Muito se fala sobre a importância da manutenção de um sistema contábil funcionando permanentemente nas empresas de todos os portes, e como o controle da contabilidade pode melhorar o processo de tomada de decisões. O assunto é tão recorrente que a maioria dos empresários conhecem o assunto.
Mesmo com essa informação em mãos muitos administradores, principalmente os de pequeno e médio porte, adotam ferramentas e métodos diferentes para o gerenciamento da empresa, considerando-os como alternativa ou mesmo como substitutos da contabilidade.
Para eles ter a contabilidade por outros meios é possível e viável inclusive pela ótica do custo-benefício. Exemplos são a administração da empresa via o acompanhamento da movimentação dos recursos financeiros direto pelo extrato bancário ou com o auxílio de uma planilha de excel.
O funcionamento de um sistema contábil demanda a presença de um profissional devidamente habilitado e até profissionais auxiliares e ao consumir recursos para sua implantação e manutenção concorre pela alocação de verbas no orçamento da empresa.
Havendo restrição de caixa o normal é que o empresário dê preferência para a alocação dos recursos em outros processos. Normalmente são escolhidos aqueles ligados diretamente as áreas produtivas da empresa por serem percebidos por ele como os únicos que contribuem diretamente na geração de caixa.
Diante dessa realidade é preciso que os esforços da classe contábil junto ao empresariado para o convencimento sobre, os benefícios, utilidade e que contabilidade é um sistema único e não dá pra se substituído, também considere a necessidade de mostrar que se trata de um sistema com ótima relação custo-benefício.
Uma das explicações a ser dada é que a tecnologia da informação junto com o desenvolvimento de softwares e hardwares favorecem significativamente e cada vez mais a implantação de um sistema contábil funcionando eficientemente pela integração com outros importantes subsistemas da empresa. É preciso que os empresários sejam informados que a contabilidade ao longo do tempo veio sendo beneficiada por inovações tecnológicas que viabilizam sua implantação e funcionamento de forma bastante eficiente a um custo operacional reduzido se comparado ao do passado.
Exemplo de um motivo da redução do custo é a eliminação do número de pessoas envolvidas na realização de rotinas voltadas especificamente para o funcionamento do sistema contábil. Atualmente muitas dessas rotinas são realizadas por funcionários alocados em outras áreas que ao realizarem suas atividades simultaneamente executam os registros que alimentam a contabilidade.
As empresas que desenvolvem softwares – softhouse – viabilizam o funcionamento da contabilidade nessas condições quando disponibilizam em seu sistema conhecido como ERP (Interprise Resource Planinng) o módulo contábil a um custo cada vez mais próximo das possibilidades de empresas de todos os tamanhos.
O empresário pode usufruir da facilidade proporcionada pelo ERP mesmo quando terceiriza o serviço contábil pois os escritórios especializados em serviços de contabilidade já utilizam a ferramenta.
Mesmo os órgãos de arrecadação tributária modificaram significativamente a forma como exigem e se relacionam com os contribuintes facilitando o cumprimento das obrigações tributárias, disponibilizando e usando intensamente de tecnologias como internet, arquivos digitais, programas. Essa situação também reduziu o custo operacional com a contabilidade.
Diante do quadro também é importante que a classe contábil dissemine que aos poucos seus profissionais ganham oportunidade de ocupar cargos em outras áreas da empresa que precisam executar rotinas que consideram aspectos de ordem contábil.
Manter a contabilidade funcionando a um custo compatível com a capacidade de investimento da empresa é uma situação cada vez mais possível sobre a qual o empresário deve ser conscientizado inclusive porque trata-se de um sistema que além de proporcionar melhores condições pra o gerenciamento integral da empresa a mantem regular em relação ao cumprimento das legislações pertinentes.