Nota Fiscal Eletrônica – NF-e – Roteiro de Procedimentos

Introdução

O Conselho Nacional de Política Fazendária – CONFAZ e o Secretário Geral da Secretaria da Receita Federal, na 119ª reunião ordinária do Conselho Nacional de Política Fazendária, realizada em Manaus, AM, no dia 30 de setembro de 2005, aprovaram o Ajuste Sinief nº 7 de 2005 (DOU de 05.10.2005), instituindo a Nota Fiscal Eletrônica – NF-e e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica – DANFE.

O Ajuste Sinief nº 7/2005 teve como objetivo a implantação de um modelo nacional de documento fiscal eletrônico para substituir a sistemática atual de emissão do documento fiscal em papel, com validade jurídica garantida pela assinatura digital do remetente, simplificando as obrigações acessórias dos contribuintes e permitindo, ao mesmo tempo, o acompanhamento em tempo real das operações comerciais pelo Fisco.

Tendo em vista a implantação gradual da obrigatoriedade de utilização da NF-e e a necessidade de adaptação desse novo modelo à realidade das empresas brasileiras, a legislação correspondente é objeto de alterações recorrentes, o que exige do contribuinte atenção redobrada em relação aos procedimentos que deve observar no cumprimento de suas obrigações acessórias.

Neste Roteiro serão analisados os dispositivos do Ajuste Sinief nº 7/2005, dos Protocolos ICMS nº 10/2007, 42/2009, bem como as principais alterações promovidas no leiaute da NF-e.

I – Histórico

Por força do princípio federativo, a União, os Estados, o Distrito Federal e os Municípios são dotados de autonomia política, administrativa e financeira, cujas atribuições, competências e respectivas limitações estão previstas na Constituição Federal. De acordo com as regras constitucionais cada ente tem competência para instituir e administrar os respectivos tributos. Dessa forma, cada um desses entes, com a finalidade de fiscalizar a atividade dos contribuintes, pode estabelecer a obrigação acessória que entender mais interessante, o que gera multiplicidades de rotinas de trabalho e muita burocracia, tornando o custo para o cumprimento de obrigações tributárias muito alto.

Com o intuito de racionalizar os procedimentos a serem observados pelos contribuintes do ICMS e do IPI, em 1970, o Ministro da Fazenda e os Secretários de Fazenda ou de Finanças dos Estados e do Distrito Federal, se reuniram e assinaram o Convênio sem número de 1970, criando o Sistema Nacional Integrado de Informações Econômico-Fiscais, determinando que os entes federados incorporassem às suas respectivas legislações tributárias as normas relativas aos documentos e livros fiscais consubstanciadas nos seus artigos.

Todavia, apesar dessas obrigações comuns, ainda existem diversas declarações e outras obrigações acessórias que são específicas para cada ente tributante, dificultando o exercício das atividades por empresas que se sujeitam às regras estabelecidas pela União, pelo Estado e pelo Município onde estão estabelecidas.

Por outro lado, as administrações tributárias também estão sujeitas a investir recursos para captar, tratar, armazenar e disponibilizar informações sobre as operações realizadas pelos contribuintes, administrando um volume de obrigações acessórias que acompanha o surgimento de novas hipóteses de evasão.

Portanto, a integração e o compartilhamento de informações têm o objetivo de racionalizar e modernizar a administração tributária brasileira, reduzindo custos e entraves burocráticos, facilitando o cumprimento das obrigações tributárias e o pagamento de impostos e contribuições, além de fortalecer o controle e a fiscalização por meio de intercâmbio de informações entre as administrações tributárias.

Nesse sentido, foi aprovada a Emenda Constitucional nº 42/2003, que introduziu o inciso XXII ao art. 37 da Constituição Federal, determinando às administrações tributárias da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios que atuem de forma integrada, inclusive com o compartilhamento de cadastros e de informações fiscais.

Para atender ao disposto da Emenda Constitucional nº 42, inciso XXII, art. 37, foi realizado, em julho de 2004, o 1º Encontro Nacional de Administradores Tributários – ENAT, reunindo os titulares das administrações tributárias federal, estaduais, do Distrito Federal e dos municípios de capitais, com o objetivo de buscar soluções conjuntas das três esferas de Governo que promovessem maior integração administrativa, padronização e melhor qualidade das informações; racionalização de custos e da carga de trabalho operacional no atendimento; maior eficácia da fiscalização; maior possibilidade de realização de ações fiscais coordenadas e integradas; maior possibilidade de intercâmbio de informações fiscais entre as diversas esferas governamentais; cruzamento de dados em larga escala com dados padronizados e uniformização de procedimentos.

No ENAT foram aprovados dois protocolos de cooperação técnica nas áreas de cadastramento (Projeto do Cadastro Sincronizado) e da Nota Fiscal Eletrônica.

No segundo semestre de 2005, no evento do II ENAT – Encontro Nacional de Administradores Tributários, os Secretários de Fazenda dos Estados e DF, o Secretário da Receita Federal e os representantes das Secretarias de Finanças dos municípios das Capitais assinaram o Protocolo ENAT 03/2005, visando o desenvolvimento e a implantação da Nota Fiscal Eletrônica, consolidando de forma definitiva a coordenação técnica e o desenvolvimento do projeto sob a responsabilidade do ENCAT (Encontro Nacional dos Coordenadores e Administradores Tributários Estaduais) com a participação, da agora denominada, Receita Federal do Brasil (RFB).

 

Ressalte-se que a NF-e, apesar de fazer parte do SPED – Sistema Público de Escrituração Digital, tecnologicamente e gerencialmente é diversa deste. Ou seja, o grupo que discute os aspectos relacionados à NF-e é diverso do SPED.

Em 05.10.2005 foi publicado o Ajuste Sinief nº 07/2005 que instituiu a Nota Fiscal Eletrônica. Referido ato determinou que a NF-e deveria ser emitida conforme leiaute definido em Ato Cotepe. Foi, então, publicado o Ato Cotepe nº 72/2005, revogado posteriormente pelo Ato Cotepe nº 14/2007, que aprovou o Manual de Integração da Nota Fiscal Eletrônica – NF-e, que estabeleceu as especificações técnicas da Nota Fiscal Eletrônica – NF-e, do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica – DANFE e dos Pedidos de Concessão de Uso, Cancelamento, Inutilização e Consulta WebServices a Cadastro.

O Ato Cotepe nº 14/2007, por sua vez, foi revogado pelo Ato Cotepe nº 22/2008, que foi revogado pelo Ato Cotepe nº 03/2009, que aprovou a versão 3.0 do Manual de Integração da Nota Fiscal Eletrônica – NF-e, de implementação obrigatória até 31 de agosto de 2009. Observe-se, no entanto, que os contribuintes poderiam, até 31 de agosto de 2009, alternativamente, observar o disposto no Manual de Integração da Nota Fiscal Eletrônica – NF-e, Versão 2.0.2 a, aprovado pelo Ato Cotepe nº 22/2008.

O Ato Cotepe nº 03/2009, por sua vez foi revogado pelo Ato Cotepe nº 49/2009, que aprovou o Manual de Integração da Nota Fiscal Eletrônica – NF-e, 4.01, a ser observado a partir de 1º.04.2010, todavia, foi dado ao contribuinte a possibilidade de utilizar a versão 3.0, até o dia 31 de março de 2011. Portanto, a partir de 1º de abril de 2011, o sistema do contribuinte obrigado à emissão da NF-e deverá estar adaptado às alterações promovidas pela versão 4.01.

A Suframa também aderiu à NF-e promovendo alterações no internamento de mercadorias, simplificando os procedimentos a serem observados.

Em 2005 várias empresas foram convidadas a emitir NF-e e, em abril de 2006, iniciou-se a emissão em paralelo – início da emissão eletrônica e em papel. Inicialmente, os Estados da Bahia, Goiás, Maranhão, Rio Grande do Sul e São Paulo adotaram a NF-e em fase de testes e, posteriormente, ingressaram nesse grupo também os Estados do Espírito Santo e Minas Gerais.

Na fase de testes, em torno de 60 (sessenta) empresas fizeram parte e todas eram voluntárias, por isso nem todas as operações eram realizadas por meio de NF-e.

Os Estados, para determinação da obrigatoriedade da emissão da NF-e, assinaram o Protocolo ICMS nº 10/2007, determinando, a partir de 1º.04.2008, a obrigatoriedade da utilização da NF-e para os setores de fumo e combustíveis.

Por meio do Protocolo ICMS nº 88/2007, foram incluídos na obrigatoriedade de emissão da NF-e, a partir de 1º.09.2008, diversos outros contribuintes dos setores automotivo, farmacêutico, de bebidas, de construção civil, de energia elétrica, dentre outros. Referido Protocolo também dispôs sobre a dispensa de emissão da NF-e relativamente a algumas operações.

Posteriormente, o Protocolo ICMS nº 24/2008, publicado no DOU de 27.03.2008, alterou o Protocolo ICMS nº 10/2007, determinando novas hipóteses de dispensa, conforme tratado no subtópico III.2.

O Protocolo ICMS nº 68/2008, prorrogou o prazo relativo à obrigatoriedade de utilização da NF-e para os contribuintes cuja obrigatoriedade estava prevista para setembro, e determinou a emissão da Nota Fiscal Eletrônica por outros contribuintes, a partir de abril de 2009.

Ainda, relativamente à extensão da obrigatoriedade de utilização da NF-e, foi publicado o Protocolo ICMS nº 87/2008, que trouxe uma nova lista de contribuintes obrigados à NF-e, mas a partir de 1º.09.2009.

No DOU de 15.07.2009, foi publicado o Protocolo ICMS nº 42/2009, que determinou novas hipóteses de obrigatoriedade de utilização da NF-e, vinculando a obrigatoriedade ao enquadramento nos códigos da Classificação Nacional de Atividades Econômicas – CNAE descritos em seu Anexo Único. Referido anexo discrimina atividades de diversos setores e estabelece prazos a partir dos quais os respectivos contribuintes estarão obrigados a utilizar o documento eletrônico (abril, julho, outubro e dezembro de 2010).

II – Benefícios da Nota Fiscal Eletrônica

O objetivo é que a NF-e acarrete mudanças significativas no processo de emissão e gestão das informações fiscais, trazendo grandes benefícios para os contribuintes e para as administrações tributárias.

Para o emissor da NF-e, prevê-se que haverá a redução de custos de impressão, de aquisição de papel, de envio do documento fiscal, de armazenagem de documentos fiscais. Além disso, objetiva-se que ocorra a simplificação de obrigações acessórias, como a dispensa de AIDF e a redução de tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira.

No que se refere ao receptor da NF-e, pressupõe-se a eliminação de digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias e consequente redução de erros de escrituração decorrente da digitação dessas notas fiscais, bem como o planejamento de logística de entrega pela recepção antecipada da informação da NF-e.

A NF-e trará benefícios também para a sociedade, uma vez que haverá a redução do consumo de papel, com impacto positivo no meio ambiente, serão incentivados o comércio eletrônico e o uso de novas tecnologias, haverá a padronização dos relacionamentos eletrônicos entre empresas, o surgimento de oportunidades de negócios e empregos na prestação de serviços ligados à Nota Fiscal Eletrônica.

Para as administrações tributárias ocorrerá o aumento na confiabilidade da Nota Fiscal, visto que a sua emissão depende de assinatura com certificação digital, ocorrerá também a melhoria no processo de controle fiscal, possibilitando um melhor intercâmbio e compartilhamento de informações entre os fiscos, reduzindo os custos no processo de controle das notas fiscais capturadas pela fiscalização de mercadorias em trânsito. Com a maior facilidade na fiscalização em decorrência de todos os dados já estarem disponíveis em meio digital, pressupõe-se que haverá a diminuição da sonegação e o consequente aumento da arrecadação.

