Entre os documentos exigidos, dez são imprescindíveis para o funcionamento da empresa, segundo Mário Berti, presidente da Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis (Fenacon). Alvará, licença sanitária, licença ambiental, notas fiscais, registros contábeis, comprovante de recolhimento de tributos, comprovantes de recursos humanos, além de exames médicos dos funcionários, contrato social e com o contador formam a lista. Todos esses documentos precisam estar disponíveis e atualizados, caso o local seja fiscalizado.
— É comum os empresários deixarem de lado novas exigências fiscais, como o e-Social, que vai exigir esforço para cumprimento dos prazos. Quem não tem a documentação em dia pode ser penalizado e ainda ter que pagar multas de mora por eventual atraso no pagamento dos tributos — adverte Berti. Ele ressalta ainda que deixar tudo para última hora não cai bem para um empresário que quer ter sucesso.
O presidente da Fenacon também aconselha a trabalhar em sinergia com todas as áreas envolvidas no preenchimento de documentos, principalmente o contador.
— O empresário deve estar sempre próximo do contador para conhecer a realidade contábil de seu negócio e acompanhar o cumprimento das exigências legais – avalia.
Conheça a lista dos documentos imprescindíveis para o bom funcionamento da empresa:
• Alvará – É concedido pelo Município depois de constatada a regularização do imóvel e a permissão do exercício da atividade na região, segundo a Lei de Zoneamento. Em geral, o alvará de funcionamento deve ser renovado a cada dois anos, mas este prazo é determinado pelas prefeituras municipais.
• Licença sanitária – Concedida pela Vigilância Sanitária da região, é exigida a hotéis, farmácias e empresas que manipulem ou produzam alimentos, clínicas médicas ou odontológicas e distribuidoras de produtos químicos entre outras.
• Licença ambiental – O empresário deve verificar se sua atividade exige licenciamento concedido por órgão ambiental. Além da indústria e de fabricantes de cosméticos e de perfumaria, há diversos tipos de negócios que se enquadram na determinação.
• Notas fiscais – Os recibos de todos os produtos comprados ou vendidos pela empresa devem ser arquivados.
• Registros de contabilidade – Os livros de registros contábeis devem estar sempre atualizados, detalhando a movimentação de compras, vendas, pagamentos e recebimentos, entradas e saídas de estoque e destinação dos produtos adquiridos.
• Comprovante de recolhimento de tributos e contribuições previdenciárias – Mensalmente, o empregador deve recolher, entre outros tributos, a contribuição para o INSS e o FGTS dos empregados. Também é importante manter em dia o recolhimento da Contribuição Sindical.
• Comprovantes de recursos humanos – Folha de pagamento, contracheques e dados gerais dos empregados devem ser atualizados. Contratações e desligamentos precisam ser informados ao Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged), no site do Ministério do Trabalho.
• Comprovantes médicos e de segurança no trabalho – A empresa precisa manter atualizados os exames periódicos de saúde dos empregados, além de prevenir riscos à segurança no local do trabalho. A fiscalização é das secretarias estaduais do trabalho.
• Contrato social – A atualização do documento que descreve a finalidade da empresa, atividade, localização e cotas de patrimônio de cada sócio é obrigatória.
• Contrato com o contador – Toda empresa é obrigada a ter um contador, que cuida do atendimento das obrigações legais.