Existem pequenas e grandes revoluções em andamento todos os dias na complexa relação entre as empresas e as autoridades tributárias, que em muitos casos passam despercebidas.
Pena que isto ocorra, pois as ferramentas ao alcance dos contribuintes podem fazer uma grande diferença para os negócios, se utilizadas corretamente.
É o caso, por exemplo, do portal do Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte (e-CAC), lançado em dezembro de 2005 com o objetivo de desburocratizar os serviços prestados pela Receita Federal e melhorar a comunicação desta com os contribuintes. Hoje, ele apresenta a marca de 5,5 milhões de serviços ao mês.
Seis anos após sua criação, neste início de 2012, os serviços mais utilizados são “consulta situação fiscal” e “extrato da declaração do Imposto de Renda Pessoa Física”, indicando que o contribuinte pessoa física também tem descoberto as facilidades do serviço eletrônico.
Apesar do grande volume de atendimentos, este canal ainda é pouco conhecido pelos empresários e contribuintes em geral. Serviços relacionados ao Imposto de Renda Pessoa Física (IRPF) geram mais de um milhão de acessos por mês. Um número razoável, mas relativamente pequeno, se comparados às mais de 24 milhões de declarações do IRPF entregues em 2011.
Suas eficiência, segurança e agilidade, que simplificam o relacionamento com a autoridade fiscal, ainda não são conhecidas pelos mais de 6 milhões de empreendedores brasileiros. A maioria pensa que o e-CAC deve ser utilizado apenas pelos contabilistas.
Se os empresários soubessem como é fácil consultar a situação fiscal de suas empresas, e utilizassem regularmente este serviço, muitas surpresas desagradáveis poderiam ser eliminadas ou, pelo menos, reduzidas.
Resumidamente, o e-CAC é um portal eletrônico, acessado via internet, que funciona de forma similar a um internet banking. Obviamente, os serviços são colocados à disposição com garantia de preservação do sigilo fiscal do contribuinte. Além disso, há validade jurídica nas transações realizadas por meio do portal.
A confidencialidade e a legalidade das transações eletrônicas efetuadas são “reforçadas” quando o contribuinte acessa o portal utilizando o seu Certificado Digital (e-CPF) ou de sua empresa (e-CNPJ).
O Certificado Digital funciona, portanto, como um “passaporte” virtual obtido mediante procedimentos formais de identificação, com o interessado comparecendo pessoalmente a uma autoridade certificadora, munido dos documentos necessários.
Alguns dos serviços até podem ser acessados sem o uso de Certificado Digital, gerando um “código de acesso” específico. Contudo, estas facilidades se restringem às pessoas físicas ou empresas optantes do Simples Nacional.
Já as funções mais relevantes, que precisam de uma segurança maior, requerem o uso da assinatura digital.
Os 10 principais são: agendamento de atendimento; cadastro de CNPJ; cadastro de CPF; caixa postal; cópia de declarações; fontes pagadoras; matrícula CEI; consulta a comprovante de pagamento; procuração eletrônica e Simples Nacional.
Contabilistas, profissionais da área fiscal, tributária e financeira podem utilizar tudo isto e, certamente, terão o seu dia a dia facilitado. Pra tal, é fundamental que saibam de sua existência e utilizem pessoalmente alguns deles. Dessa forma, a qualquer tempo poderão orientar sua equipe, reduzindo custos burocráticos e conferindo a situação fiscal de sua empresa simples assim.
Roberto Dias Duarte, professor, escritor e empresário, com MBA em administração de empresas pelo Ibmec.