Com o advento do Sistema P\u00fablico e Escritura\u00e7\u00e3o Digital \u2013 Sped e da Nota Fiscal Eletr\u00f4nica \u2013 NF-e, os velhos formul\u00e1rios em papel deram lugar aos arquivos XML (Extended Markup Language). O modelo antigo da Nota Fiscal, conhecido como 1 e 1A, precisava ser armazenado em caixas, arm\u00e1rios ou fich\u00e1rios. J\u00e1 o novo documento veio para otimizar o processo de organiza\u00e7\u00e3o, guarda e gerenciamento dos arquivos eletr\u00f4nicos, o que facilita a recupera\u00e7\u00e3o e o interc\u00e2mbio das informa\u00e7\u00f5es. Ou seja: o que antes ocupava espa\u00e7os f\u00edsicos, hoje pode ser guardado em um pequeno HD de computador.<\/p>\n
Contudo, o que veio para simplificar a vida dos contribuintes, ainda traz problemas. Atualmente, as duas principais quest\u00f5es que interferem em uma boa implanta\u00e7\u00e3o da Nota Fiscal Eletr\u00f4nica, criada em 2005 e v\u00e1lida em todos os Estados brasileiros, s\u00e3o: a falta de entendimento da legisla\u00e7\u00e3o em vigor, que sofre altera\u00e7\u00f5es constantes, e a aus\u00eancia da identifica\u00e7\u00e3o da complexidade do assunto.<\/p>\n
Por exemplo: a mudan\u00e7a da Nota Fiscal do meio f\u00edsico para o digital n\u00e3o mudou em nada a necessidade de armazenar, de forma segura, o documento, conforme a legisla\u00e7\u00e3o vigente. Entretanto, muitos empres\u00e1rios ainda ignoram que a Nota Fiscal Eletr\u00f4nica deve ser armazenada obrigatoriamente, com seguran\u00e7a, pelo per\u00edodo de cinco anos. Al\u00e9m disso, v\u00e1rios acabam guardando apenas as NF-es emitidas, se esquecendo que a legisla\u00e7\u00e3o obriga o armazenamento, pelos mesmos cinco anos, das notas recebidas de seus fornecedores.<\/p>\n
Outros, acostumados com a antiga nota em papel, ainda acreditam que basta guardar o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletr\u00f4nica \u2013 Danfe. Como o pr\u00f3prio nome diz, o Danfe \u00e9 um documento auxiliar. O \u00fanico documento com validade fiscal \u00e9 o XML. \u00c9 por meio dele que o governo tem como saber, em tempo real, todos os detalhes do neg\u00f3cio. Precisamos mudar o h\u00e1bito de guardar o papel e temos que nos acostumar a armazenar o arquivo digital. Al\u00e9m de guardar as Notas por cinco anos, \u00e9 aconselh\u00e1vel sempre verificar se o arquivo gerado \u00e9 v\u00e1lido, j\u00e1 que, pelo conceito da NF-e, a validade do documento fiscal s\u00f3 \u00e9 assegurada por meio da assinatura digital, Tecnologia que garante a integridade e autenticidade de arquivos eletr\u00f4nicos. Se a assinatura eletr\u00f4nica n\u00e3o for v\u00e1lida, mesmo que a Nota Fiscal Eletr\u00f4nica estiver autorizada, o contribuinte estar\u00e1 armazenando um documento inv\u00e1lido e, com certeza, sofrer\u00e1 consequ\u00eancias.<\/p>\n
Para o armazenamento das notas, muitas empresas, principalmente as de pequeno porte, utilizam o software gratuito disponibilizado pelo governo. Por\u00e9m, esse procedimento n\u00e3o \u00e9 adequado, uma vez que essa ferramenta n\u00e3o disp\u00f5e de nenhum recurso seguro. \u00c9 a velha hist\u00f3ria do barato que sai caro. Dessa forma, \u00e9 aconselh\u00e1vel e recomend\u00e1vel fazer um investimento financeiro. Com certeza, o valor desse Investimento ser\u00e1 recompensado pela seguran\u00e7a desejada. A perda de um arquivo digital da Secretaria Estadual da Fazenda \u2013 Sefaz equivale ao extravio da via do contribuinte da Nota Fiscal antiga. Portanto, todo cuidado \u00e9 pouco!<\/p>\n
Guarde as notas fiscais emitidas e recebidas para evitar problemas com o Fisco.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
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