III – Nota Fiscal Eletrônica – NF-e

A Nota Fiscal Eletrônica – NF-e, modelo 55, instituída pelo Ajuste Sinief nº 07/2005, deverá ser utilizada em substituição à Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, pelos contribuintes do IPI ou ICMS. Essa nota fiscal não se confunde com aquelas previstas na legislação de alguns Municípios, que é destinada aos contribuintes do ISS.

 

Apesar de haver campos na Nota Fiscal Eletrônica, modelo 55, para dados relativos à prestação de serviços sujeitos ao ISS ainda não foi firmado termo de acordo com nenhum Município para sua utilização.

Fundamentação: Cláusula primeira, caput, do Ajuste Sinief nº 7/2005.

III.1 – Conceito

Considera-se Nota Fiscal Eletrônica – NF-e, “o documento emitido e armazenado eletronicamente, de existência apenas digital, com o intuito de documentar operações e prestações, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e autorização de uso pela administração tributária da unidade federada do contribuinte, antes da ocorrência do fato gerador.”

Ou seja, a NF-e impressa não terá validade visto que sua existência é apenas digital. Para trânsito a NF-e será representada pelo DANFE (Documento Auxiliar da NF-e), conforme veremos adiante.

A NF-e, portanto, será utilizada para substituir a nota fiscal em papel e sua validade jurídica será garantida pela assinatura digital do emitente e pela Autorização de Uso da NF-e.

Fundamentação: Cláusula primeira, § 1º, do Ajuste Sinief nº 7/2005.

III.2 – Obrigatoriedade de emissão

O objetivo da NF-e é padronizar a emissão de documentos em todos os Estados. Dessa forma, as unidades Federadas, para obrigarem o contribuinte a emitir esse documento, deverão firmar Protocolo ICMS nesse sentido. A celebração do referido Protocolo, para efeito de exigência da emissão da NF-e, será dispensada, no entanto, nos casos em que o contribuinte estiver inscrito em um único Estado, ou, em qualquer caso, a partir de 1º.12.2010.

Para fixação da obrigatoriedade de emissão da NF-e por meio de Protocolo, as unidades federadas podem utilizar critérios relacionados à receita de vendas e serviços dos contribuintes, atividade econômica ou natureza da operação por eles exercida.

Diante dessas regras, conforme já mencionado no tópico I, foi firmado o Protocolo ICMS nº 10/2007, posteriormente alterado pelos Protocolos ICMS nº 24/2008, nº 68/2008, nº 87/2008, nº 04/2009, nº 41/2009, nº 43/2009, 102/2009, 103/2009, 112/2009 e 166/2010. De acordo com as disposições dessas normas, passaram a estar obrigados a utilizar a Nota Fiscal Eletrônica, a partir de 1º.04.2008, nas operações de vendas internas e interestaduais:

a) fabricantes de cigarros;

b) distribuidores ou atacadistas de cigarros;

c) produtores, formuladores e importadores de combustíveis líquidos, assim definidos e autorizados por órgão federal competente, exceto em relação à gasolina de aviação (GAV) e ao querosene de aviação (QAV);

d) distribuidores de combustíveis líquidos, assim definidos e autorizados por órgão federal competente, exceto em relação à gasolina de aviação (GAV) e ao querosene de aviação (QAV);

e) transportadores e revendedores retalhistas – TRR, assim definidos e autorizados por órgão federal competente, exceto em relação à gasolina de aviação (GAV) e ao querosene de aviação (QAV);

A partir de 1º.06.2008, a obrigatoriedade de utilização da NF-e passou a se aplicar para as demais operações realizadas pelos contribuintes listados acima, não somente para as operações de venda, bem como nas operações realizadas por produtores, formuladores, importadores, distribuidores e transportadores e revendedores retalhistas – TRR, em relação à gasolina de aviação (GAV) e ao querosene de aviação (QAV).

A partir de 1º.09.2008, relativamente ao Estado do Mato Grosso, e a partir de 1º.12.2008, para os demais Estados, a obrigatoriedade passou a abranger os seguintes contribuintes:

a) fabricantes de automóveis, camionetes, utilitários, caminhões, ônibus e motocicletas;

b) fabricantes de cimento;

c) fabricantes, distribuidores e comerciante atacadista de medicamentos alopáticos para uso humano;

d) frigoríficos e atacadistas que promoverem as saídas de carnes frescas, refrigeradas ou congeladas das espécies bovinas, suínas, bufalinas e avícola;

e) fabricantes de bebidas alcoólicas inclusive cervejas e chopes;

f) fabricantes de refrigerantes;

g) agentes que, no Ambiente de Contratação Livre (ACL), vendam energia elétrica a consumidor final;

h) fabricantes de semi-acabados, laminados planos ou longos, relaminados, trefilados e perfilados de aço;

i) fabricantes de ferro-gusa.

E a partir de 1º.04.2009, o Protocolo ICMS nº 68/2008, com alterações pelo Protocolo ICMS nº 87/2008, incluiu na obrigatoriedade de utilização da NF-e, os seguintes contribuintes:

a) importadores de automóveis, camionetes, utilitários, caminhões, ônibus e motocicletas;

b) fabricantes e importadores de baterias e acumuladores para veículos automotores;

c) fabricantes de pneumáticos e de câmaras-de-ar;

d) fabricantes e importadores de autopeças;

e) produtores, formuladores, importadores e distribuidores de solventes derivados de petróleo, assim definidos e autorizados por órgão federal competente;

f) comerciantes atacadistas a granel de solventes derivados de petróleo;

g) produtores, importadores e distribuidores de lubrificantes e graxas derivados de petróleo, assim definidos e autorizados por órgão federal competente;

h) comerciantes atacadistas de lubrificantes e graxas derivados de petróleo;

 

Até 31.03.2010, essa obrigatoriedade abrangia os atacadistas a granel de lubrificantes e graxas derivados ou não de petróleo.

i) produtores, importadores, distribuidores a granel, engarrafadores e revendedores atacadistas a granel de álcool para outros fins;

j) produtores, importadores e distribuidores de gás liquefeito de petróleo (GLP) ou de gás liquefeito de gás natural (GLGN), assim definidos e autorizados por órgão federal competente;

k) produtores, importadores e distribuidores de gás natural veicular (GNV), assim definidos e autorizados por órgão federal competente;

l) atacadistas de produtos siderúrgicos e ferro gusa;

m) fabricantes de alumínio, laminados e ligas de alumínio;

n) fabricantes de vasilhames de vidro, garrafas PET e latas para bebidas alcoólicas e refrigerantes;

o) fabricantes e importadores de tintas, vernizes, esmaltes e lacas;

p) fabricantes e importadores de resinas termoplásticas;

q) distribuidores, atacadistas ou importadores de bebidas alcoólicas, inclusive cervejas e chopes;

r) distribuidores, atacadistas ou importadores de refrigerantes;

s) fabricantes, distribuidores, atacadistas ou importadores de extrato e xarope utilizados na fabricação de refrigerantes;

t) atacadistas de bebidas com atividade de fracionamento e acondicionamento associada;

u) atacadistas de fumo;

v) fabricantes de cigarrilhas e charutos;

w) fabricantes e importadores de filtros para cigarros;

x) fabricantes e importadores de outros produtos do fumo, exceto cigarros, cigarrilhas e charutos;

y) processadores industriais do fumo.

O Protocolo ICMS nº 87/2008 incluiu na obrigatoriedade de utilização da NF-e, a partir de 1º.09.2009, os seguintes contribuintes

a) fabricantes de cosméticos, produtos de perfumaria e de higiene pessoal;

b) fabricantes de produtos de limpeza e de polimento;

c) fabricantes de sabões e detergentes sintéticos;

d) fabricantes de alimentos para animais;

e) fabricantes de papel;

f) fabricantes de produtos de papel, cartolina, papelcartão e papelão ondulado para uso comercial e de escritório;

g) fabricantes e importadores de componentes eletrônicos;

h) fabricantes e importadores de equipamentos de informática e de periféricos para equipamentos de informática;

i) fabricantes e importadores de equipamentos transmissores de comunicação, pecas e acessórios;

j) fabricantes e importadores de aparelhos de recepção, reprodução, gravação e amplificação de áudio e vídeo;

l) estabelecimentos que realizem reprodução de vídeo em qualquer suporte;

m) estabelecimentos que realizem reprodução de som em qualquer suporte;

n) fabricantes e importadores de mídias virgens, magnéticas e ópticas;

o) fabricantes e importadores de aparelhos telefônicos e de outros equipamentos de comunicação, peças e acessórios;

p) fabricantes de aparelhos eletromédicos e eletroterapeuticos e equipamentos de irradiação;

q) fabricantes e importadores de pilhas, baterias e acumuladores elétricos, exceto para veículos automotores;

r) fabricantes e importadores de material elétrico para instalações em circuito de consumo;

s) fabricantes e importadores de fios, cabos e condutores elétricos isolados;

t) fabricantes e importadores de material elétrico e eletrônico para veículos automotores, exceto baterias;

u) fabricantes e importadores de fogões, refrigeradores e máquinas de lavar e secar para uso doméstico, peças e acessórios;

v) estabelecimentos que realizem moagem de trigo e fabricação de derivados de trigo;

x) atacadistas de café em grão;

z) atacadistas de café torrado, moído e solúvel;

a.1) produtores de café torrado e moído, aromatizado;

b.1) fabricantes de óleos vegetais refinados, exceto óleo de milho;

c.1) fabricantes de defensivos agrícolas;

d.1) fabricantes de adubos e fertilizantes;

e.1) fabricantes de medicamentos homeopáticos para uso humano;

f.1) fabricantes de medicamentos fitoterápicos para uso humano;

g.1) fabricantes de medicamentos para uso veterinário;

h.1) fabricantes de produtos farmoquímicos;

i.1) atacadistas e importadores de malte para fabricação de bebidas alcoólicas;

j.1) fabricantes e atacadistas de laticínios;

l.1) fabricantes de artefatos de material plástico para usos industriais;

m.1) fabricantes de tubos de aço sem costura;

n.1) fabricantes de tubos de aço com costura;

o.1) fabricantes e atacadistas de tubos e conexões em PVC e cobre;

p.1) fabricantes de artefatos estampados de metal;

q.1) fabricantes de produtos de trefilados de metal, exceto padronizados;

r.1) fabricantes de cronômetros e relógios;

s.1) fabricantes de equipamentos e instrumentos ópticos, peças e acessórios;

t.1) fabricantes de equipamentos de transmissão ou de rolamentos, para fins industriais;

u.1) fabricantes de máquinas, equipamentos e aparelhos para transporte e elevação de cargas, peças e acessórios;

v.1) fabricantes de aparelhos e equipamentos de ar condicionado para uso não-industrial;

x.1) serrarias com desdobramento de madeira;

z.1) fabricantes de artefatos de joalheria e ourivesaria;

a.2) fabricantes de tratores, peças e acessórios, exceto agrícolas;

b.2) fabricantes e atacadistas de pães, biscoitos e bolacha;

c.2) fabricantes e atacadistas de vidros planos e de segurança;

d.2) atacadistas de mercadoria em geral, com predominância de produtos alimentícios;

e.2) concessionários de veículos novos;

f.2) fabricantes e importadores de pisos e revestimentos cerâmicos;

g.2) tecelagem de fios de fibras têxteis;

h.2) preparação e fiação de fibras têxteis.

Por fim, o Protocolo ICMS nº 102/2009 incluiu na obrigatoriedade de emissão do documento eletrônico, a partir de 1º de abril de 2010, os estabelecimentos da Companhia Nacional de Abastecimento – CONAB, salvo em relação ao Estado do Mato Grosso.

Observe-se que de acordo com a alteração trazida pelo Protocolo ICMS nº 87/2008, a obrigatoriedade da emissão de NF-e aos importadores, que não se enquadrem em outra hipótese de obrigatoriedade, ficou restrita à operação de importação.

Fundamentação: Cláusula primeira, §§ 2º e 3º Ajuste Sinief nº 7/2005 e Protocolo ICMS nº 10/2007.

