A unificação de dados fiscais e contábeis para atendimento das obrigações legais

Atender às obrigações fiscais brasileiras não é tarefa fácil. É preciso atenção no preenchimento de dados nos sistemas do Fisco como ECD (SPED Contábil Digital), EFD (SPED Fiscal Digital) e PIS/Cofins, além de preencher às exigências das legislações federais, estaduais e municipais. As médias e grandes empresas, em sua maioria, possuem seus dados contábeis e fiscais armazenados em seus ERPs, mas isso não significa que elas consigam eliminar inconsistências ou erros nos lançamentos contábeis e fiscais. Para isso, é preciso cruzar os dados e garantir o preenchimento correto das informações que serão entregues às Secretarias de Fazenda de cada Estado.

Como as informações são tratadas de forma individual e como existe uma dificuldade dos ERPs em fazer este cruzamento com todas as regulamentações e leis, é grande o risco de erro ao prestar contas ao Fisco. E um pequeno equívoco pode gerar multas a curto ou médio prazo e, consequentemente, prejuízos significativos no futuro. A entrega das informações, portanto, não garante o fim da responsabilidade tributária pelas empresas junto ao Fisco.

Uma analogia pode ser feita com o que acontece com milhões de brasileiros todos os anos, quando entregam o Imposto de Renda Pessoa Física (IRPF) à Receita Federal. O sistema aceita a declaração, mas devido às inconsistências nas informações, caem na malha fina e são chamados para esclarecimentos.

Assim como as pessoas não querem problemas com o Leão, as empresas também precisam evitar irregularidades fiscais. Já existem sistemas que podem auxiliá-las nessa difícil tarefa de atender a tantas leis e regulamentações. Só no Brasil existem 88 tributos, mais de 100 tipos de documentos fiscais e mais de 170 obrigações acessórias. E, segundo levantamento feito pelo Instituto Brasileiro de Planejamento Tributário (IBPT), em média, são editadas duas normas tributárias a cada hora no País.

A unificação dos dados fiscais e contábeis já é um grande aliado no cumprimento dessas obrigações. O sistema, combinado com o data mining – processo analítico projetado para explorar grandes quantidades de dados –, contempla tanto a auditoria fiscal, quanto o controle dos documentos. Mas o que a maioria das empresas não conhece é a vantagem de unificar as informações com o objetivo de diminuir a sua exposição junto ao Estado.

As soluções para evitar as inadimplências estão cada vez mais acessíveis às empresas. O que antes era feito manualmente por auditores autônomos, hoje é possível fazer por um processo de inteligência sistêmico que permite auditar e cruzar as informações, detalhando os dados um a um, e examinando possíveis inconsistências de preenchimento das informações que serão enviadas ao Fisco. As empresas devem estar atentas a estas informações internas, além de buscar soluções que já estão disponíveis no mercado que auxiliam na auditoria dos dados e minimiza problemas futuros.