e3o completamente assimilados e passam a fazer parte do repert\u00f3rio comportamental da pessoa. \u00c9 neste momento que fazer reuni\u00f5es produtivas passa a ser uma coisa natural, em que os desvios s\u00e3o prontamente identificados e corrigidos.
\nQuem n\u00e3o se propuser a passar por estas tr\u00eas fases pode desistir da id\u00e9ia de ter reuni\u00f5es produtivas e pode continuar se lamentado pelo tempo perdido com suas reuni\u00f5es.<\/p>\n
Que se deve conhecer, dominar e seguir os 6 pontos fundamentais para que se tenham reuni\u00f5es produtivas, que s\u00e3o os seguintes: seguir o processo administrativo, saber separar processo de conte\u00fado, definir e seguir as etapas do processo de realiza\u00e7\u00e3o da tarefa, dar aten\u00e7\u00e3o aos aspectos comportamentais e de relacionamento, definir pap\u00e9is a serem seguidos e difundir e implantar uma cultura organizacional em que reuni\u00f5es produtivas sejam consideradas um valor.<\/p>\n
Vamos a cada um destes pontos fundamentais:<\/p>\n
1 – Toda reuni\u00e3o tem que ser conduzida de acordo com as 3 etapas do processo administrativo, isto quer dizer, preparar\/planejar, executar\/fazer e controlar\/avaliar.<\/p>\n
A primeira pergunta da prepara\u00e7\u00e3o deve ser: esta reuni\u00e3o \u00e9 de fato necess\u00e1ria, ou seria melhor mandar um email, conversar por telefone, ou mesmo pessoalmente com algu\u00e9m? Sempre tenha presente que uma reuni\u00e3o \u00e9 uma alternativa para se chegar a determinado resultado. S\u00f3 fa\u00e7a uma reuni\u00e3o se ela for, de fato, a melhor alternativa. Caso contr\u00e1rio, n\u00e3o perca o seu tempo nem o dos outros.<\/p>\n
Outras quest\u00f5es que devem ser consideradas na prepara\u00e7\u00e3o:<\/p>\n
Para que fazer uma reuni\u00e3o? Quais s\u00e3o os seus objetivos e expectativas? Que tipo de reuni\u00e3o quer fazer (planejamento, solu\u00e7\u00e3o de problemas, tomada de decis\u00e3o, etc.)? Quem deve ser convocado? Como deve ser arrumada a sala? Como e com que anteced\u00eancia os participantes dever\u00e3o ser convocadas para que possam estar devidamente preparados? Quais devem ser os itens da agenda para que a reuni\u00e3o alcance a todos os objetivos da sua convoca\u00e7\u00e3o? Como ser\u00e3o implementadas as decis\u00f5es tomadas?<\/p>\n
Uma boa parte do sucesso de uma reuni\u00e3o est\u00e1 na qualidade da sua prepara\u00e7\u00e3o. Sem uma boa prepara\u00e7\u00e3o, n\u00e3o espere por milagres. Espere por reuni\u00f5es mal conduzidas e ineficazes.<\/p>\n
A execu\u00e7\u00e3o da reuni\u00e3o deve ter como base o c\u00f3digo de conduta. Este c\u00f3digo estabelece uma s\u00e9rie de regras, entre as quais podemos incluir as seguintes: todos devem participar e s\u00e3o respons\u00e1veis pelo resultado da reuni\u00e3o; o clima deve ser amig\u00e1vel; criticar as id\u00e9ias e n\u00e3o as pessoas; toda pergunta deve ser feita; prestar aten\u00e7\u00e3o em quem est\u00e1 falando.<\/p>\n
N\u00e3o deve haver muitas regras. Somente devem ser consideradas aquelas que s\u00e3o indispens\u00e1veis para o sucesso da reuni\u00e3o.<\/p>\n
Finalmente, ap\u00f3s a reuni\u00e3o deve haver o controle\/avalia\u00e7\u00e3o com dois objetivos: primeiro para efetuar uma breve avalia\u00e7\u00e3o do que foi a reuni\u00e3o. Segundo, para acompanhar e implementar as resolu\u00e7\u00f5es efetivadas. Deve-se, inclusive, enviar aos participantes, uma breve ata da reuni\u00e3o, o que com, o aux\u00edlio da intranet, se tornou bastante f\u00e1cil.<\/p>\n
2 – Saber separar processo de conte\u00fado.<\/p>\n
Tenha presente que qualquer atividade sempre tem, pelo menos, duas dimens\u00f5es, que s\u00e3o conte\u00fado e processo. O conte\u00fado \u00e9 o t\u00f3pico ou assunto que est\u00e1 sendo abordado na reuni\u00e3o. Os assuntos podem ser os mais variados, tais como aumento de vendas, redu\u00e7\u00e3o de custos ou falta de motiva\u00e7\u00e3o. O processo \u00e9 a maneira como estes assuntos s\u00e3o abordados, \u00e9 a seq\u00fc\u00eancia, s\u00e3o as etapas a serem seguidas. Normalmente as pessoas s\u00f3 se preocupam com o assunto (conte\u00fado) e n\u00e3o d\u00e3o import\u00e2ncia ao processo. E este \u00e9 um erro que pode ter conseq\u00fc\u00eancias extremamente negativas para a reuni\u00e3o.<\/p>\n