III.2.1 – Dispensa

Ressalte-se, entretanto, que é dispensada a utilização da NF-e nos seguintes casos:

a) por estabelecimento de contribuinte que não pratique, nem tenha praticado as atividades previstas como obrigatórias à utilização do documento eletrônico há pelo menos 12 (doze) meses, ainda que a atividade seja realizada em outros estabelecimentos do mesmo titular;

b) nas operações realizadas fora do estabelecimento, relativas às saídas de mercadorias remetidas sem destinatário certo, desde que os documentos fiscais relativos à remessa e ao retorno sejam NF-e;

c) nas operações realizadas por contribuinte distribuidor ou atacadista de cigarros, ou distribuidor, atacadista ou importador de bebidas alcoólicas, inclusive cervejas e chopes, e de refrigerante, que tenha como atividade preponderante o comércio atacadista, desde que o valor das operações com cigarros ou bebidas não tenha ultrapassado 5% (cinco por cento) do valor total das saídas do exercício anterior;

 

Essa dispensa somente se aplicou até 31.08.2009.

d) por fabricante de aguardente (cachaça) e vinho que tenha auferido receita bruta, no exercício anterior, inferior a R$ 360.000,00 (trezentos e sessenta mil reais);

e) na entrada de sucata de metal, com peso inferior a 200 Kg (duzentos quilogramas), adquirida de particulares, inclusive catadores, desde que, ao fim do dia, seja emitida NF-e englobando o total das entradas ocorridas;

f) até 31 de março de 2010, ao estabelecimento atacadista de produtos hortifrutigranjeiros e de outros produtos alimentícios localizado em centrais de abastecimento controladas direta ou indiretamente pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios.

 

A dispensa prevista na letra “f”, somente se aplicou aos Estados do Amazonas, Alagoas, Minas Gerais, Pará, Pernambuco, Rio Grande do Sul, Rio de Janeiro, São Paulo em relação aos estabelecimentos atacadistas de produtos hortifrutigranjeiros.

g) nas operações internas, para acobertar o trânsito de mercadoria, em caso de operação de coleta em que o remetente esteja dispensado da emissão de documento fiscal, desde que o documento fiscal relativo à efetiva entrada seja NF-e e referencie as respectivas notas fiscais modelo 1 ou 1-A.

 

Ressalta-se que a obrigatoriedade de utilização da NF-e não se aplica ao Microempreendedor Individual – MEI, de que trata o art. 18-A da Lei Complementar 123/2006.

Fundamentação: Cláusula primeira, §§ 2º e 2º-A do Protocolo ICMS nº 10/2007.

III.3 – Obrigatoriedade definida por CNAE

O Protocolo ICMS nº 42/2009, publicado no DOU de 15.07.02009, determinou outras hipóteses de obrigatoriedade de emissão da NF-e, todavia, não prevê somente a descrição da atividade do contribuinte, mas prevê também o código da Classificação Nacional de Atividades Econômicas – CNAE. Ou seja, continuam válidas as disposições do Protocolo ICMS nº 10/2007, entretanto, a obrigatoriedade de utilização da NF-e abrange também os contribuintes enquadrados nas atividades descritas no Anexo do Protocolo ICMS nº 42/2009.

Referido ato dispõe que a obrigatoriedade aplica-se a todas as operações efetuadas em todos os estabelecimentos dos contribuintes a que se refere, sendo vedada a emissão de Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, salvo nas seguintes hipóteses:

a) operações realizadas fora do estabelecimento, relativas às saídas de mercadorias remetidas sem destinatário certo, desde que os documentos fiscais relativos à remessa e ao retorno sejam NF-e;

b) operações realizadas por fabricante de aguardente (cachaça) e vinho, enquadrado nos códigos das CNAE 1111-9/01, 1111-9/02 ou 1112-7/00, que tenha auferido receita bruta, no exercício anterior, inferior a R$ 360.000,00 (trezentos e sessenta mil reais);

c) na entrada de sucata de metal, com peso inferior a 200 kg (duzentos quilogramas), adquirida de particulares, inclusive catadores, desde que, ao fim do dia, seja emitida NF-e englobando o total das entradas ocorridas.

d) a critério de cada unidade federada, ao estabelecimento do contribuinte que não esteja enquadrado em nenhum dos códigos da CNAE constantes da relação do Anexo Único;

e) nas operações internas, para acobertar o trânsito de mercadoria, em caso de operação de coleta em que o remetente esteja dispensado da emissão de documento fiscal, desde que o documento fiscal relativo à efetiva entrada seja NF-e e referencie as respectivas notas fiscais modelo 1 ou 1-A.

Para aplicação da obrigatoriedade prevista no Protocolo ICMS nº 42/2009, deve-se considerar o código da CNAE principal do contribuinte, bem como os secundários, conforme conste ou, por exercer a atividade, deva constar em seus atos constitutivos ou em seus cadastros, junto ao Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ) da Receita Federal do Brasil (RFB) e no cadastro de contribuinte do ICMS de cada unidade federada. Observe-se, portanto, que caso o contribuinte exerça qualquer atividade correspondente a um CNAE previsto no referido Protocolo, mesmo que não esteja cadastrado nos órgãos competentes com esse CNAE ficará sujeito à NF-e.

 

As unidades da Federação poderão utilizar o Código de Atividade Econômica – CAE em substituição ao correspondente código CNAE.

Ressalta-se que o Convênio ICMS nº 190/2010 autorizou os Estados e o Distrito Federal a convalidar as operações realizadas pelos contribuintes optantes do Simples Nacional acobertadas pela Nota Fiscal modelo 1 ou 1-A emitidas após a data limite para obrigatoriedade de utilização da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), desde que a adequação tenha ocorrido até 90 (noventa) dias após a data indicada no Protocolo ICMS nº 42/2009.

Assim, os contribuintes enquadrados nos seguintes CNAE estarão sujeitos à emissão da NF-e, a partir das datas especificadas:

 

Por meio do Protocolo ICMS nº 82/2010 foram incluídos os CNAEs abaixo ao Protocolo ICMS nº 42/2009, cuja obrigatoriedade aplica-se a partir de 1º de dezembro de 2010:

 

Foi facultado ainda às unidades da Federação instituir, a partir de 1º.01.2010, a obrigatoriedade de emissão da Nota Fiscal Eletrônica – NF-e, em substituição a Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, para os contribuintes enquadrados nos códigos das divisões 01, 02 e 03 da Classificação Nacional de Atividades Econômicas – CNAE, relativos a atividades agropecuárias.

Fundamentação: Cláusulas primeira e terceira do Protocolo ICMS nº 42/2009.

III.4 – Saída à administração pública, saída interestadual ou comércio exterior

A partir de 1º.12.2010, ficarão ainda obrigados a emitir Nota Fiscal Eletrônica – NF-e, em substituição à Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, os contribuintes que, independentemente da atividade econômica exercida, realizem operações:

a) destinadas à Administração Pública direta ou indireta, inclusive empresa pública e sociedade de economia mista, de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios;

 

O disposto na letra “a” somente se aplica nas operações internas praticadas pelos Estados do Acre, Alagoas, Bahia, Ceará, Espírito Santo, Goiás, Mato Grosso do Sul, Minas Gerais, Paraíba, Pernambuco, Piauí, Rio Grande do Norte, Roraima, Rondônia, Santa Catarina, São Paulo, Sergipe, Tocantins e pelo Distrito Federal, a partir de 1º de abril de 2011.

b) destinatário localizado em unidade da Federação diferente daquela do emitente;

 

Na hipótese da letra “b” não se aplica ao estabelecimento de contribuinte exclusivamente varejista, nas operações com CFOP 6.201, 6.202, 6.208, 6.209, 6.210, 6.410, 6.411, 6.412, 6.413, 6.503, 6.553, 6.555, 6.556, 6.661, 6.903, 6.910, 6.911, 6.912, 6.913, 6.914, 6.915, 6.916, 6.918, 6.920, 6.921.

c) de comércio exterior.

Caso o contribuinte não se enquadre em outra hipótese de obrigatoriedade de emissão da NF-e, a obrigatoriedade de seu uso em substituição à Nota Fiscal, modelo 1 ou 1A, ficará restrita às operações dirigidas aos destinatários mencionados anteriormente.

Relativamente a obrigatoriedade de utilização da NF-e nas operações referidas neste tópico, o Protocolo ICMS nº 195/2010 prorrogou para 1º de julho de 2011 o início da vigência da obrigatoriedade de utilização da NF-e para os contribuintes que tenham sua atividade principal enquadrada nos seguintes códigos da CNAE:

a) 5811-5/00 Edição de Livros;

b) 5812-3/00 Edição de Jornais;

c) 5813-1/00 Edição de Revistas;

d) 5821-2/00 Edição Integrada a Impressão de Livros;

e) 5822-1/00 Edição Integrada a Impressão de Jornais;

f) 5823-9/00 Edição Integrada a Impressão de Revistas.

Fundamentação: Cláusula segunda do Protocolo ICMS nº 42/2009 e Protocolo ICMS nº 195/2010.

III.5 – Microempreendedor Individual – MEI

A obrigatoriedade de utilização da NF-e, em substituição à Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, não alcança o Microempreendedor Individual- MEI, de que trata o artigo 18-A da LC 123/2006.

Fundamentação: Protocolo ICMS nº 43/2009 e Cláusula quarta do Protocolo ICMS nº 42/2009.

IV – Credenciamento para emissão de NF-e

A emissão da NF-e pressupõe o credenciamento do contribuinte para esse fim. Regra geral, os contribuintes obrigados à emissão da NF-e deverão solicitar o seu credenciamento. Há, porém, Estados que estão publicando normas relacionando os contribuintes credenciados (credenciamento de ofício) quando pertencentes aos setores obrigados à utilização da NF-e, mesmo que esses estabelecimentos não tenham solicitado o referido credenciamento.

Alguns Estados também autorizam o credenciamento para emissão da NF-e de contribuintes interessados, mesmo que não obrigados a sua utilização.

Observe-se ainda que o contribuinte credenciado para emissão de NF-e deverá observar, no que couber, as disposições relativas à emissão de documentos fiscais por sistema eletrônico de processamento de dados, constantes dos Convênios 57/95 e 58/95, ambos de 28 de junho de 1995 e legislação superveniente.

Relativamente aos contribuintes enquadrados na obrigatoriedade de uso do documento eletrônico, uma vez concedido o credenciamento para sua emissão, ficam proibidos de emitir Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, exceto nas hipóteses em que a legislação estadual assim o permitir. No que se refere àqueles contribuintes que optaram por utilizar o documento eletrônico, mesmo não estando obrigados, enquanto a legislação não determinar a obrigatoriedade para sua atividade, deverá emitir preferencialmente a NF-e, todavia, poderá continuar a emitir também a Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A.

Resslte-se, entretanto, que é necessário sempre observar a legislação interna de cada Estado, que poderá dispor de forma diferenciada no que se refere ao credenciamento e ao momento em que se tornará obrigatória a utilização do documento eletrônico em substituição ao documento em papel.

Fundamentação: Cláusula segunda do Ajuste Sinief nº 7/2005.

V – Especificações técnicas da NF-e

A NF-e deverá ser emitida com base no leiaute estabelecido em Ato Cotepe, que disporá sobre o Manual de Integração – Contribuinte, que por sua vez disciplina a definição das especificações e critérios técnicos necessários para a integração entre os Portais das Secretarias de Fazendas dos Estados e os sistemas de informações das empresas emissoras de NF-e.

Nesse sentido, o contribuinte que estiver sujeito à emissão da NF-e deverá observar também as disposições contidas no Manual de Integração – Contribuinte e em Notas Técnicas, publicadas no Portal Nacional da NF-e, que têm a finalidade de esclarecer questões relacionadas ao mencionado Manual .

