Atualmente muito se fala sobre a import\u00e2ncia da Gest\u00e3o de Documentos Fiscais eletr\u00f4nicos. Not\u00edcias, dicas e melhores pr\u00e1ticas s\u00e3o geradas e disponibilizados a todos para consulta, mas mesmo com tanta informa\u00e7\u00e3o dispon\u00edvel, muitas empresas n\u00e3o se atentam as regras do processo de recebimento e armazenamento de documentos eletr\u00f4nicos, seja por falta de entendimento, resist\u00eancia \u00e0 mudan\u00e7as ou at\u00e9 mesmo por preferir deixar para depois. Seja qual for o motivo, fica um alerta: receber, validar e armazenar os documentos fiscais eletr\u00f4nicos recebidos \u00e9 obrigat\u00f3rio.<\/p>\n
A legisla\u00e7\u00e3o diz que o emitente e o destinat\u00e1rio dever\u00e3o manter a NF-e em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legisla\u00e7\u00e3o tribut\u00e1ria, mesmo que fora da empresa, devendo ser disponibilizado para a Administra\u00e7\u00e3o Tribut\u00e1ria quando solicitado. Tamb\u00e9m \u00e9 responsabilidade do destinat\u00e1rio verificar a validade e autenticidade da NF-e e a exist\u00eancia de Autoriza\u00e7\u00e3o de Uso da NF-e.
\nPara melhorar os processos dentro da empresa e permitir que as informa\u00e7\u00f5es estejam sempre dispon\u00edveis, \u00e9 aconselh\u00e1vel o armazenamento dos documentos fiscais eletr\u00f4nicos de forma organizada. A organiza\u00e7\u00e3o \u00e9 fundamental para a real gest\u00e3o dos documentos. Existem softwares que possuem exclusivamente esta finalidade e, muitas vezes, tamb\u00e9m contemplam a recep\u00e7\u00e3o e valida\u00e7\u00e3o de forma autom\u00e1tica.<\/p>\n
O documento com validade jur\u00eddica a ser armazenado por cinco anos \u00e9 o arquivo XML e n\u00e3o o DANFE. Caso a empresa n\u00e3o possua o documento de forma acess\u00edvel, em uma auditoria do fisco, as consequ\u00eancias podem ir al\u00e9m da aplica\u00e7\u00e3o de uma multa. A penalidade pode variar de um caso para outro, dependendo do entendimento do fiscal. A autua\u00e7\u00e3o pode ser feita por diferentes \u00f3rg\u00e3os como a Receita Federal ou Secretaria da Fazenda Estadual e como cada estado possui legisla\u00e7\u00f5es diferentes, autua\u00e7\u00f5es em estados diferentes sofrer\u00e3o penalidades diferentes. Vale lembrar que, al\u00e9m da aplica\u00e7\u00e3o de multa, se o fiscal julgar que h\u00e1 um Crime Contra a Ordem Tribut\u00e1ria as consequ\u00eancias podem ser ainda piores, chegando a pena de dois a cinco anos de reclus\u00e3o.<\/p>\n
Para o armazenamento seguro dos documentos fiscais eletr\u00f4nicos as empresas precisam realizar as mudan\u00e7as necess\u00e1rias, investir em ferramentas adequadas e manter os procedimentos. Primeiramente, \u00e9 fundamental adotar um banco de dados comercial. N\u00e3o utilize pastas, diret\u00f3rios, pen drives, CDs ou algo nesse sentido. Tamb\u00e9m n\u00e3o \u00e9 seguro deixar arquivos armazenados em uma conta de e-mail. Com um banco de dados \u00e9 poss\u00edvel programar a execu\u00e7\u00e3o de backups autom\u00e1ticos, garantindo a replica\u00e7\u00e3o das informa\u00e7\u00f5es e possibilitando a recupera\u00e7\u00e3o em caso de sinistros.
\nO gestor deve sempre pensar em seguran\u00e7a e organiza\u00e7\u00e3o. Uma boa dica \u00e9 implantar um software que garanta a seguran\u00e7a dos dados e facilidade no acesso as informa\u00e7\u00f5es. N\u00e3o h\u00e1 como utilizar um banco de dados seguro se n\u00e3o possuir um sistema que converse com ele. Al\u00e9m disso, o software tamb\u00e9m auxiliar\u00e1 na recep\u00e7\u00e3o e valida\u00e7\u00e3o dos documentos recebidos.<\/p>\n
Outra recomenda\u00e7\u00e3o \u00e9 organizar os arquivos antigos, se no in\u00edcio a empresa n\u00e3o recebia os arquivos eletr\u00f4nicos, ainda \u00e9 poss\u00edvel obt\u00ea-los a partir das c\u00f3pias dos Documentos Auxiliares \u2013 DANFE, DACTE, DANFSE. Levante todos os Documentos Auxiliares recebidos desde 2008 e confira se os arquivos XML foram recebidos. Caso falte algum, solicite aos fornecedores o reenvio dos mesmos.
\nSeguindo essas recomenda\u00e7\u00f5es as empresas estar\u00e3o caminhando para a verdadeira gest\u00e3o de documentos fiscais eletr\u00f4nicos, al\u00e9m de manter os dados mais seguros, dispon\u00edveis e organizados, a gest\u00e3o facilita as demais atividades do Sistema de Gest\u00e3o Empresarial (ERP).<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
Atualmente muito se fala sobre a import\u00e2ncia da Gest\u00e3o de Documentos Fiscais eletr\u00f4nicos. 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