De qualquer forma, nesta quest\u00e3o de processo e conte\u00fado, parece existir alguma coisa bastante interessante que, em certo sentido, se assemelha a um fen\u00f4meno que \u00e9 constatado no estudo da luz. Esta pode se manifestar sob a forma de part\u00edcula e sob a forma de onda e, o que se verifica, \u00e9 que n\u00e3o se pode observar os dois fen\u00f4menos ao mesmo tempo. Assim, quem estuda a luz deve escolher se quer tratar do aspecto onda ou do aspecto part\u00edcula. Em reuni\u00e3o h\u00e1 algo parecido. \u00c9 muito dif\u00edcil que quem procure ver o conte\u00fado tamb\u00e9m veja o processo e vice-versa. Assim, pode ser necess\u00e1rio que hajam pessoas diferentes cuidando destes dois aspectos. E quanto mais complexa for a reuni\u00e3o mais haver\u00e1 necessidade desta diferencia\u00e7\u00e3o.<\/p>\n
3 – Definir e seguir as etapas do processo de realiza\u00e7\u00e3o da tarefa.<\/p>\n
Quer as pessoas queiram, ou n\u00e3o, gostem ou n\u00e3o, n\u00e3o existe nenhuma atividade que n\u00e3o seja feita atrav\u00e9s de um processo. O fato de n\u00e3o se estar consciente disto \u00e9 outra historia que, como consequ\u00eancia, ocasiona a ado\u00e7\u00e3o de processos com etapas mal definidas e incompletas. Vejamos como exemplo, o processo de tomada de decis\u00e3o e solu\u00e7\u00e3o de problemas. Este processo deve ter as seguintes etapas: 1- defini\u00e7\u00e3o do problema, 2 \u2013 diagn\u00f3stico da situa\u00e7\u00e3o, 3 \u2013 formula\u00e7\u00e3o de alternativas, 4 \u2013 escolha da solu\u00e7\u00e3o e 5 \u2013 implanta\u00e7\u00e3o da decis\u00e3o. Quando as pessoas n\u00e3o est\u00e3o conscientes do processo, acabam pulando etapas ou passam superficialmente por elas, freq\u00fcentemente se prendendo em aspectos perif\u00e9ricos e de somenos import\u00e2ncia.<\/p>\n
Assim, \u00e9 muito comum as pessoas procurarem encontrar a solu\u00e7\u00e3o de um problema, sem antes terem feito bem o diagn\u00f3stico. Ou, por n\u00e3o conhecerem bem tudo o que \u00e9 necess\u00e1rio fazer na etapa da escolha da solu\u00e7\u00e3o, n\u00e3o se dar conta dos efeitos secund\u00e1rios da solu\u00e7\u00e3o escolhida, e acabam gerando problemas maiores do que aquele que queriam resolver. Definindo-se o processo, os participantes da reuni\u00e3o sempre podem avaliar se est\u00e3o no caminho certo.<\/p>\n
4- Dar aten\u00e7\u00e3o aos aspectos comportamentais e de relacionamento.<\/p>\n
Aqui est\u00e1 um dos maiores obst\u00e1culos \u00e0 exist\u00eancia de reuni\u00f5es produtivas. Existem tr\u00eas tipos de comportamentos numa reuni\u00e3o, que s\u00e3o os de tarefa, manuten\u00e7\u00e3o e os voltados para o eu. Os comportamentos de tarefa s\u00e3o aqueles que se referem ao conte\u00fado e aos processos a serem seguidos. Os de manuten\u00e7\u00e3o se referem aos relacionamentos entre os participantes, ao clima que deve existir. Visa obter a contribui\u00e7\u00e3o de todos e integra\u00e7\u00e3o. Os comportamentos voltados para o eu s\u00e3o comportamentos destrutivos. S\u00e3o as agendas ocultas, que ao se manifestarem fazem com que os participantes da reuni\u00e3o percam o foco, caiam em conflitos de personalidade e tentativas de domina\u00e7\u00e3o dos demais. S\u00e3o as conversas paralelas, as manipula\u00e7\u00f5es e invejas. \u00c9 aquele: \u201cse n\u00e3o puder ser eu, ent\u00e3o n\u00e3o ser\u00e1 mais ningu\u00e9m\u201d.<\/p>\n
Estes comportamentos voltados para o eu, muitas vezes, se manifestam de forma sutil, dificilmente percept\u00edveis. As vezes, sob a forma de colabora\u00e7\u00e3o h\u00e1 um movimento para derrubar o outro. De qualquer forma, \u00e9 preciso estar atento a dois tipos de pessoas, os cobras e os egos inflados. Os cobras conseguem envenenar qualquer situa\u00e7\u00e3o. Os egos inflados ocupam todo o espa\u00e7o da sala e n\u00e3o deixam nem os demais respirarem.<\/p>\n