Observado o leiaute pré-estabelecido, a NF-e deve ser emitida por meio de software desenvolvido ou adquirido pelo contribuinte ou disponibilizado pela administração tributária, observadas as seguintes formalidades:

 

O Ato Cotepe nº 49/2009 aprovou o Manual de Integração da Nota Fiscal Eletrônica – NF-e, versão 4.01, para vigorar a partir de 1º.04.2010, todavia, o contribuinte está autorizado a utilizar as disposições técnicas estabelecidas na versão 3.0, prevista no Ato Cotepe nº 03/2009, até o dia 31 de março de 2011. Logo, a partir de 1º de abril de 2011, é obrigatória a implementação da versão 4.01.

a) o arquivo digital da NF-e deverá ser elaborado no padrão XML (Extended Markup Language), que pode ser lido por qualquer software.

b) a numeração da NF-e será sequencial de 1 a 999.999.999, por estabelecimento e por série, devendo ser reiniciada quando atingido esse limite;

 

As séries serão designadas por algarismos arábicos, em ordem crescente, vedada a utilização do algarismo zero e de subsérie, podendo o Fisco restringir a quantidade de séries.

c) a NF-e deverá conter um “código numérico”, gerado pelo emitente, que comporá a “chave de acesso” de identificação da NF-e, juntamente com o CNPJ do emitente, número e série da NF-e;

 

Inicialmente havia a previsão de que o código numérico seria obtido por meio de algoritmo fornecido pela administração tributária, todavia, a legislação foi alterada para determinar que deve ser elaborado pelo próprio contribuinte e deverá conter 8 dígitos.

 

Para efeitos da geração do código numérico, na hipótese de a NF-e não possuir série, a partir de 1º.01.2010, o campo correspondente deverá ser preenchido com zeros.

d) a NF-e deverá ser assinada pelo emitente, com assinatura digital, certificada por entidade credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, contendo o CNPJ do estabelecimento emitente ou da matriz, a fim de garantir a autoria do documento digital;

e) a NF-e deverá conter, desde 1º.01.2010, a identificação das mercadorias comercializadas por meio do seu correspondente código na Nomenclatura Comum do Mercosul – NCM, nas operações:

e.1) realizadas por estabelecimento industrial ou a ele equiparado, nos termos da legislação federal;

e.2) de comércio exterior.

 

Nas demais operações será obrigatória somente a indicação do respectivo Capítulo da Nomenclatura Comum do Mercosul – NCM.

A partir de 1º de outubro de 2010, deverão ser indicados na NF-e o Código de Regime Tributário – CRT e, quando for o caso, o Código de Situação da Operação no Simples Nacional – CSOSN, conforme segue:

Código de Regime Tributário – CRT:

1 – Simples Nacional

2 – Simples Nacional – excesso de sublimite da receita bruta

3 – Regime Normal

 

O código 1 será preenchido pelo contribuinte quando for optante pelo Simples Nacional; O código 2 será preenchido pelo contribuinte optante pelo Simples Nacional mas que tiver ultrapassado o sublimite de receita bruta fixado pelo estado/DF e estiver impedido de recolher o ICMS/ISS por esse regime, conforme arts. 19 e 20 da LC 123/06; O código 3 será preenchido pelo contribuinte que não estiver na situação 1 ou 2.

O Código de Situação da Operação no Simples Nacional – CSOSN será usado na NF-e exclusivamente quando o Código de Regime Tributário – CRT for igual a “1”, e substituirá os códigos da Tabela B – Tributação pelo ICMS do Código de Situação Tributária – CST do Convênio s/nº de 1970.

Código de Situação da Operação no Simples Nacional – CSOSN:

101 – Tributada pelo Simples Nacional com permissão de crédito – Classificam-se neste código as operações que permitem a indicação da alíquota do ICMS devido no Simples Nacional e o valor do crédito correspondente;

102 – Tributada pelo Simples Nacional sem permissão de crédito – Classificam-se neste código as operações que não permitem a indicação da alíquota do ICMS devido pelo Simples Nacional e do valor do crédito, e não estejam abrangidas nas hipóteses dos códigos 103, 203, 300, 400, 500 e 900;

103 – Isenção do ICMS no Simples Nacional para faixa de receita bruta – Classificam-se neste código as operações praticadas por optantes pelo Simples Nacional contemplados com isenção concedida para faixa de receita bruta nos termos da Lei Complementar nº 123/2006;

201 – Tributada pelo Simples Nacional com permissão de crédito e com cobrança do ICMS por substituição tributária – Classificam-se neste código as operações que permitem a indicação da alíquota do ICMS devido pelo Simples Nacional e do valor do crédito, e com cobrança do ICMS por substituição tributária;

202 – Tributada pelo Simples Nacional sem permissão de crédito e com cobrança do ICMS por substituição tributária – Classificam-se neste código as operações que não permitem a indicação da alíquota do ICMS devido pelo Simples Nacional e do valor do crédito, e não estejam abrangidas nas hipóteses dos códigos 103, 203, 300, 400, 500 e 900, e com cobrança do ICMS por substituição tributária;

203 – Isenção do ICMS no Simples Nacional para faixa de receita bruta e com cobrança do ICMS por substituição tributária – Classificam-se neste código as operações praticadas por optantes pelo Simples Nacional contemplados com isenção para faixa de receita bruta nos termos da Lei Complementar nº 123/2006, e com cobrança do ICMS por substituição tributária;

300 – Imune – Classificam-se neste código as operações praticadas por optantes pelo Simples Nacional contempladas com imunidade do ICMS;

400 – Não tributada pelo Simples Nacional – Classificam-se neste código as operações praticadas por optantes pelo Simples Nacional não sujeitas à tributação pelo ICMS dentro do Simples Nacional;

500 – ICMS cobrado anteriormente por substituição tributária (substituído) ou por antecipação – Classificam-se neste código as operações sujeitas exclusivamente ao regime de substituição tributária na condição de substituído tributário ou no caso de antecipações;

900 – Outros – Classificam-se neste código as demais operações que não se enquadrem nos códigos 101, 102, 103, 201, 202, 203, 300, 400 e 500.

Fundamentação: Cláusulas segunda-A e terceira do Ajuste Sinief nº 7/2005.

VI – Validade do arquivo digital

O arquivo digital da NF-e só poderá ser utilizado como documento fiscal, após:

a) ser transmitido eletronicamente à administração tributária;

b) ter seu uso autorizado por meio de Autorização de Uso da NF-e.

Ainda que formalmente regular, não será considerado documento fiscal idôneo a NF-e que tiver sido emitida ou utilizada com dolo, fraude, simulação ou erro, que possibilite, mesmo que a terceiro, o não-pagamento do imposto ou qualquer outra vantagem indevida. Para os efeitos fiscais, os referidos vícios atingem também o respectivo DANFE, que também será considerado documento fiscal inidôneo.

Ressalte-se que a autorização de uso da NF-e concedida pela administração tributária não implica validação das informações nela contidas, uma vez que no momento da autorização apenas são verificados dados relativos à estrutura do arquivo da NF-e e à regularidade do emissor, mas não será analisado, por exemplo, se o contribuinte calculou o imposto de forma correta, se a alíquota utilizada corresponde à efetivamente praticada na operação etc.

Fundamentação: Cláusula quarta do Ajuste Sinief nº 7/2005.

VI.1 – Estrutura de comunicação com o contribuinte

Os Portais das Secretarias de Fazenda Estaduais deverão disponibilizar os seguintes serviços relativos à NF-e:

a) Recepção de NF-e;

a.1) Recepção de Lote;

a.2) Consulta Processamento de Lote;

b) Cancelamento de NF-e;

c) Inutilização de numeração de NF-e;

d) Consulta da situação atual da NF-e;

e) Consulta do status do serviço;

f) Consulta de cadastro.

Para cada serviço oferecido existirá um Web Service específico. O fluxo de comunicação é sempre iniciado pelo aplicativo do contribuinte por meio do envio de uma mensagem ao Web Service com a solicitação do serviço desejado, que devolverá uma mensagem de resposta confirmando o recebimento da solicitação de serviço ao aplicativo do contribuinte na mesma conexão.

A solicitação de serviço poderá ser atendida na mesma conexão ou ser armazenada em filas de processamento nos serviços mais críticos para um melhor aproveitamento dos recursos de comunicação e de processamento das Secretarias de Fazenda Estaduais. Dessa forma, os serviços podem ser síncronos ou assíncronos em função da forma de processamento da solicitação de serviços:

a) Serviços síncronos – o processamento da solicitação de serviço é concluído na mesma conexão, com a devolução de uma mensagem com o resultado do processamento do serviço solicitado;

b) Serviços assíncronos – o processamento da solicitação de serviço não é concluído na mesma conexão, havendo a devolução de uma mensagem de resposta com um recibo que apenas confirma o recebimento da solicitação de serviço. O aplicativo do contribuinte deverá realizar uma nova conexão para consultar o resultado do processamento do serviço solicitado anteriormente.

Fundamentação: Manual de Integração do Contribuinte.

VI.1.1 – Transmissão do arquivo digital

A transmissão do arquivo digital da NF-e à administração tributária deverá ser efetuada via Internet, por meio de protocolo de segurança ou criptografia, com utilização de software desenvolvido ou adquirido pelo contribuinte ou disponibilizado pela administração tributária.

Ou seja, em regra, cabe ao contribuinte desenvolver um software capaz de gerar o arquivo em XML conforme leiaute definido em Ato Cotepe e a partir daí transmitir os dados à Secretaria de Fazenda Estadual de sua jurisdição, que fará uma pré-validação do arquivo e devolverá uma Autorização de Uso.

Não há, portanto, previsão para que a NF-e seja digitada no site da Sefaz ou em ambiente nacional para posterior transmissão.

 

Para que seja garantida minimamente a integridade das informações prestadas e a correta formação dos arquivos XML, o contribuinte deverá submeter o arquivo da NF-e e as demais mensagens XML para validação pelo Schema do XML (XSD – XML Schema Definition), disponibilizado pela Secretaria de Fazenda Estadual, antes de seu envio.

Cada Secretaria de Fazenda de Estado deverá desenvolver sistemas próprios para a autorização da emissão da NF-e, todavia, caso optem por não desenvolver sistemas próprios de autorização, os serviços de autorização de emissão da NF-e serão supridos por uma SEFAZ VIRTUAL, por meio de um Protocolo de cooperação assinado entre as SEFAZ e/ou entre a SEFAZ e a RFB.

Atualmente estão previstas as operações das SEFAZ VIRTUAL de:

– SEFAZ VIRTUAL – RS;

– SEFAZ VIRTUAL – RFB.

Em qualquer um dos casos, a responsabilidade pelo credenciamento e pela autorização para o contribuinte usar os serviços de uma determinada SEFAZ VIRTUAL, é da SEFAZ de circunscrição do contribuinte.

Ou seja, a não disponibilização de sistema próprio não dispensa o contribuinte estabelecido em determinada unidade da Federação da emissão da NF-e, visto que deverá transmiti-la por meio da SEFAZ VIRTUAL – RS ou pela SEFAZ VIRTUAL – RFB.

De acordo com o Protocolo ICMS nº 55/2007, a Sefaz Virtual – RS e a Sefaz Virtual – RFB serão disponibilizadas aos Estados do Acre, Alagoas, Amazonas, Amapá, Bahia, Ceará, Espírito Santo, Goiás, Mato Grosso do Sul, Maranhão, Minas Gerais, Pará, Paraíba, Paraná, Piauí, Rio de Janeiro, Rio Grande do Sul, Rio Grande do Norte, Rondônia, Roraima, Santa Catarina, Sergipe e Tocantins e ao Distrito Federal.

Fundamentação: Cláusula quinta do Ajuste Sinief nº 7/2005 e Manual de Integração do Contribuinte.

VI.1.1.1 – Software emissor de NF-e desenvolvido pela Sefaz do Estado de São Paulo

O Estado de São Paulo desenvolveu um software emissor de NF-e que, após instalado na máquina do contribuinte, permite a emissão de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) para a correspondente Secretaria de Fazenda Estadual (SEFAZ).

Referido software compreende:

a) a geração do arquivo da Nota Fiscal Eletrônica;

b) meios para realizar a assinatura com o Certificado Digital que o contribuinte possuir e a sua transmissão para a SEFAZ relacionada;

c) o gerenciamento das NF-e;

d) o cancelamento;

e) a impressão do Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica (DANFE) para a circulação das mercadorias;

f) outras funcionalidades acessórias para facilitar a criação da NF-e, tais como os cadastros de clientes, produtos e transportadoras.

