A eterna angústia por não conseguir compreender ou ter a certeza da rentabilidade líquida por cliente pode ser sanada com a simples elaboração de um relatório.
A angústia por desconhecer informações precisas para a tomada de decisão pode causar enormes buracos em qualquer negócio, pois como já disse Peter Drucker, “não se gerencia o que não se pode medir.”
Para as empresas prestadoras de serviço, especialmente aquelas que praticam honorários mensais e fixos, como é o caso das empresas contábeis, o acompanhamento do desempenho financeiro que cada cliente proporciona pode ser resolvido com a adoção de um relatório que contenha as seguintes informações:
Cliente;
Tempo mensal utilizado (o ideal são 12 meses, mas ao menos 3);
Calcular o tempo médio utilizado nos diversos meses;
Honorário mensal e fixo praticado no cliente;
Tempo contratado (honorário fixo dividido pelo valor de venda da hora);
Honorário sugerido (tempo médio utilizado multiplicado pelo valor de venda da hora);
Lucro líquido efetivo gerado (com base no tempo médio e o honorário fixo praticado calcular o lucro líquido que o cliente está gerando).
Para isto é necessário que todo o tempo aplicado no desenvolvimento dos diversos serviços que integram o honorário fixo contratado pelo cliente seja registrado numsoftware próprio que totalizará mensalmente de acordo com as necessidades da empresa.
A última informação – lucro líquido -, normalmente representada pela última coluna do relatório, é aquela que demonstra a necessidade, ou não, da revisão do honorário fixo. Para apurar este percentual são deduzidos todos os custos diretos e indiretos e o resultado é dividido pelo honorário fixo praticado.
Por vezes ocorre que o lucro líquido fique abaixo da média, mas o honorário dentro do padrão do mercado, então é necessário investigar os motivos da necessidade de tanto tempo investido naquele cliente. Uma das ocorrências nestes casos é que o colaborador não esteja preparado para o desempenho das funções ou o software é deficiente, exigindo assim mais tempo para executar o trabalho.
Esta metodologia funciona perfeitamente, é de fácil implantação e atende ao pensamento de Peter Drucker citado acima. James Harrington em complemento disse:
“Se você não pode medir algo, você não pode entender.
Se você não pode entender, você não pode controlar.
Se você não pode controlar, você não pode melhorar.”