Saber identificar e tratar com estes tr\u00eas tipos de comportamentos, tarefa, manuten\u00e7\u00e3o e voltados para o eu, \u00e9 essencial. Sem isto, n\u00e3o h\u00e1 esperan\u00e7a de reuni\u00f5es produtivas.<\/p>\n
5 \u2013 Definir os pap\u00e9is a serem exercidos durante a reuni\u00e3o.<\/p>\n
Existem 4 pap\u00e9is a serem exercidos durante uma reuni\u00e3o que s\u00e3o o de l\u00edder, facilitador, registrador e membros do grupo. O l\u00edder \u00e9 o principal respons\u00e1vel ou interessado no assunto ou conte\u00fado a ser tratado na reuni\u00e3o. Pode ser um gerente ou um coordenador de projeto, por exemplo. Pode ter ou n\u00e3o autoridade formal sobre os demais participantes. O facilitar \u00e9 o respons\u00e1vel pelos processos e pelos aspectos comportamentais e de relacionamento. O registrador \u00e9 respons\u00e1vel por anotar e fazer a ata da reuni\u00e3o. Os outros, que n\u00e3o exercem nenhum destes pap\u00e9is, s\u00e3o os membros do grupo.<\/p>\n
Estes pap\u00e9is ou fun\u00e7\u00f5es, podem ser exercidos com exclusividade ou combinados. Quando algu\u00e9m exerce o papel de facilitador ou de registrador, com exclusividade, n\u00e3o pode participar das discuss\u00f5es sobre o assunto objeto da reuni\u00e3o. Tem que se ater exclusivamente ao exerc\u00edcio do seu papel. Entretanto, um facilitador ou registrador, quando exerce o papel de forma combinada ou mesclada, pode participar da discuss\u00e3o dos assuntos da reuni\u00e3o, assumindo, portanto, outros pap\u00e9is como o de l\u00edder ou de membro do grupo.<\/p>\n
Assim, uma das quest\u00f5es mais importantes \u00e9 saber se o objeto da reuni\u00e3o demanda que estes pap\u00e9is sejam exercidos de forma exclusiva ou podem ser exercidos de forma combinada. Isto porque, \u00e9 praticamente imposs\u00edvel que algu\u00e9m exer\u00e7a bem mais de um papel, pois h\u00e1 uma tend\u00eancia a se privilegiar um deles, em detrimento do outro.<\/p>\n
Portanto, quanto mais complexo e importante for o objeto da reuni\u00e3o, mais haver\u00e1 necessidade desta diferencia\u00e7\u00e3o e do exerc\u00edcio exclusivo de cada um dos pap\u00e9is. O mais importante de tudo isto \u00e9 que a experi\u00eancia mostra que uma pessoa que n\u00e3o for altamente treinada, dificilmente vai exercer bem o papel de facilitador, entre outras coisas, porque existem fen\u00f4menos comportamentais que se manifestam de forma bastante sutil e quem n\u00e3o for extremamente capacitado e atento n\u00e3o vai poder perceb\u00ea-los e observ\u00e1-los e, consequentemente, ter um desempenho eficaz.<\/p>\n
6 – Difundir e implantar uma cultura organizacional em que reuni\u00f5es produtivas sejam consideradas um valor.<\/p>\n
Todo ser humano est\u00e1 sujeito \u00e0s influ\u00eancias do conjunto de for\u00e7as do meio ambiente em que se encontra inserido. Se voc\u00ea estiver numa organiza\u00e7\u00e3o em que n\u00e3o se valorize reuni\u00f5es eficazes e produtivas, o trabalho para obt\u00ea-las ser\u00e1 muito maior e os resultados muito menores. Assim, h\u00e1 necessidade de se trabalhar no sentido de se mudar a cultura da organiza\u00e7\u00e3o. Valorizar, por exemplo, que as reuni\u00f5es sejam sempre bem preparadas. Que comecem e terminem na hora agendada. Que se tenha sempre em conta o princ\u00edpio da economia, ou seja, obter o m\u00e1ximo com o m\u00ednimo, e consequentemente, maximizar a rela\u00e7\u00e3o benef\u00edcio\/custo. Este princ\u00edpio se op\u00f5e ao que \u00e9 adotado, com muita freq\u00fc\u00eancia em reuni\u00f5es, que \u00e9 o do esfor\u00e7o e desperd\u00edcio m\u00e1ximo, com o m\u00ednimo de resultados.<\/p>\n
Em suma, que todos sejam estimulados a fazerem reuni\u00f5es dentro da m\u00e1xima efic\u00e1cia. Mas para que isto aconte\u00e7a, \u00e9 preciso compet\u00eancia, esfor\u00e7o e determina\u00e7\u00e3o. Mas creia que as recompensas vir\u00e3o sob a forma de uma empresa mais \u00e1gil, flex\u00edvel e competitiva, em que as pessoas costumam dizer: \u201dAqui as reuni\u00f5es funcionam e valem o tempo que se gasta com elas\u201d.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
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