VI.1.2 – Transmissão em lote

A transmissão do arquivo à Secretaria poderá se dar em lote. Ou seja, o contribuinte não precisa transmitir os arquivos da NF-e um a um. Poderá juntar várias NF-e e enviar o arquivo uma única vez.

Ressalte-se que existe um limite de tamanho da mensagem, que não poderá exceder a 500 KB.

Fundamentação: Manual de Integração do Contribuinte

VI.1.3 – Recibo de recepção

Não havendo qualquer problema em relação ao arquivo da NF-e enviado, como por exemplo, tamanho do arquivo, o aplicativo da Secretaria da Fazenda (Web Service) deverá gerar um número de recibo e gravar a mensagem, juntamente com o número do recibo e o CNPJ do transmissor, e será gerada uma mensagem de confirmação de recebimento ao transmissor.

Fundamentação: Manual de Integração do Contribuinte

VI.2 – Concessão da autorização de uso da NF-e

Uma vez recebido o arquivo da NF-e, a administração tributária, previamente à concessão da Autorização de Uso da NF-e, analisará, no mínimo, os seguintes elementos:

a) a regularidade fiscal do emitente;

b) o credenciamento do emitente para emissão de NF-e;

c) a autoria da assinatura do arquivo digital da NF-e;

d) a integridade do arquivo digital da NF-e;

e) a observância ao leiaute do arquivo estabelecido no Manual de Integração – Contribuinte;

f) a numeração do documento.

Fundamentação: Cláusula sexta do Ajuste Sinief nº 7/2005.

VI.2.1 – Resultado da análise

Do resultado da análise dos elementos mencionados no tópico VI.2, a administração tributária cientificará o emitente:

a) da rejeição do arquivo da NF-e, em virtude de:

a.1) falha na recepção ou no processamento do arquivo;

a.2) falha no reconhecimento da autoria ou da integridade do arquivo digital;

a.3) remetente não credenciado para emissão da NF-e;

a.4) duplicidade de número da NF-e;

a.5) falha na leitura do número da NF-e;

a.6) outras falhas no preenchimento ou no leiaute do arquivo da NF-e;

b) da denegação da Autorização de Uso da NF-e, em virtude da irregularidade fiscal do emitente;

 

Não há um padrão nacional para determinação da irregularidade do contribuinte, dessa forma, pode ocorrer de cada Sefaz estabelecer critérios de análise distintos para esse caso.

c) da concessão da Autorização de Uso da NF-e.

Essa cientificação será efetuada mediante protocolo disponibilizado ao emitente ou a terceiro autorizado por ele, via internet, contendo, conforme o caso, a “chave de acesso”, o número da NF-e, a data e a hora do recebimento da solicitação pela administração tributária e o número do protocolo, podendo ser autenticado mediante assinatura digital gerada com certificação digital da administração tributária ou outro mecanismo de confirmação de recebimento.

Para cada NF-e autorizada, denegada ou rejeitada será atribuído um número de protocolo da Secretaria de Fazenda. Ocorrendo a rejeição ou a denegação da NF-e, o protocolo gerado deverá conter informações que justifiquem de forma clara e precisa o motivo pelo qual a Autorização de Uso não foi concedida.

Nos casos em que o arquivo for transmitido em lote, o resultado do processamento conterá o resultado da validação de cada NF-e contida no lote, em separado.

Tendo em vista que a comunicação com o Web Service da Secretaria da Fazenda, nesse caso, é assíncrono, ou seja, a resposta não é imediata, cabe ao contribuinte, por meio do seu recibo, verificar se a NF-e foi autorizada ou não. Regra geral, todo esse processo de envio e verificação da resposta é feito entre o aplicativo do contribuinte e o sistema da administração tributária.

No Manual de Integração do Contribuinte há uma listagem com os códigos e respectivas descrições das possíveis mensagens de retorno ao contribuinte, inclusive no que se refere à identificação de eventual erro que impossibilite a concessão da Autorização de Uso da NF-e.

 

Ressalta-se que o emitente da NF-e deverá, obrigatoriamente, encaminhar ou disponibilizar download do arquivo da NF-e e seu respectivo Protocolo de Autorização de Uso ao destinatário e ao transportador contratado, imediatamente após o recebimento da autorização de uso da NF-e.

Fundamentação: Cláusula sétima, caput e §§ 6º e 7º do Ajuste Sinief nº 7/2005.

VI.2.2 – Concessão

Uma vez concedida a Autorização de Uso da NF-e, a operação acobertada pelo referido documento fiscal poderá ser realizada, visto que a NF-e está constituída em documento fiscal hábil.

 

Para acompanhar o transporte da mercadoria deverá ser emitido o respectivo DANFE.

Ressalte-se ainda que, após a concessão da Autorização, a NF-e não poderá mais ser alterada.

A partir de 1º.04.2010, as empresas destinatárias podem informar o seu endereço de correio eletrônico no Portal Nacional da NF-e, conforme padrões técnicos a serem estabelecidos no ‘Manual de Integração – Contribuinte’.

Fundamentação: Cláusula sétima, §§ 1º e 8º do Ajuste Sinief nº 7/2005.

VI.2.3 – Rejeição

Em caso de rejeição do arquivo digital, em virtude dos motivos enumerados na letra “a” do subtópico VI.2.1, a NF-e será descartada, não sendo armazenada no banco de dados da administração tributária, podendo ser corrigida e novamente transmitida.

Fundamentação: Cláusula sétima, § 2º, do Ajuste Sinief nº 7/2005.

VI.2.4 – Denegação

Em caso de denegação da Autorização de Uso da NF-e, o arquivo digital transmitido ficará arquivado na administração tributária para consulta, com a identificação como “Denegada a Autorização de Uso”. Neste caso, não será possível sanar a irregularidade e solicitar nova Autorização de Uso da NF-e que contenha a mesma numeração.

Fundamentação: Cláusula sétima, §§ 3º e 4º, do Ajuste Sinief nº 7/2005.

VII – Documento Auxiliar da NF-e – DANFE

Conforme já mencionado, a Nota Fiscal Eletrônica tem existência apenas digital, dessa forma, para documentar o trânsito da mercadoria e também para facilitar à consulta da NF-e, foi instituído também o Documento Auxiliar da NF-e – DANFE, conforme leiaute estabelecido no Manual de Integração – Contribuinte.

O DANFE é um documento impresso em papel com o objetivo de:

a) acompanhar o trânsito de mercadorias;

b) colher a firma do destinatário/tomador para comprovação de entrega das mercadorias ou prestação de serviços;

c) auxiliar a escrituração da NF-e pelo destinatário não receptor de NF-e, sendo que sua validade ficará vinculada à efetiva existência da NF-e com autorização de uso no Banco de Dados das administrações tributárias envolvidas no processo.

Somente poderá ser utilizado para transitar com as mercadorias após a concessão da Autorização de Uso da NF-e, ou desde que observados os requisitos exigidos, nos casos de contingência, uma vez que é uma representação gráfica simplificada da NF-e.

Ou seja, o DANFE não é uma nota fiscal, nem a substitui, servindo apenas como instrumento auxiliar para consulta da NF-e, pois contém a chave de acesso da NF-e, que permite ao detentor desse documento confirmar a efetiva existência do documento, por meio do site da Secretaria de Fazenda Estadual autorizadora ou da Receita Federal.

Ressalte-se ainda que, a partir de 1º.01.2010, deve ser impresso no respectivo DANFE número de Protocolo correspondente à Autorização de Uso da NF-e, ressalvadas as hipóteses de contingência.

Fundamentação: Cláusula nona, caput e §§ 1º, 1-A e 2º, do Ajuste Sinief nº 7/2005.

VII.1 – Emissão do DANFE

O DANFE deverá ser impresso em papel, exceto papel jornal, no tamanho mínimo A4 (210 x 297 mm) e máximo ofício 2 (230 x 330 mm), podendo ser utilizadas folhas soltas, Formulário de Segurança, Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA), formulário contínuo ou formulário pré-impresso.

Na hipótese de venda ocorrida fora do estabelecimento, o DANFE poderá ser impresso em qualquer tipo de papel, exceto papel jornal, em tamanho inferior ao A4 (210 x 297 mm), caso em que será denominado “DANFE Simplificado”, devendo ser observado leiaute definido em Ato Cotepe.

 

Nesse caso, havendo problemas técnicos para transmissão do arquivo da NF-e, o contribuinte deverá emitir, em no mínimo duas vias, o DANFE Simplificado em contingência, com a expressão “DANFE Simplificado em Contingência”, sendo dispensada a utilização de formulário de segurança.

Ressalta-se que o DANFE utilizado para acompanhar o trânsito de mercadorias acobertado por NF-e será impresso em uma única via.

Além disso, o DANFE deverá conter código de barras, conforme padrão estabelecido no Manual de Integração – Contribuinte, bem como poderá conter outros elementos gráficos, desde que não prejudiquem a leitura do seu conteúdo ou do código de barras por leitor óptico.

O padrão de código de barras a ser impresso no DANFE é o CODE-128C, que se encontra em Anexo ao Manual de Integração do Contribuinte. O referido código de barras deverá representar apenas a chave única de acesso do arquivo da Nota Fiscal Eletrônica, com 44 (quarenta e quatro) posições. A impressão do código de barras no DANFE tem a finalidade de facilitar e agilizar a captura da chave de acesso da NF-e para consulta da sua veracidade nos portais estaduais e da Receita Federal. Com a chave de acesso poderá ser realizada a consulta integral ou resumida de uma NF-e e da sua situação, bem como possibilita a visualização da autorização de uso do documento. O código facilitará também o registro do trânsito de mercadorias nos Postos Fiscais e, a critério de cada unidade federada, a disponibilização do arquivo da NF-e consultada.

Ressalte-se que o contribuinte, mediante autorização de cada unidade da Federação, poderá solicitar alteração do leiaute do DANFE, para adequá-lo às suas operações, desde que mantidos os campos obrigatórios da NF-e constantes nesse documento.

 

A aposição de carimbos no DANFE, quando do trânsito da mercadoria, deve ser feita em seu verso, sendo permitida a indicação de informações complementares de interesse do emitente, também impressas no verso, hipótese em que sempre será reservado espaço, com a dimensão mínima de 10×15 cm, em qualquer sentido, para atendimento à aposição do carimbo.

Observe-se ainda que o DANFE poderá ser emitido em tantas folhas quantas forem necessárias para discriminação das mercadorias comercializadas.

Fundamentação: Cláusula nona, §§ 3º a 10, do Ajuste Sinief nº 7/2005.

VIII – Guarda e verificação da NF-e

O emitente e o destinatário deverão manter a NF-e em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária, mesmo que fora da empresa, devendo ser disponibilizado para a Administração Tributária quando solicitado.

Nas operações que envolvam mercadoria recusada pelo destinatário, em que o retorno ao estabelecimento de origem se dê com o próprio DANFE da remessa, contendo o motivo da recusa em seu verso, o emitente de NF-e deverá guardar pelo prazo estabelecido na legislação tributária o respectivo DANFE que acompanhou o retorno da mercadoria ao seu estabelecimento.

Caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e, alternativamente à guarda do documento em arquivo digital, deverá manter o DANFE em arquivo, devendo ser apresentado à administração tributária, quando solicitado.

A possibilidade do destinatário guardar o DANFE, entretanto, não o dispensa de verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência da respectiva Autorização de Uso da NF-e.

 

O DANFE é um Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica hábil para acobertar o trânsito de mercadorias e não substitui a Nota Fiscal eletrônica em nenhuma hipótese.

Portanto, além de manter o arquivo para apresentação ao Fisco, o emissor da Nota Fiscal Eletrônica deve, obrigatoriamente, encaminhar ou disponibilizar download do arquivo da NF-e e seu respectivo Protocolo de Autorização de Uso ao destinatário, imediatamente após o recebimento da autorização de uso da NF-e.

