Depois de se ter convertido em obrigatoriedade para mais 40 mil empresas em outubro último, o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) passará a abranger, no Ano Novo, mais 34.548 organizações em janeiro e 138.759, entre março e outubro. Apesar de poder parecer algo problemático, acreditem que a grande vantagem do sistema não é evitar a multa de cinco mil reais aplicada a cada ocorrência em que não seja utilizado.
Há muitos valores agregados na adoção do SPED, que extrapolam o ímpeto punitivo do governo. Trata-se de uma ferramenta com repercussões positivas até mesmo na gestão, em especial de pequenas e médias empresas, inclusive familiares, que sempre têm maiores dificuldades para realizar atividades-meio relativas à contabilidade, gestão e apresentação de seus dados conforme os requisitos estabelecidos pelo marco legal e as atividades competentes.
Assim, devemos olhar o SPED não como uma despesa, mas como um investimento, cujo retorno dá-se pela melhoria da produtividade, dos controles e das informações gerenciais para tomada de decisão. Empresas que não possuem regras rígidas de controle e degestão do negócio são as que mais se beneficiam com a ferramenta, desde quedevidamente orientadas e instrumentalizadas.
Nesse processo de avanço ao SPED não cabe qualquer aventura amadorística ou exercícios de empirismo. Todos os dados da empresa precisam estar absolutamente organizados (entradas, saídas, estoques, vendas, contabilidade e operações fiscais) para a correta entrega do SPED. Além disso, na transição para o documento virtual, é necessário que as pequenas e médias empresas estejam em conformidade com o plano de contas e com o CPC PME (Comitê de Pronunciamento Contábil), que estabelece a convergência da contabilidade para as práticas internacionais.
O processo de transição e implantação inclui diagnóstico geral sobre o modelo de gestão da empresa e proposição de soluções, bem como adequação dabase de dados aos requisitos exigidos pela ferramenta. Nesta fase é importante realizar uma análise crítica das práticas contábeis vigentes versus as observadas pelo CPC PME. É necessário, ainda, promover o treinamento para as novas práticas contábeis, assim como definir os indicadores de desempenho e análises quanto à melhor opção tributária para cada exercício fiscal.
Fazendo essa lição de casa com profissionalismo e assessoria competente, a pequena e a média empresa terão muito êxito em usufruir dos benefícios do SPED: eliminação do papel e redução de custos com racionalização das obrigações acessórias; uniformização das informações que o contribuinte presta às diversas unidades federadas; transparência e agilidade; redução de custos administrativos; e melhoria da qualidade da informação. Assim, o que poderia parecer um problema pode ser o prenúncio de um ano novo mais feliz!