A modalidade tecnológica de intercâmbio do documento eletrônico entre o emissor e receptor deve ser acordada entre ambos, respeitando o sigilo fiscal e o padrão de conteúdo de dados definido. As formas mais comuns de troca de informações entre as empresas no “comércio eletrônico” (B2B) são:

a) troca de mensagens em sistema específico, baseado em WEB ou rede privativa;

b) troca de arquivos;

c) troca de mensagens via e-mail;

d) disponibilização de informações em portais, com acesso sob demanda e autenticação de acesso.

Ressalte-se ainda que caso o contribuinte perca o arquivo digital, não há possibilidade de recuperá-lo junto à administração tributária, visto que é de sua responsabilidade a guarda do referido arquivo.

Fundamentação: Cláusulas sétima, § 7º e décima do Ajuste Sinief nº 7/2005.

IX – Impossibilidade de envio ou recebimento da Autorização de Uso da NF-e – Contingência

Quando em decorrência de problemas técnicos não for possível transmitir a NF-e para a unidade federada do emitente, ou obter resposta à solicitação de Autorização de Uso da NF-e, o contribuinte poderá gerar novo arquivo, conforme definido em Ato Cotepe, informando que a respectiva NF-e foi emitida em contingência e adotar uma das seguintes alternativas:

a) transmitir a NF-e para o Sistema de Contingência do Ambiente Nacional (SCAN);

 

Neste caso, a administração tributária da unidade federada emitente poderá autorizar a NF-e utilizando-se da infra-estrutura tecnológica da Receita Federal do Brasil. Após a concessão da Autorização de Uso da NF-e, a Receita Federal do Brasil deverá transmitir a NF-e para a unidade federada do emitente.

b) imprimir o DANFE em Formulário de Segurança;

c) imprimir o DANFE em Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA);

d) transmitir Declaração Prévia de Emissão em Contingência – DPEC (NF-e), para a Receita Federal do Brasil;

Fundamentação: Cláusula décima primeia, caput e §§ 1º, 2º e 9º, do Ajuste Sinief nº 7/2005.

IX.1 – Sistema de Contingência do Ambiente Nacional (SCAN)

Quando o contribuinte utilizar o Sistema de Contingência do Ambiente Nacional – SCAN, a administração tributária da unidade federada emitente autorizará a NF-e utilizando-se da infra-estrutura tecnológica da Receita Federal do Brasil.

Após a concessão da Autorização de Uso da NF-e e a normalização do sistema, a Receita Federal do Brasil deverá transmitir a NF-e à Secretaria da Fazenda do emitente.

Fundamentação: Cláusula décima primeira, §§ 1º e 2º do Ajuste Sinief nº 7/2005.

IX.2 – Emissão do DANFE em formulário de segurança

Caso o contribuinte opte por emitir o DANFE em Formulário de Segurança (FS) ou em Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA), deverá fazê-lo em no mínimo duas vias, devendo ainda constar a expressão “DANFE em Contingência. Impresso em decorrência de problemas técnicos”, tendo as vias a seguinte destinação:

a) uma das vias permitirá o trânsito das mercadorias e deverá ser mantida em arquivo pelo destinatário pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda de documentos fiscais;

b) outra via deverá ser mantida em arquivo pelo emitente pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais.

 

Dispensa-se a exigência de formulário de segurança para a impressão das vias adicionais.

Ressalte-se que o DANFE não substituirá a NF-e, dessa forma, imediatamente após a cessação dos problemas técnicos que impediram a transmissão ou recepção do retorno da autorização da NF-e, o emitente deverá transmitir à administração tributária de sua jurisdição as NF-e geradas em contingência. Observe-se, portanto, que a transmissão de dados à administração tributária se dá apenas após a solução da falha e, portanto, a operação se realiza sem que o emitente tenha obtido a respectiva Autorização de Uso da NF-e, e por essa razão exige-se a emissão do DANFE em papel especial, de forma que se garanta a sua legitimidade. Por outro lado, será considerada emitida a NF-e, a partir da impressão do respectivo DANFE.

Nas hipóteses de utilização de formulário de segurança para a impressão de DANFE, este deverá atender ao disposto no Convênio ICMS nº 58/95, tanto no que se refere às suas características quanto aos procedimentos para sua aquisição, sendo dispensada a exigência da Autorização de Impressão de Documentos Fiscais – AIDF e a exigência de Regime Especial. No referido formulário também não poderá ser impressa a expressão “Nota Fiscal”, devendo, em seu lugar, constar a expressão “DANFE”.

É vedada ainda a utilização de formulário de segurança adquirido para impressão do DANFE para outra destinação.

Uma vez que foi criado o Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA), foi também estabelecido um prazo para utilização do Formulário de Segurança comum. Nesse sentido, até o dia 31 de dezembro de 2010, a Administração Tributária das unidades federadas poderá autorizar o Pedido de Aquisição de Formulário de Segurança – PAFS – de que trata a cláusula quinta do Convênio ICMS nº 58/1995, quando os formulários se destinarem à impressão de DANFE, sendo permitido aos contribuintes utilizarem os formulários autorizados até o final do estoque.

A partir dessa data será permitido o uso e a aquisição do Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA), cujas especificações técnicas estão previstas no Ato Cotepe ICMS nº 35/2008. Os procedimentos a serem observados para aquisição e credenciamento de fabricantes desses formulários estão previstos até 30.06.2010, no Convêncio ICMS nº 110/2008, e a partir de 1º.07.2010, no Convênio ICMS nº 96/2009.

Fundamentação: Cláusulas décima primeira, §§ 5º e 6º e décima sétima-A do Ajuste Sinief nº 07/2005 e Ajuste Sinief nº 09/2010.

IX.3 – Declaração Prévia de Emissão em Contingência – DPEC (NF-e)

Na hipótese de o contribuinte utilizar a Declaração Prévia de Emissão em Contingência – DPEC (NF-e), há a transmissão de alguns dados relativos à operação realizada, não sendo concedida a Autorização de Uso da NF-e no momento do recebimento da declaração. O contribuinte apenas envia à administração tributária algumas informações indicando que realizará determinada operação. Tendo em vista que a DPEC tem um tamanho inferior ao arquivo da própria NF-e é possível transmití-la mesmo diante de problemas na Internet como a lentidão.

A Declaração Prévia de Emissão em Contingência – DPEC (NF-e) deverá ser gerada com base em leiaute estabelecido no Ato Cotepe nº 14/2009, observadas as seguintes formalidades:

a) o arquivo digital da DPEC deverá ser elaborado no padrão XML (Extended Markup Language);

b) a transmissão do arquivo digital da DPEC deverá ser efetuada via Internet;

c) a DPEC deverá ser assinada pelo emitente com assinatura digital certificada por entidade credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, contendo o nº do CNPJ de qualquer dos estabelecimentos do contribuinte, a fim de garantir a autoria do documento digital.

O arquivo da DPEC conterá informações sobre NF-e e conterá, no mínimo:

a) a identificação do emitente;

b) informações das NF-e emitidas, contendo, no mínimo, para cada NF-e:

b.1) chave de acesso;

b.2) CNPJ ou CPF do destinatário;

b.3) unidade Federada de localização do destinatário;

b.4) valor da NF-e;

b.5) valor do ICMS;

b.5) valor do ICMS retido por substituição tributária, quando for o caso.

Recebida a transmissão do arquivo da DPEC, a Receita Federal do Brasil analisará:

a) a autoria da assinatura do arquivo digital da DPEC;

b) a integridade do arquivo digital da DPEC;

c) a observância ao leiaute do arquivo estabelecido no Manual de Integração – Contribuinte;

d) outras validações previstas no Manual de Integração – Contribuinte.

Do resultado da análise, a Receita Federal do Brasil cientificará o emitente:

a) da rejeição do arquivo da DPEC, em virtude de:

a.1) falha na recepção ou no processamento do arquivo;

a.2) falha no reconhecimento da autoria ou da integridade do arquivo digital;

a.3) remetente não credenciado para emissão da NF-e;

a.4) duplicidade de número da NF-e;

a.5) outras falhas no preenchimento ou no leiaute do arquivo da DPEC;

 

Em caso de rejeição do arquivo digital, o mesmo não será arquivado na Receita Federal do Brasil para consulta, sendo possível corrigir o erro e proceder a novo envio.

b) da regular recepção do arquivo da DPEC.

A cientificação do resultado da análise do arquivo da DPEC será efetuada via internet, contendo o motivo da rejeição, ou o arquivo da DPEC, número do recibo, data, hora e minuto da recepção, bem como assinatura digital da Receita Federal do Brasil, na hipótese de regular recepção.

Observe-se que, apesar de não ser concedida a Autorização de Uso da NF-e, presumem-se emitidas as NF-e referidas na DPEC, quando a declaração for recepcionada regularmente pela Receita Federal do Brasil.

 

A Receita Federal do Brasil disponibilizará acesso às Unidades Federadas e Superintendência da Zona Franca de Manaus aos arquivos da DPEC recebidas.

Fundamentação: Cláusula décima sétima-D do Ajuste Sinief nº 07/2005.

IX.3.1 – Emissão do DANFE

Na hipótese de o contribuinte utilizar-se da DPEC, uma vez que já enviou à administração tributária informações relativas às operações que irá realizar, o DANFE correspondente às NF-e constantes da declaração poderá ser impresso em papel comum, em no mínimo duas vias, constando no corpo a expressão “DANFE impresso em contingência – DPEC regularmente recebido pela Receita Federal do Brasil”, tendo as vias à seguinte destinação:

a) uma das vias permitirá o trânsito das mercadorias e deverá ser mantida em arquivo pelo destinatário pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda de documentos fiscais;

b) outra via deverá ser mantida em arquivo pelo emitente pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais.

Ressalte-se que presume-se inábil o DANFE, quando não houver a regular recepção da DPEC pela Receita Federal do Brasil.

Fundamentação: Cláusulas décima primeira, §§ 3º e 4º do Ajuste Sinief nº 07/2005.

IX.4 – Procedimentos após a cessação da falha

Nas hipóteses de utilização do DANFE impresso em formulário de segurança, ou da DPEC, imediatamente após a cessação dos problemas técnicos que impediram a transmissão ou recepção do retorno da autorização da NF-e, e até o prazo limite de 168 (cento e sessenta oito) horas da sua emissão, o contribuinte deverá transmitir à administração tributária de sua jurisdição as NF-e geradas em contingência.

A NF-e enviada após a cessação dos problemas técnicos não poderá ser denegada em virtude de irregularidade do emitente, mas poderá ser rejeitada e, neste caso, o contribuinte deverá:

a) gerar novamente o arquivo com a mesma numeração e série, sanando a irregularidade desde que não se altere:

a.1) as variáveis que determinam o valor do imposto tais como: base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade, valor da operação ou da prestação;

a.2) a correção de dados cadastrais que implique mudança do remetente ou do destinatário;

a.3) a data de emissão ou de saída;

b) solicitar Autorização de Uso da NF-e;

c) imprimir o DANFE correspondente à NF-e autorizada, no mesmo tipo de papel utilizado para imprimir o DANFE original;

d) providenciar, junto ao destinatário, a entrega da NF-e autorizada bem como do novo DANFE impresso, caso a geração saneadora da irregularidade da NF-e tenha promovido alguma alteração neste.

Até 31.03.2010, deve ainda ser lavrado termo no livro Registro de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência, modelo 6, informando:

a) o motivo da entrada em contingência;

b) a data, hora com minutos e segundos do seu início e seu término;

c) a numeração e série da primeira e da última NF-e geradas neste período;

d) a alternativa utilizada quando da contingência.

A partir de 1º.04.2010, deverão constar no arquivo da NF-e, devendo ser impressas no DANFE, as seguintes informações:

a) o motivo da entrada em contingência;

b) a data, hora com minutos e segundos do seu início.

No que se refere ao destinatário, deverá manter em arquivo pelo prazo decadencial estabelecido pela legislação tributária, junto à via do DANFE emitido em contingência, a via do DANFE relativo à NF-e autorizada.

Se, após decorrido o prazo para a transmissão da NF-e em contingência, o destinatário não puder confirmar a existência da Autorização de Uso da NF-e, deverá comunicar o fato à unidade fazendária do seu domicílio.

Fundamentação: Cláusula décima primeira, §§ 7º, 8º, 9º, 10 e 11 do Ajuste Sinief nº 7/2005 e Ato Cotepe ICMS nº 33/2008.

IX.5 – Procedimentos relativos à NF-e transmitida antes da contingência e pendente de retorno

Em relação às NF-e que foram transmitidas antes da contingência e ficaram pendentes de retorno, o emitente deverá, após a cessação das falhas:

a) solicitar o cancelamento das NF-e que retornaram com Autorização de Uso e cujas operações não se efetivaram ou foram acobertadas por NF-e emitidas em contingência;

b) solicitar a inutilização da numeração das NF-e que não foram autorizadas nem denegadas.

Fundamentação: Cláusula décima primeira-A do Ajuste Sinief nº 7/2005.

X – Cancelamento da NF-e

Após a concessão de Autorização de Uso da NF-e, o emitente poderá solicitar o cancelamento da NF-e, em prazo não superior ao máximo definido no ‘Manual de Integração – Contribuinte’, contado do momento em que foi concedida a respectiva Autorização de Uso da NF-e, desde que não tenha havido a circulação da mercadoria, observadas as demais normas da legislação pertinente.

Ressalte-se que, as NF-e que retornaram com Autorização de Uso, cujas operações foram acobertadas por NF-e emitidas em contingência, mesmo havendo a circulação da mercadoria, deverão ser canceladas.

Fundamentação: Cláusula décima segunda do Ajuste Sinief nº 7/2005 e Ato Cotepe ICMS nº 33/2008.

X.1 – Pedido de Cancelamento de NF-e

O cancelamento da NF-e já autorizada somente poderá ser efetuado mediante Pedido de Cancelamento de NF-e, transmitido pelo emitente à administração tributária que a autorizou, via Internet, por meio de protocolo de segurança ou criptografia, atendendo ao leiaute estabelecido no Manual de Integração – Contribuinte.

A transmissão do Pedido de Cancelamento da NF-e poderá ser realizada por meio de software desenvolvido ou adquirido pelo contribuinte ou disponibilizado pela administração tributária.

Assim como a NF-e, o correspondente Pedido de Cancelamento deverá ser assinado pelo emitente com assinatura digital certificada por entidade credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, contendo o CNPJ de qualquer dos estabelecimentos do contribuinte, a fim de garantir a autoria do documento digital.

O processo relativo ao pedido de cancelamento da NF-e é síncrono, ou seja, o contribuinte envia o pedido e obtém a resposta de imediato, não havendo a necessidade de consulta posterior ao seu requerimento. A cientificação do resultado do Pedido de Cancelamento de NF-e será feita mediante protocolo disponibilizado ao emitente, via Internet, contendo, conforme o caso, a “chave de acesso”, o número da NF-e, a data e a hora do recebimento da solicitação pela administração tributária e o número do protocolo, podendo ser autenticado mediante assinatura digital gerada com certificação digital da administração tributária ou outro mecanismo de confirmação de recebimento.

O cancelamento somente poderá ser realizado nota a nota e para cada cancelamento homologado é criado um novo protocolo de status para NF-e, com a atribuição de um número de protocolo único.

Observe-se ainda que a administração tributária da unidade federada do emitente deverá transmitir para as administrações tributárias e demais entidades interessadas, conforme o caso, os cancelamentos de NF-e.

Fundamentação: Cláusula décima terceira do Ajuste Sinief nº 7/2005 e Manual de Integração do Contribuinte

XI – Inutilização de Número da NF-e

Ocorrendo a quebra na sequência da numeração da NF-e, o contribuinte deverá solicitar, mediante Pedido de Inutilização de Número da NF-e, até o 10º (décimo) dia do mês subsequente, a inutilização dos números de NF-e não utilizados.

A transmissão do Pedido de Inutilização de Número da NF-e poderá ser realizada por meio de software desenvolvido ou adquirido pelo contribuinte ou disponibilizado pela administração tributária.

O Pedido de Inutilização de Número da NF-e também deverá ser assinado pelo emitente com assinatura digital certificada por entidade credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, contendo o CNPJ de qualquer dos estabelecimentos do contribuinte, a fim de garantir a autoria do documento digital.

O processo relativo ao Pedido de Inutilização de Número da NF-e também é síncrono, ou seja, o contribuinte envia o pedido e obtém a resposta de imediato, não havendo a necessidade de consulta posterior ao seu requerimento. A cientificação do resultado do Pedido de Inutilização de Número da NF-e será feita mediante protocolo disponibilizado ao emitente, via Internet, contendo, conforme o caso, os números das NF-e, a data e a hora do recebimento da solicitação pela administração tributária da unidade federada do emitente e o número do protocolo, podendo ser autenticado mediante assinatura digital gerada com certificação digital da administração tributária ou outro mecanismo de confirmação de recebimento.

A administração tributária da unidade federada do emitente deverá transmitir para a Receita Federal do Brasil as inutilizações de número de NF-e.

Fundamentação: Cláusula décima quarta do Ajuste Sinief nº 7/2005.

XII – Carta de Correção Eletrônica – CC-e

Após a concessão da Autorização de Uso da NF-e, durante o prazo estabelecido no ‘Manual de Integração – Contribuinte’ o emitente poderá sanar erros em campos específicos da NF-e, por meio de Carta de Correção Eletrônica – CC-e, transmitida à Administração Tributária da unidade federada do emitente.

Observe-se, no entanto, que somente será permitida a utilização de Carta de Correção Eletrônica – CC-e, para regularização de erro, desde que não esteja relacionado com:

a) as variáveis que determinam o valor do imposto tais como: base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade, valor da operação ou da prestação;

b) a correção de dados cadastrais que implique mudança do remetente ou do destinatário;

c) a data de emissão ou de saída.

Assim como ocorre com os demais documentos digitais a Carta de Correção Eletrônica – CC-e deverá ser transmitida via Internet, por meio de protocolo de segurança ou criptografia e deverá atender ao leiaute estabelecido no “Manual de Integração – Contribuinte” e ser assinada pelo emitente com assinatura digital certificada por entidade credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, contendo o CNPJ de qualquer dos estabelecimentos do contribuinte, a fim de garantir a autoria do documento digital.

 

Ainda não há leiaute definido para esse documento.

A cientificação da recepção da CC-e será feita mediante protocolo disponibilizado ao emitente, via Internet, contendo, conforme o caso, a “chave de acesso”, o número da NF-e, a data e a hora do recebimento da solicitação pela administração tributária da unidade federada do contribuinte e o número do protocolo, podendo ser autenticado mediante assinatura digital gerada com certificação digital da administração tributária ou outro mecanismo de confirmação de recebimento. Cabe ressaltar que referido protocolo não implica validação das informações contidas na CC-e.

Havendo mais de uma CC-e para a mesma NF-e, o emitente deverá consolidar na última todas as informações anteriormente retificadas.

A administração tributária que recebeu a CC-e deverá transmiti-la às administrações tributárias e às demais entidades interessadas.

Fundamentação: Cláusula décima quarta-A do Ajuste Sinief nº 7/2005 e art. 7º, § 1º- A do Convênio SINIEF s/nº de 1970.

XIII – Consulta à NF-e

Após a concessão de Autorização de Uso da NF-e, a administração tributária da unidade federada do emitente disponibilizará consulta relativa à NF-e, em seu respectivo portal na internet pelo prazo mínimo de 180 (cento e oitenta) dias.

 

A consulta poderá ser efetuada também, subsidiariamente, no ambiente nacional disponibilizado pela Receita Federal do Brasil.

Após esse prazo, a consulta à NF-e poderá ser substituída pela prestação de informações parciais que identifiquem a NF-e (número, data de emissão, CNPJ do emitente e do destinatário, valor e sua situação), que ficarão disponíveis pelo prazo decadencial.

A consulta à NF-e, poderá ser efetuada pelo interessado, mediante informação da “chave de acesso” da NF-e. Para a consulta, o aplicativo do contribuinte envia a solicitação para o Web Service da Secretaria de Fazenda Estadual, que recebe a solicitação, efetua seu processamento, validando a chave de acesso da NF-e, e retorna mensagem contendo a situação atual da NF-e na Base de Dados (processo síncrono).

Fundamentação: Cláusula décima quinta do Ajuste Sinief nº 7/2005.

XIV – Confirmação de recebimento pelo destinatário da NF-e

As unidades federadas envolvidas na operação ou prestação poderão, observados padrões estabelecidos no Manual de Integração – Contribuinte, exigir informações do destinatário, do recebimento das mercadorias constantes da NF-e, a saber:

a) confirmação do recebimento da mercadoria documentada por NF-e;

b) confirmação de recebimento da NF-e, nos casos em que não houver mercadoria documentada;

c) declaração do não recebimento da mercadoria documentada por NF-e;

d) declaração de devolução total ou parcial da mercadoria documentada por NF-e.

Fundamentação: Cláusula décima sexta do Ajuste Sinief nº 7/2005.

XV – Compartilhamento de informações

Por meio do Protocolo de Cooperação nº 03/2005 – II ENAT de implantação da Nota Fiscal Eletrônica foi estabelecido o compartilhamento das NF-e entre as administrações tributárias da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios.

O compartilhamento das informações será realizado por meio do intercâmbio dos seguintes arquivos digitais:

a) NF-e: Nota Fiscal eletrônica e a respectiva autorização ou denegação de uso;

b) Cancelamento de NF-e: Pedido de Cancelamento de NF-e e a respectiva homologação do pedido;

c) Inutilização de numeração de NF-e: Pedido de Inutilização de numeração de NF-e e a respectiva homologação do pedido.

Assim, as Notas Fiscais Eletrônicas autorizadas ou denegadas, os Pedidos de Cancelamento de NF-e e os Pedidos de Inutilização de Numeração de NF-e serão compartilhados com os seguintes órgãos da administração tributária interessados:

 

Caberá à administração tributária da unidade federada do emitente realizar o envio desses dados.

 

No caso da SEFAZ VIRTUAL, o arquivo digital representando a operação realizada deverá ser distribuído também para a SEFAZ de circunscrição do contribuinte.

Tratando-se de Autorização de Uso da NF-e, relativa a operações realizadas com o exterior, a administração tributária da unidade federada do emitente deverá ainda transmitir o arquivo para a unidade federada:

a) onde deva se processar o embarque de mercadoria na saída para o exterior;

b) de desembaraço aduaneiro, tratando-se de operação de importação de mercadoria ou bem do exterior.

A administração tributária da unidade federada do emitente ou a Receita Federal do Brasil também poderão transmitir a NF-e ou fornecer informações parciais para:

a) administrações tributárias municipais, nos casos em que a NF-e envolva serviços sujeitos ao ISSQN, mediante prévio convênio ou protocolo;

b) outros órgãos da administração direta, indireta, fundações e autarquias, que necessitem de informações da NF-e para desempenho de suas atividades, mediante prévio convênio ou protocolo de cooperação, respeitado o sigilo fiscal.

Fundamentação: Cláusula oitava do Ajuste Sinief nº 7/2005 e Manual de Integração do Contribuinte.

XVI – Consulta ao Cadastro de Contribuintes

As administrações tributárias das unidades federadas autorizadoras de NF-e deverão disponibilizar, às empresas autorizadas à sua emissão, consulta eletrônica referente à situação cadastral dos contribuintes do ICMS de seu Estado, conforme padrão estabelecido em Manual de Integração – Contribuinte.

Trata-se de processo síncrono, no qual o aplicativo do contribuinte envia a solicitação para o Web Service da Secretaria de Fazenda Estadual, que ao receber a solicitação, processará a solicitação de consulta, validando o argumento de pesquisa informado (CNPJ ou CPF ou IE), e retornará mensagem contendo a situação cadastral atual do contribuinte no cadastro de contribuintes do ICMS.

 

A consulta não é condição para a emissão da NF-e.

Fundamentação: Cláusula décima sétima-B do Ajuste Sinief nº 7/2005 e Manual de Integração do Contribuinte.

XVII – Demais disposições

XVII.1 – Convênio Sinief s/nº de 1970

Aplicam-se à NF-e, no que couber, as normas do Convênio SINIEF S/Nº, de 15 de dezembro de 1970, que dispõe sobre os procedimentos a serem observados na emissão de documentos fiscais em diversas operações.

Fundamentação: Cláusula décima oitava do Ajuste Sinief nº 7/2005.

XVII.2 – Recebimento do documento pelo destinatário

Nos casos em que o remetente esteja obrigado à emissão da NF-e, é vedada ao destinatário a aceitação de qualquer outro documento em sua substituição, exceto nos casos previstos na legislação estadual.

Fundamentação: Cláusula décima oitava, § 2º do Ajuste Sinief nº 7/2005.

XVII.3 – Outras obrigações acessórias

A emissão da NF-e não dispensa o cumprimento de outras obrigações acessórias a que os contribuintes estão sujeitos, com exceção da AIDF para a emissão de Nota Fiscal Eletrônica. Dessa forma, mesmo que os dados de determinadas obrigações já estejam incluídos nos arquivos digitais transmitidos à administração tributária, os contribuintes continuam obrigados ao cumprimento normal dessas obrigações acessórias, salvo se houver alguma disposição expressa relativa à dispensa.

Pressupõe-se que, futuramente, as demais obrigações acessórias sejam suprimidas, conforme sejam implantados os demais projetos relacionados ao SPED.

XVII.4 – Confirmação de entrega da mercadoria

Não há disposição em relação à forma como ocorrerá a confirmação da entrega da mercadoria, todavia, no leiaute do DANFE existe a previsão de um espaço destinado à confirmação da entrega da mercadoria, cujo canhoto poderá ser destacado e entregue ao remetente.

XVII.5 – Nota Fiscal Conjugada

O leiaute da NF-e prevê campos relativos à prestação de serviços sujeitas ao ISS, todavia, para que possa ser utilizada também com essa finalidade é necessário que haja convênio firmado entre o Estado e o Município, específico para esse fim.

XVII.6 – Nota Fiscal Complementar

Caso ocorra a emissão da NF-e com valores a menor, e isso somente seja verificado após a circulação da mercadoria, não sendo possível o seu cancelamento, o contribuinte deverá emitir Nota Fiscal complementar, adotando os mesmos critérios adotados em relação à Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A.

Ressalte-se, entretanto, que não é possível gerar o arquivo da NF-e sem a menção de algum item no campo relativo aos dados do produto. Dessa forma, o contribuinte, para emitir a NF-e complementar deverá mencionar alguma informação nesse campo.

XVIII – Leiaute

O leiaute para geração do arquivo digital da NF-e está previsto no Manual de Integração – Contribuinte, aprovado pelo Ato Cotepe nº 49/2009, sendo dividido em grupos e organizado hierarquicamente. Por exemplo:

B – Identificação da Nota Fiscal eletrônica

 

Grupo: B – Identificação da Nota Fiscal eletrônica

Dentro do Grupo B temos:

– B01 – TAG de grupo das informações de identificação da NF-e – Pai;

– B02 – Código da UF do emitente do Documento Fiscal – Filho

Nesse exemplo, o B02 (filho) é hierarquicamente inferior ao B01 (pai)

Referido Manual, além de definir o leiaute dispõe sobre os procedimentos a serem observados para a montagem do arquivo da NF-e, bem como para sua transmissão à administração pública, de forma detalhada.

Basicamente, o leiaute segue as seguintes características, conforme as colunas de cabeçalho:

 

Coluna:

a) #: identificador da linha da tabela – no exemplo temos a linha 6 do arquivo;

b) ID: identificação do campo

 

Alguns campos relacionados com tributos podem aparecer mais de uma vez no leiaute em função da estrutura de grupos de choice baseados no CST – Código de Situação Tributária do tributo. Os grupos de choice representam uma escolha que deve ser feita e conforme a escolha serão abertos campos específicos de informação.

c) Campo: identificador do nome do campo. Como a nomenclatura dos nomes dos campos foi padronizada, um nome de campo é utilizado para identificar campos diferentes, como por exemplo, a IE, que pode ser do emitente ou do destinatário. A diferenciação dos campos é realizada considerando as tags de grupo. No exemplo há a identificação do código da UF do emitente;

d) Descrição: corresponde à descrição da coluna “campo”;

e) Ele: possui várias definições de acordo com a letra indicativa. No exemplo, a letra “E” indica que o campo é um Elemento.

Além da letra E essa coluna poderá ser identificada por:

– A – indica que o campo é um atributo do Elemento anterior;

– CE – indica que o campo é um Elemento que deriva de uma Escolha (Choice);

– G – indica que o campo é um Elemento de Grupo;

– CG – indica que o campo é um Elemento de Grupo que deriva de uma Escolha (Choice);

– ID – indica que o campo é um ID da XML 1.0;

– RC – indica que o campo é uma key constraint (Restrição de Chave) para garantir a unicidade e presença do valor;

f) Pai: indica qual é o elemento pai;

g) Tipo: possui várias definições de acordo com a letra indicativa. No exemplo, a letra “N” indica que o campo é numérico.

Além da letra N essa coluna poderá ser identificada por:

C – campo alfanumérico – O tamanho máximo dos campos Tipo “C”, quando não especificado, é 60 (sessenta) posições;

D – campo data;

h) Ocorrência: x-y, onde x indica a ocorrência mínima e y a ocorrência máxima. No exemplo, o evento deverá ocorrer uma vez e apenas uma vez.

i) tamanho: x-y, onde x indica o tamanho mínimo e y o tamanho máximo; a existência de um único valor indica que o campo tem tamanho fixo, devendo-se informar a quantidade de caracteres exigidos, preenchendo-se os zeros não significativos; tamanhos separados por vírgula indicam que o campo deve ter um dos tamanhos fixos da lista;

j) Dec: indica a quantidade máxima de casas decimais do campo;

l) Observações: prevê de forma mais detalhada como deve ser inserida a informação. No exemplo, considerando tratar-se de código da UF do emitente, na coluna observações há a definição de que o contribuinte deve utilizar os Códigos da UF previstos na Tabela do IBGE de código de unidades da federação (Anexo IX – Tabela de UF, Município e País).

XVIII.1 – Informações específicas

Algumas informações que são específicas como, por exemplo, a informação da Classe de enquadramento do IPI para Cigarros e Bebidas, bem como código de selo, quando aplicável, devem ser informadas utilizando a codificação prevista nos Atos Normativos editados pela Receita Federal.

O contribuinte deve observar também as seguintes regras de preenchimento dos campos da Nota Fiscal Eletrônica:

a) Campos que representam códigos (CNPJ, CPF, CEP, CST, NCM, EAN, etc.) devem ser informados com o tamanho fixo previsto, sem formatação e com o preenchimento dos zeros não significativos;

b) Campos numéricos que representam valores e quantidades são de tamanho variável, respeitando o tamanho máximo previsto para o campo e a quantidade de casas decimais. O preenchimento de zeros não significativos causa erro de validação do Schema XML. Os campos numéricos devem ser informados sem o separador de milhar, com uso do ponto decimal para indicar a parte fracionária se existente respeitando-se a quantidade de dígitos prevista no leiaute;

c) O uso de caracteres acentuados e símbolos especiais para o preenchimento dos campos alfanuméricos deve ser evitado. Os espaços informados no início e no final do campo alfanumérico também devem ser evitados;

d) As datas devem ser informadas no formato “AAAA-MM-DD”;

e) A forma e a obrigatoriedade de preenchimento dos campos da Nota Fiscal Eletrônica estão previstas na legislação aplicável para a operação que se pretende realizar;

f) Inexistindo conteúdo (valor zero ou vazio) para um campo não obrigatório, a TAG deste campo não deverá ser informada no arquivo da NF-e;

g) Tratando-se de operações com o exterior, não deve ser informado conteúdo neste campo;

h) No caso das pessoas desobrigadas de inscrição no CNPJ/MF, deverá ser informado o CPF da pessoa, exceto nas operações com o exterior.

XVIII.2 – CST específicos para IPI, PIS e COFINS

Com a instituição da NF-e foram também criados Códigos de Situação Tributária específicos para IPI, PIS e COFINS. Esses códigos já sofreram alguns ajustes e a partir de 1º.04.2010, deverão ser observados os seguintes:

CST IPI

 

 

CST PIS

 

 

CST COFINS

 

Fundamentação: Instrução Normativa RFB nº 1.009/2010.

XVIII.3 – Informações relativas ao PIS e à COFINS

Na Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, não havia a obrigatoriedade de indicação de informações relativas ao PIS e à COFINS, todavia, o leiaute da NF-e prevê campos correspondentes a essas contribuições e que são obrigatórios. Dessa forma, o contribuinte deve atentar-se que quando da formação do arquivo digital da NF-e deverá possuir também as informações relativas ao PIS e à COFINS.

XIX – Principais alterações da versão 4.01 do Manual de Integração

As caractarísticas da Nota Fiscal Eletrônica ainda estão sendo definidas, conforme a realidade que se apresenta com a sua utilização. Nesse sentido, já houveram inúmeras alterações e adequações no seu leiaute.

O leiaute e as especificações do arquivo eletrônico da NF-e são tratados no Manual de Integração do Contribuinte, cuja última versão é a 4.01, aprovada pelo Ato Cotepe 49/2009. De acordo com o mencionado ato, as disposições técnicas estabelecidas pelo Manual de Integração na versão 4.01, entrou em vigor no dia 1º de abril de 2010, entretando, previu também que o contribuinte poderá utilizar as disposições técnicas estabelecidas pelo Manual de Integração, versão 3.0, até o dia 31 de março de 2011. Nesse sentido, sempre que são alteradas as especificações técnicas do documento eletrônico, é dado ao contribuinte um período para adaptação.

Por outro lado, como as alterações demandam a adaptação das soluções que geram o arquivo digital da NF-e, é necessário que sejam tomadas providências para essa adaptação se dê o quanto antes. Assim, na página do portal nacional da NF-e (http://www.nfe.fazenda.gov.br/PORTAL/notatec.aspx) são disposnibilizadas Notas Técnicas que esclarecem aspectos do leiaute do documento eletrônico.

A Nota Técnica 2009/006, por sua vez, enumera as principais alterações promovidas na versão 4.01 do Manual do Contribuinte, destacando as seguintes:

– atualização do leiaute da NF-e, com inclusão de novos campos, reorganização e eliminação de alguns campos existentes. Pode-se citar como exemplo de inclusão, os campos necessários para registro da justificativa para emissão da NF-e em contingência, e para a indicação do regime de tributação do emitente. A exemplo de alteração de campos, cita-se aquela relativa à forma de preenchimento do campo NCM, com 8 ou 2 dígitos. A exemplo de eliminação de campos, cita-se o campo gênero, tendo em vista que com a obrigatoriedade de informar pelo menos a posição do capítulo da NCM (gênero do produto) não existe mais a necessidade de informar o gênero do produto.

– adequação do leiaute da NF-e para registrar as operações praticadas pelos contribuintes optantes do Simples Nacional. Foram criados, por exemplo, códigos de situação de operação para especificar a tributação pelo contribuinte optante pelo regime simplificado;

– aperfeiçoamento das regras de validação dos campos da NF-e. Cita-se como exemplo a validação do campo NCM com 8 dígitos quando o CFOP correspondente à operação é relativo a operação com o exterior;

– alteração da mensagem de retorno do Web Services de consulta protocolo da NF-e para devolver o protocolo de autorização de uso e a homologação do cancelamento se houver;

– incorporação do Manual de Contingência como anexo do Manual de Integração do Contribuinte.

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